Відповідно до Законів України "Про міжнародні договори України", "Про державну таємницю", Указів Президента України від 28.08.93 N 357/93 "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів державної виконавчої влади" та від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанов Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 27.11.98 N 1873 "Про затвердження Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України" та від 13.09.2002 N 1371 "Про порядок участі центральних органів виконавчої влади у діяльності міжнародних організацій, членом яких є Україна"

1. Керівникам структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України:

1.1. Службові контакти, які пов'язані з участю представників Мінінфраструктури України у заходах міжнародного характеру, незалежно від місця їх проведення та джерел фінансування, зокрема, у міжнародних консультаціях та переговорах, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій, акредитованими в Україні, міжнародних конференціях, семінарах, сесіях органів міжнародних організацій, засіданнях спільних міжурядових комісій з питань співробітництва та у заходах, пов'язаних з підготовкою до укладення міжнародних договорів України, здійснювати відповідно до Указу Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" за дозволом Віце-прем'єр-міністра України - Міністра інфраструктури України або заступника Міністра згідно з наказом Мінінфраструктури від 06.06.2011 N 136 "Про затвердження Переліку обов'язків першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату" (далі - Перелік обов'язків), за погодженням з Міністерством закордонних справ України та з обов'язковою участю Департаменту міжнародного співробітництва.

1.2. Погоджувати з Міністерством закордонних справ України:

службові закордонні відрядження;

ініціювання закордонних візитів керівників органів виконавчої влади України чи запрошення іноземних офіційних делегацій;

виступи, офіційні заяви та ініціативи міжнародного характеру, опублікування повідомлень та поширення прес-релізів, прямо чи опосередковано пов'язаних з міжнародною діяльністю;

проведення міжнародних консультацій та переговорів, пов'язаних із реалізацією державної політики України у сфері зовнішніх зносин, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав, представництвами міжнародних організацій в Україні;

підготовку міжнародних двосторонніх чи багатосторонніх документів, незалежно від їх назви та статусу (договір, конвенція, угода, протокол, комюніке, додаток до протоколу тощо);

участь у міжнародних конференціях, сесіях органів міжнародних організацій, спеціально створених робочих груп, засіданнях міжурядових комісій та інших органів;

інші дії, пов'язані із зовнішніми зносинами.

1.3. Закордонні службові відрядження здійснювати відповідно до Указу Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон".

1.4. Здійснювати листування з дипломатичними представництвами України за кордоном, міжнародними організаціями, державними органами країн-партнерів щодо міжнародного співробітництва, зокрема, позиційні листи, інформаційно-аналітичні матеріали, пропозиції щодо зустрічей та проведення переговорів, інформацію щодо складів делегацій за погодженням з Департаментом міжнародного співробітництва. Передачу таких листів здійснювати виключно через Міністерство закордонних справ України (дипломатичними каналами).

2. Встановити наступний порядок планування міжнародних заходів:

2.1. Структурним підрозділам апарату Мінінфраструктури України:

щороку до 1 грудня надавати до Департаменту міжнародного співробітництва за формою, згідно з Додатком 1 до цього наказу узагальнені пропозиції до щорічного Плану-графіка роботи Мінінфраструктури України у сфері зовнішніх зносин, що стосуються, зокрема, участі співробітників системи Мінінфраструктури України у роботі органів міжнародних організацій, двосторонніх комісій, інших міжнародних заходах;

щороку до 15 грудня надавати до Департаменту міжнародного співробітництва аналітичні записки в електронному (protocol@mtu. gov.ua) та паперовому вигляді згідно з Додатком 2 про відрядження всіх керівників та працівників за кордон за поточний рік (кількість відряджень, відряджених, діб перебування за кордоном, джерела фінансування);

щоквартально до 15 числа місяця, наступного за звітним кварталом, надавати до Департаменту міжнародного співробітництва та Режимно-секретного сектору за формою згідно з Додатком 3 до цього наказу квартальні звіти про відрядження за кордон всіх керівників та працівників структурних підрозділів;

щокварталу до 25 числа останнього місяця кварталу надавати до Департаменту міжнародного співробітництва за формою згідно з Додатком 4 до цього наказу інформацію про заплановану участь керівників та працівників у всіх заходах, що стосуються міжнародної діяльності системи Міністерства інфраструктури України, на наступний квартал, а також щомісяця інформацію згідно з Додатком 5 до цього наказу щодо стану підготовки міжнародних договорів до підписання, приєднання або денонсації;

кожного 15 та 30 числа місяця в межах компетенції надавати до Департаменту міжнародного співробітництва за формою згідно з Додатком 4 до цього наказу інформацію про всі заплановані заходи щодо міжнародної діяльності системи Мінінфраструктури України на місячний період, що слідує за звітною датою;

щомісяця до 20 числа надавати до Департаменту міжнародного співробітництва згідно з Додатком 2 в електронному (protocol@mtu. gov.ua) та паперовому вигляді інформацію щодо оформлення відряджень, що відбулися за звітній період, а також:

копію запрошення з перекладом українською мовою;

оригінал технічного завдання на закордонне відрядження, оформлене згідно з Додатком 6 до даного наказу (у разі його направлення до Кабінету Міністрів України - копію);

звіт про закордонне відрядження;

копію наказу про відрядження;

копію кошторису витрат на відрядження;

копії листів до Міністерства закордонних справ України з проханням погодити технічне завдання;

копії листів до Кабінету Міністрів України з проханням дати дозвіл на відрядження (у разі необхідності отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

оригінал листа-відповіді Міністерства закордонних справ України на погодження технічного завдання;

дозвіл Кабінету Міністрів України на здійснення закордонного відрядження (у разі необхідності отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

копії супровідних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України щодо надання звіту (у разі надання дозволу Кабінетом Міністрів України).

3. Департаменту міжнародного співробітництва:

3.1. Аналізувати та узагальнювати матеріали, надані згідно з пунктом 2 цього наказу.

3.2. Щороку до 30 січня подавати узагальнену аналітичну записку про відрядження всіх працівників структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України за кордон за минулий рік заступнику Міністра згідно з Переліком обов'язків.

3.3. У разі необхідності, готувати для подання заступнику Міністра згідно з Переліком обов'язків пропозиції щодо притягнення до відповідальності за надання недостовірної інформації, зазначеної у пункті 2 цього наказу, відповідних керівників структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України.

3.4. Забезпечувати організацію роботи з отримання дипломатичного та службових паспортів керівників та працівників апарату Міністерства для конкретного відрядження та їхнє повернення у встановлений термін після закінчення відрядження до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України відповідно до Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1873.

3.5. Забезпечити оперативне зберігання документів стосовно здійснення службових закордонних відряджень працівниками Мінінфраструктури України.

4. Встановити наступний Порядок планування, підготовки та здійснення службових закордонних відряджень Віце-прем'єр-міністра України - Міністра інфраструктури України, першого заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, заступника Міністра, керівників та працівників структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України:

4.1. Підставою для здійснення відрядження є наказ про відрядження, в якому в обов'язковому порядку зазначаються: посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, що відряджається, мета, країна, місце, термін відрядження, джерело фінансування відрядження (у разі фінансування відрядження за рахунок бюджетних коштів), а також покладення відповідальності на керівника підрозділу, в якому працює особа, що відряджається, за своєчасне звітування за результатами відрядження.

Підставою для наказу є належним чином погоджене та затверджене технічне завдання та, якщо це передбачено законодавством, дозвіл Кабінету Міністрів України. Технічне завдання на відрядження готується безпосередньо особою, що відряджається, або підрозділом апарату Міністерства, до компетенції якого відносяться питання міжнародного заходу.

4.2. Службові закордонні відрядження Віце-прем'єр-міністра України - Міністра інфраструктури України здійснювати лише після узгодження з Міністерством закордонних справ України та за дозволом Президента України та Прем'єр-міністра України, а в разі його відсутності - Першого віце-прем'єр-міністра України.

Підготовку документів, що стосуються відряджень та дозволів на відрядження Віце-прем'єр-міністра України - Міністра інфраструктури України, залежно від питань, що стосуються мети проведення та порядку денного міжнародного заходу, здійснювати Міністерству інфраструктури або центральним органам виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Віце-прем'єр-міністром України - Міністром інфраструктури України з обов'язковим інформуванням Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України.

4.3. Службові закордонні відрядження першого заступника Міністра та заступників Міністра здійснювати лише після погодження технічного завдання на закордонне відрядження з Міністерством закордонних справ України та за дозволом Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів, відповідно до розподілу функціональних обов'язків (відповідно до пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон"). Відрядження, здійснення яких відбуваються за рахунок державних коштів, здійснювати лише за дозволом Прем'єр-міністра України.

Підготовку документів, що стосуються відряджень та дозволів на відрядження першого заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату та заступника Міністра, здійснювати структурним підрозділам апарату Мінінфраструктури України та центральним органам центральної виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Віце-прем'єр-міністром України - Міністром інфраструктури України, до повноважень яких відносяться питання, що стосуються мети проведення та порядку денного міжнародного заходу, з обов'язковим погодженням з Департаментом міжнародного співробітництва та Режимно-секретним сектором. Технічні завдання затверджуються Віце-прем'єр-міністром України - Міністром інфраструктури України.

4.4. Службові закордонні відрядження керівників та працівників структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України здійснювати за дозволом заступника Міністра, який відповідно до Переліку обов'язків приймає рішення щодо службових відряджень всіх працівників апарату, з обов'язковим погодженням технічного завдання на закордонне відрядження з Міністерством закордонних справ.

4.4.1. Для отримання дозволу на відрядження керівників та працівників структурних підрозділів апарату Мінінфраструктури України:

готувати службову записку на ім'я заступника Міністра відповідно до Переліку обов'язків із зазначенням мети поїздки, строків та складу делегації з проханням дати дозвіл на здійснення закордонного відрядження (у разі порушення термінів, встановлених пунктом 4.4.2);

копію запрошення із перекладом українською мовою;

кошторис витрат та джерела фінансування;

порядок денний запланованого заходу;

проект наказу на відрядження;

проект листа до Міністерства закордонних справ України з метою погодження технічного завдання, та проханням повідомити про відрядження делегації відповідне Посольство України в країні, в якій планується проведення заходу;

проект листа до Кабінету Міністрів України з проханням надати дозвіл на відрядження (у разі передбаченому законодавством та дорученнями Кабінету Міністрів України);

обґрунтування доцільності закордонного відрядження (у разі відсутності такого відрядження у щорічному Плані-графіку роботи Мінінфраструктури України у сфері зовнішніх зносин).

4.4.2. Технічне завдання на закордонне відрядження, оформлене згідно з Додатком 6 до даного наказу, погоджувати з Режимно-секретним сектором, Департаментом міжнародного співробітництва та структурним підрозділом апарату Міністерства, до повноважень якого відносяться питання, що стосуються мети проведення та порядку денного міжнародного заходу, не пізніше ніж за 21 день до відрядження.

4.5. Всі технічні завдання на відрядження керівників та працівників Мінінфраструктури України, крім Віце-прем'єр-міністра України - Міністра інфраструктури України, в обов'язковому порядку погоджуються з Відділом бухгалтерського обліку та звітності, бюджетного фінансування.

5. Після повернення із закордонного відрядження в 5-ти денний термін подавати до Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України звіт, оформлений згідно з Додатком 7 до даного наказу, затверджений заступником Міністра згідно з Переліком обов'язків, про проведену роботу, прийняті рішення, схвалені документи, а також висновки та пропозиції щодо практичного впровадження результатів відрядження.

6. Структурним підрозділам апарату Мінінфраструктури України у рамках підготовки до міжнародних заходів за участю представників Мінінфраструктури України на запит Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України надавати за підписом керівника органу під його особисту відповідальність в електронному і паперовому вигляді інформаційно-аналітичну та позиційну інформацію щодо стану, перспектив та проблемних питань міжнародного співробітництва відповідно до форми Додатку 8.

7. Прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в адміністративному будинку Міністерства інфраструктури України здійснювати відповідно до Інструкції про порядок охорони державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в адміністративному будинку Міністерства інфраструктури України, затвердженої у встановленому порядку.

8. Встановити, що листи Міністерства закордонних справ України щодо погодження технічного завдання підлягають обов'язковій реєстрації в Міністерстві інфраструктури.

9. Сектору з питань взаємодії з засобами масової інформації та громадськістю забезпечити розміщення даного наказу на сайті Мінінфраструктури України.

10. Управлінню контролю та діловодства забезпечити встановлення контролю на листи Міністерства закордонних справ України щодо здійснених закордонних відряджень.

11. Інформацію щодо відряджень надавати під особисту відповідальність керівника структурного підрозділу апарату Мінінфраструктури України.

12. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінінфраструктури України від 22.04.2008 N 473 "Про координацію діяльності Мінтрансзв'язку України у сфері зовнішніх зносин".

13. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Корнієнка В.В.