Відповідно до Законів України "Про міжнародні договори України", "Про державну таємницю", Указів Президента України від 28.08.93 N 357/93 "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів державної виконавчої влади" та від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанов Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 27.11.98 N 1873 "Про затвердження Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України" та від 13.09.2002 N 1371 "Про порядок участі центральних органів виконавчої влади у діяльності міжнародних організацій, членом яких є Україна"

1. Керівникам підприємств, установ та організацій, що входять до сфери управління Мінінфраструктури України і Державної спеціальної служби транспорту (далі - підприємства):

1.1. Службові контакти, які пов'язані з участю керівників та працівників у заходах міжнародного характеру, незалежно від місця їх проведення та джерел фінансування, зокрема, у міжнародних консультаціях, конференціях та переговорах, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій, акредитованими в Україні, міжнародних конференціях, семінарах, сесіях органів міжнародних організацій, засіданнях спільних міжурядових комісій з питань співробітництва та у заходах, пов'язаних з підготовкою до укладення міжнародних договорів України, здійснювати відповідно до Указу Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" за дозволом Віце-прем'єр-Міністра України - Міністра інфраструктури України або заступника Міністра згідно з наказом Мінінфраструктури від 06.06.2011 N 136 "Про затвердження Переліку обов'язків першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату" (далі - Перелік обов'язків), за погодженням з Міністерством закордонних справ України та з обов'язковою участю Департаменту міжнародного співробітництва.

1.2. Погоджувати з Міністерством закордонних справ України:

службові закордонні відрядження, що стосуються участі представників підприємства у заходах, пов'язаних з проведенням міжнародних консультацій та переговорів, пов'язаних із реалізацією державної політики України у сфері зовнішніх зносин, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав, представництвами міжнародних організацій в Україні;

підготовку міжнародних двосторонніх чи багатосторонніх документів, незалежно від їх назви та статусу (договір, конвенція, угода, протокол, комюніке, додаток до протоколу тощо);

участь у міжнародних конференціях, сесіях органів міжнародних організацій, спеціально створених робочих груп, засіданнях міжурядових комісій та інших органів.

1.3. Закордонні службові відрядження здійснювати відповідно до Указу Президента України від 18.09.96 N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" та постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 N 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон".

1.4. Здійснювати листування з дипломатичними представництвами України за кордоном, міжнародними організаціями, державними органами країн-партнерів щодо міжнародного співробітництва, зокрема, позиційні листи, інформаційно-аналітичні матеріали, пропозиції щодо зустрічей та проведення переговорів, інформацію щодо складів делегацій за погодженням з Департаментом міжнародного співробітництва. Передачу таких листів здійснювати виключно через Міністерство закордонних справ України (дипломатичними каналами).

2. Протягом двох тижнів з дня набуття чинності наказу визначити структурний підрозділ підприємства, який відповідатиме за зберігання дозвільних документів на відрядження та звітів, а також роботу з ними, і надати на електронну адресу Департаменту міжнародного співробітництва protocol@mtu.gov.ua прізвище, ім'я та по батькові керівника підрозділу, а також контактну інформацію.

Структурним підрозділам, визначеними відповідальними за здійснення міжнародного співробітництва, зберігати дозвільні документи на відрядження та звіти про проведену роботу.

3. Встановити наступний Порядок планування, підготовки та здійснення службових закордонних відряджень:

3.1. Службові закордонні відрядження здійснювати за дозволом заступника Міністра інфраструктури України згідно з Переліком обов'язків.

3.2. Після отримання дозволу заступника Міністра інфраструктури України згідно з Переліком обов'язків технічне завдання на закордонне відрядження, оформлене згідно з Додатком 1 до даного наказу, погоджувати з Режимно-секретним сектором, Департаментом міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України, структурним підрозділом апарату Міністерства, до повноважень якого відносяться питання, що стосуються мети проведення та порядку денного міжнародного заходу, заступником Міністра згідно з Переліком обов'язків не пізніше ніж за 21 день до відрядження.

3.3. Підставою для здійснення відрядження є наказ про відрядження, в якому в обов'язковому порядку зазначаються: посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, що відряджається, мета, країна, місце, термін відрядження, джерело фінансування відрядження (у разі фінансування відрядження за рахунок бюджетних коштів), а також покладання відповідальності на керівника підрозділу, в якому працює особа, що відряджається, за своєчасне звітування за результатами відрядження.

Підставою для наказу є належним чином погоджене та затверджене технічне завдання та, якщо це передбачено законодавством, дозвіл Кабінету Міністрів України. Технічне завдання на відрядження готується безпосередньо особою, що відряджається, або підрозділом підприємства, до компетенції якого відносяться питання міжнародного заходу.

4. Встановити наступний порядок планування та звітування щодо проведення заходів міжнародного характеру:

4.1. Структурному підрозділу, відповідальному за міжнародну діяльність підприємства, за підписом керівника:

до 1 грудня формувати згідно з Додатком 2 щорічний План-графік роботи цього підприємства у сфері зовнішніх зносин, що стосуються участі співробітників у міжнародних заходах, зокрема, у роботі органів міжнародних організацій, двосторонніх комісій та робочих груп;

щороку до 15 грудня надавати до Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України аналітичні записки в електронному (protocol@mtu.gov.ua) та паперовому вигляді згідно з Додатком 3 про відрядження керівників та працівників за кордон за поточний рік;

щокварталу до 15 числа місяця, наступного за звітним кварталом, надавати до Департаменту міжнародного співробітництва та Режимно-секретного сектору за формою згідно з Додатком 4 до цього наказу квартальні звіти про відрядження за кордон керівників та працівників;

щокварталу до 25 числа останнього місяця кварталу надавати до Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України за формою згідно з Додатком 5 до цього наказу інформацію про заплановану участь керівників, їх заступників та працівників у всіх заходах, що стосуються міжнародної діяльності системи Міністерства інфраструктури України, на наступний квартал, а також щомісяця інформацію згідно з Додатком 6 до цього наказу щодо стану підготовки міжнародних договорів до підписання, приєднання або денонсації;

щомісяця до 20 числа надавати до Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України інформацію згідно з Додатком 4 в електронному (protocol@mtu.gov.ua) та паперовому вигляді щодо оформлення відряджень, що відбулися, а також надавати в паперовому вигляді копії таких документів:

запрошення з перекладом українською мовою;

технічного завдання на закордонне відрядження, оформленого згідно з Додатком 1 до даного наказу;

звіту про закордонне відрядження;

листів до Міністерства закордонних справ України з проханням погодити технічне завдання;

листів до Кабінету Міністрів України з проханням дати дозвіл на відрядження (у разі необхідності отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

листа-відповіді Міністерства закордонних справ України на погодження технічного завдання;

дозволу Кабінету Міністрів України на здійснення закордонного відрядження (у разі необхідності отримання дозволу Кабінету Міністрів України на відрядження);

супровідних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України щодо надання звіту (у разі надання дозволу Кабінетом Міністрів України).

4.2. Керівникам підприємств надавати інформацію до Управління персоналу Мінінфраструктури України щодо періоду своєї відсутності на робочому місці у зв'язку з закордонним відрядженням.

5. Після повернення із закордонного відрядження в десятиденний термін подавати до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України (у разі передбаченому законодавством та дорученнями Кабінету Міністрів України) копію звіту, оформленого згідно з Додатком 7 до цього наказу і затвердженого заступником Міністра інфраструктури України відповідно до Переліку обов'язків про проведену роботу, прийняті рішення, схвалені документи, а також висновки та пропозиції щодо практичного впровадження результатів відрядження.

6. Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України:

6.1. Аналізувати та узагальнювати матеріали, надані згідно з п. 3 цього наказу.

6.2. У разі необхідності, готувати пропозиції заступнику Міністра відповідно до Переліку обов'язків щодо притягнення до відповідальності за надання недостовірної інформації, зазначеної у пункті 3 цього наказу, відповідних керівників підприємств, установ та організацій.

6.3. Забезпечити оперативне зберігання наявних копій документів стосовно здійснення службових закордонних відряджень.

7. Прийом іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в адміністративному будинку Міністерства інфраструктури України здійснюється відповідно до Інструкції про порядок охорони державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців в адміністративному будинку Міністерства інфраструктури України, затвердженої у встановленому порядку.

8. Підприємствам, установам та організаціям, що входять до сфери управління Мінінфраструктури України:

8.1. У рамках підготовки до міжнародних заходів за участю представників Мінінфраструктури України на запит Департаменту міжнародного співробітництва надавати за підписом керівника під його особисту відповідальність в електронному і паперовому вигляді інформаційно-аналітичну та позиційну інформацію щодо стану, перспектив та проблемних питань міжнародного співробітництва відповідно до форми Додатку 8.

8.2. Структурному підрозділу, відповідальному за міжнародну діяльність підприємства, за підписом керівника щомісяця до 25 числа надавати до Департаменту міжнародного співробітництва Мінінфраструктури України інформацію згідно з Додатком 6 до цього наказу щодо стану підготовки міжнародних договорів до підписання, приєднання або денонсації.

9. Службові закордонні відрядження, що стосуються питань господарської діяльності підприємства, здійснювати за згодою заступника Міністра згідно з Переліком обов'язків.

Для інформування та отримання згоди на відрядження подавати до Міністерства інфраструктури:

лист-звернення з зазначенням мети поїздки, строків та складу делегації на ім'я заступника Міністра згідно з Переліком обов'язків з проханням дати згоду на здійснення закордонного відрядження;

обґрунтування доцільності закордонного відрядження;

копію запрошення із перекладом українською мовою;

порядок денний запланованого заходу.

10. Сектору з питань взаємодії з засобами масової інформації та громадськістю забезпечити розміщення даного наказу на сайті Мінінфраструктури України.

11. Керівникам підприємств, через структурні підрозділи, відповідальні за контроль та діловодство, забезпечити встановлення десятиденного контролю на листи від Міністерства закордонних справ України щодо здійснення закордонних відряджень.

12. Інформацію щодо відряджень надавати під особисту відповідальність відповідних керівників підприємств.

13. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Єфименка К.О.