Колегія, заслухавши та обговоривши доповідь заступника директора ЦДАВО України Савлук С.А. та співдоповідь завідувача сектора діловодства відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Кузнєцової М.І., відзначає, що ЕПК ЦДАВО України виконує функції, покладені на неї, з організації та забезпечення відбору документів НАФ на державне зберігання, надає методичну допомогу міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади та підпорядкованим їм установам з питань архівної справи та діловодства.

ЕПК працює відповідно до Положення про неї, затвердженого наказом директора архіву від 23.01.2003 N 9, річних планів роботи, що охоплюють організаційні заходи, методичну роботу, діяльність щодо розгляду описів та номенклатур справ, актів про вилучення документів для знищення. ЕПК звітується про результати своєї діяльності на засіданнях колегії ЦДАВО.

Щорічно проводяться 12 засідань комісії, на яких розглядаються описи справ постійного зберігання та з особового складу, історичні довідки, зведені номенклатури справ, акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, довідки про внесення змін до списку установ - джерел комплектування, списку установ, що не є джерелами комплектування архіву, результати комплексних перевірок стану діловодства та зберігання документів в архівних підрозділах профільних установ. Схвалені ЕПК описи та номенклатури справ підготовлено на достатньому рівні. Забезпечується повнота складу включених до описів документів. Засідання ЕПК своєчасно протоколюються, протоколи затверджує директор архіву.

За останні роки поліпшилася більшість показників роботи ЕПК. Так, у 2004 році у 2,5 рази перевиконано план затвердження описів справ управлінської документації; 58% установ - джерел комплектування погодили з ЕПК описи справ постійного зберігання за відповідні роки; 74% від загальної кількості документів постійного зберігання внесено до описів справ, що перевищує загальнодержавний показник на 10%. Описано 65% документів з особового складу; 83% установ погодили з ЕПК зведені номенклатури справ.

Протягом 2003-2004 рр. в установах профілю ЦДАВО не було випадків втрати документів НАФ. Понад встановлені строки в архівних підрозділах установ зберігається 1340 справ постійного зберігання, що є одним з найменших показників серед державних архівів України.

Разом з тим у роботі ЕПК ЦДАВО мають місце недоліки. На порушення нормативних вимог до складу ЕПК не включено представників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, наукової і творчої громадськості. На засідання ЕПК протягом останніх двох років не запрошувалися представники установ-фондоутворювачів, документи яких розглядаються. Не заслуховуються на засіданнях ЕПК члени ЕК, особи, відповідальні за архівні підрозділи установ, з питань поліпшення архівної справи та діловодства.

Протоколи засідань ЕПК не відображають весь хід обговорення та прийняття рішень. У протоколах та висновках членів ЕПК на описи справ не відбиваються результати перевірянь якості упорядкування документів в установах. Не завжди на розгляд комісії подаються разом з описами справ акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

На сьогодні діють застарілі списки установ N 1 і N 2, затверджені рішенням колегії Головархіву України від 19.12.96, не ведеться список фондоутворювачів документами особового походження. Недостатньо проводиться робота з визначення кола юридичних осіб, документи яких підлягають експертизі цінності з метою внесення до НАФ. Не організовано облік джерел формування НАФ недержавної форми власності. Не розпочато складання нових списків відповідно до Основних правил роботи державних архівів України.