Колегія відзначає, що процеси інформатизації активно здійснюються на всіх рівнях управління, багато заходів спрямовано на розвиток інформаційних технологій, формується нормативно-правова база у сфері регулювання впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису. Досягнутий рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві дозволяє прогнозувати поступовий перехід від традиційного документообігу до автоматизованого та електронного.

Однак, не зважаючи на високі темпи розвитку інформаційних технологій, електронні документи та електронний документообіг ще недостатньо застосовуються в управлінській діяльності. Це підтверджується даними за результатами анкетування установ - джерел комплектування, що проводилось державними архівами у першому півріччі 2004 року. Було обстежено 24320 підприємств, установ, організацій (далі - установ) республіканського, обласного, районного рівнів, що складає 66 відсотків від загальної кількості установ - джерел комплектування державних архівів (із них 44 відсотки - органи виконавчої влади). Крім цього, співробітники УНДІАСД безпосередньо ознайомилися зі станом організації електронного діловодства у 6 міністерствах, інших центральних установах України.

Аналіз анкетних даних свідчить, що рівень комп'ютеризації в установах недостатній. В органах виконавчої влади кількість комп'ютерів у 2,5 рази менше ніж в інших установах. Служби діловодства установ - джерел комплектування державних архівів приблизно на 40 відсотків забезпечені комп'ютерною технікою, архівні підрозділи майже не мають комп'ютерів. Тільки 19 відсотків установ створили локальні мережі, які об'єднують структурні підрозділи. В органах виконавчої влади цей показник складає 14 відсотків. Доступ у мережі Інтернет мають 19 відсотків установ.

Дані анкетування показують, що системи автоматизації діловодства (САД) впровадили 4 відсотки установ, системи електронного документообігу (СЕД) - 1,2 відсотки установ. В органах виконавчої влади цей показник відповідно складає 5 відсотків і 0,8 відсотка.

У діловодній практиці застосовуються близько 10 типів СЕД різних компаній-розроблювачів. Ці системи, як правило, не сумісні між собою, що є перешкодою для створення єдиного інформаційного простору управлінської інформації в органах виконавчої влади.

У всіх установах здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких відносяться: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів із паперовими носіями.

Результати анкетування свідчать, що лише 1 відсоток установ включили документи в електронній формі в номенклатури справ і формують їх у справи (файли) відповідно до номенклатур справ. Електронний підпис застосовують 1,2 відсотки установ (переважно в банківській сфері). Документи в електронній формі, як правило, "дублюють" документи з паперовими носіями. Виключно в електронній формі створюється незначна кількість документів з особового складу та оперативно-довідкові документи тимчасового й тривалого строків зберігання (особові рахунки, списки працівників, особові картки, оперативні бази даних, первинні бухгалтерські документи, оперативні фінансові звіти тощо).

Майже не забезпечено зберігання документів в електронній формі. Тільки 131 установа (0,5 відсотка від загальної кількості) має спеціальні архіви електронних документів. Передавання документів до архівних підрозділів здійснюють 0,2 відсотка установ. 7 відсотків установ зберігають фонд документів в електронній формі на жорстких дисках персональних комп'ютерів, 1,7 відсотки - на жорстких дисках серверів, 1,2 відсотки - на лазерних дисках, 4,4 відсотки - на дискетах. В установах не проводиться облік документів в електронній формі. Так, тільки 0,5 відсотка установ внесли документи в електронній формі до описів справ, 0,8 відсотка - складають супровідну документацію на документи в електронній формі.