Відповідно до Положення про Міністерство транспорту та зв'язку України, затвердженого Указом Президента України від 27.08.2004 N 1009, та з метою приведення нормативно-правових актів Мінтрансзв'язку України, що регламентують організацію та здійснення внутрішнього фінансового контролю у галузі, у відповідність до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685

Затвердити Інструкцію про проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності підгалузей, об'єднань, підприємств, установ та організацій системи Міністерства транспорту та зв'язку України, що додається.

Скасувати наказ Міністерства транспорту та зв'язку України від 09.06.2005 N 290 "Про затвердження Інструкції про проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності підгалузей, об'єднань, підприємств, установ та організацій системи транспорту та зв'язку України".

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Відповідно до Порядку здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 р. N 168 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17.09.2002 р. за N 757/7044), від 13.07.2004 року N 185 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28.07.2004 року за N 940/9539) та інших нормативно-правових актів, з метою підвищення ефективності роботи контрольно-ревізійних підрозділів системи Міністерства транспорту та зв'язку України, координації роботи в даному напрямку, встановлюється порядок проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності об'єднань, підприємств, установ та організацій, що входять до сфери управління Міністерства транспорту та зв'язку України.

1.2. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю у своїй діяльності керуються Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також наказами ГоловКРУ, Міністерства транспорту та зв'язку України, вимогами цієї Інструкції.

1.3. Організація та здійснення внутрішнього фінансового контролю регламентується постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартами державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 року N 168, від 13.07.2004 року N 185, іншими нормативно-правовими актами та цією Інструкцією.

1.4. Працівник, що здійснює заходи по внутрішньому фінансовому контролю, виконує службове доручення і безпосередньо підпорядковується керівнику суб'єкта фінансового контролю або керівнику ревізійної комісії (групи).

1.5. Втручання органів державної влади, включаючи правоохоронні, та органів місцевого самоврядування, їхніх посадових осіб, засобів масової інформації, об'єднань громадян та їхніх представників, керівників об'єктів контролю чи окремих громадян у діяльність підрозділів внутрішнього фінансового контролю, що здійснюється в межах чинного законодавства, є не припустимим.

1.6. Метою здійснення внутрішнього фінансового контролю є аналіз фінансово-господарської діяльності, цільового та ефективного використання бюджетних коштів та збереження державного майна, економного використання фінансових і матеріальних ресурсів, виконання планових завдань, достовірності ведення бухгалтерського обліку; забезпечення усунення порушень фінансової дисципліни, відшкодування заподіяних збитків; вжиття заходів до запобігання фінансовим порушенням.

Внутрішній фінансовий контроль здійснюється контрольно-ревізійними підрозділами у формі ревізій, перевірок, оцінки, розслідування, аналізу та вивчення (далі - контрольні заходи), на підставі складених на півріччя планів роботи, що затверджуються Міністром транспорту та зв'язку України, та узгоджується ГоловКРУ, а також керівниками урядових органів державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України, Укрзалізниці, Державної спеціальної служби транспорту, один примірник яких надається до Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку.

1.7. Підрозділам внутрішнього фінансового контролю Міністерства транспорту та зв'язку України підконтрольні урядові органи державного управління, які діють у його складі, Укрзалізниця, Держспецтрансслужба, а також об'єднання, підприємства, установи та організації, що входять до сфери управління Мінтрансзв'язку (далі - підконтрольні установи).

1.8. Контрольно-ревізійне управління Мінтрансзв'язку надає методичну та практичну допомогу контрольно-ревізійним підрозділам підконтрольних установ.

Відповідно до Закону України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні", Порядку здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 р. N 168, від 13.07.2004 року N 185 та інших нормативно правових актів, терміни в цій Інструкції мають наступне визначення:

2.1. Внутрішній фінансовий контроль - це діяльність контрольно-ревізійних підрозділів, спрямована на забезпечення міністерств, інших центральних органів виконавчої влади достовірною інформацією про використання об'єктами контролю фінансових ресурсів, оцінку ефективності їх господарської діяльності, виявлення і запобігання в ній відхилень, що перешкоджають законному та ефективному використанню майна і коштів, розширеному відтворенню виробництва.

2.2. Законодавство з фінансових питань - сукупність чинних на будь-який момент контрольного періоду законів та інших нормативно-правових актів держави, якими регулюються процеси мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, а також грошові, кредитні та товарообмінні відносини.

2.3. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю - Контрольно-ревізійне управління Мінтрансзв'язку, контрольно-ревізійні підрозділи урядових органів державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, їх службові особи та службові особи, відряджені в їх розпорядження, на яких відповідними розпорядчими документами покладено функції здійснення внутрішнього фінансового контролю.

2.4. Компетенція суб'єктів внутрішнього фінансового контролю - постійні і тимчасові повноваження суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, делеговані їм державою й закріплені за ними постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, законами й нормативно-правовими актами України (передусім Бюджетним кодексом України, законами про Державний бюджет, актами Президента України та Кабінету Міністрів України), розпорядчими документами Мінтрансзв'язку, по контролю за дотриманням законодавства з фінансових питань.

2.5. Об'єкти контролю - урядові органи державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України (далі - урядові органи), Укрзалізниця, Держспецтрансслужба, а також об'єднання, підприємства, установи та організації, що входять до сфери управління Мінтрансзв'язку, у яких контрольно-ревізійними підрозділами на законних підставах здійснюються контрольні заходи.

2.6. Контрольні заходи - заходи у формі ревізій, перевірок, оцінки, розслідування, аналізу, вивчення, які здійснюються контрольно-ревізійними підрозділами.

2.7. Керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід - особа, на яку відповідним розпорядчим документом покладено обов'язки по координації роботи комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, забезпеченню взаємодії з об'єктом контролю, правоохоронними органами, іншими контролюючими органами.

Керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, призначається, як правило, з числа службових осіб контрольно-ревізійних підрозділів Мінтрансзв'язку, урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

У разі необхідності, у випадку, коли кількість членів комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, перевищує 3 особи, один з членів цієї комісії (групи) може бути призначений заступником її керівника.

2.8. Документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального та аналітичного характеру про організаційно-правову та фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю, де проводились контрольні заходи, який повинен забезпечувати розкриття теми контрольного заходу.

2.9. Матеріали контрольного заходу - це сформована група документів, складених за результатами контрольного заходу, та інформація про вжиті за його підсумками заходи об'єктом контролю, у якого вони проводилися.

2.10. Ревізія - це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підконтрольних установ, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального викриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.

2.11. Перевірка - це обстеження і вивчення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ або їх підрозділів.

2.12. Акт ревізії (перевірки) - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення ревізії (перевірки), що відображає її результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкту контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення законів і інших нормативно-правових актів.

2.13. Планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю.

2.14. Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються в межах їх компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями органів державної влади (в тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.

2.15. Планові спільні контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, здійснюються ними одночасно та мають спільні або взаємопов'язані теми.

2.16. Позапланові спільні контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються за дорученнями або зверненнями ініціаторів контрольних заходів, за зверненнями суб'єктів господарювання, громадян, мають спільні або взаємопов'язані теми та здійснюються одночасно.

2.17. Планові скоординовані контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються ними одночасно, але мають різні теми.

2.18. Позапланові скоординовані контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються за дорученнями або зверненнями ініціаторів контрольних заходів, за зверненнями суб'єктів господарювання, громадян, мають різні теми і здійснюються одночасно.

2.19. Зустрічна перевірка - метод документального підтвердження на підприємстві, в установі чи організації, що мали договірні взаємовідносини з об'єктом контролю, на прохання контрольного чи правоохоронного органу, виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності (повноти відображення в обліку об'єкта контролю).

2.20. Правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, підрозділи податкової міліції.

2.21. Фінансова дисципліна - стан дотримання урядовими органами, Укрзалізницею, Держспецтрансслужбою, підконтрольними установами визначених законодавством та нормативно-правовими актами фінансово-правових норм.

2.22. Фінансове правопорушення - дія або бездіяльність урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, підконтрольних установ, їх посадових осіб, наслідком яких стало невиконання фінансово-правових норм.

2.23. Активи - ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до отримання економічних вигод у майбутньому.

2.24. Майно - сукупність речей та інших цінностей (включаючи нематеріальні активи), які мають вартісне визначення, виробляються чи використовуються у діяльності суб'єктів господарювання та відображаються в їх балансі або враховуються в інших передбачених законом формах обліку майна цих суб'єктів.

2.25. Грошові кошти - виступають як в готівковій, так і в безготівковій формах (перебувають на банківському рахунку і їхній обіг регулюється зобов'язальним правом), можуть бути як національною так і іноземною валютою.

2.26. Бюджетні кошти - кошти, що включаються до бюджетів усіх рівнів незалежно від джерела їх формування.

2.27. Використання бюджетних коштів всупереч їх цільовому призначенню - використання коштів державного або місцевого бюджетів всупереч призначенню, визначеному для цих коштів відповідними бюджетами, кошторисами та планами асигнувань.

2.28. Використання бюджетних коштів в обсягах, що перевищують затверджені межі видатків - це фінансування видатків у сумах, які перевищують розміри, затверджені у відповідних бюджетах, кошторисах і планах асигнувань.

2.29. Недотримання вимог щодо пропорційного фінансування видатків бюджетів усіх рівнів - фінансування в повному обсязі одних статей видатків при одночасному зменшенні фінансування за іншими статтями або при їх повному не фінансуванні, недодержання строків фінансування видатків за окремими статтями, що призводить до виникнення і зростання заборгованості з виплати заробітної плати, перевищення або зменшення видатків бюджету в одному кварталі (місяці) за рахунок іншого періоду бюджету.

2.30. Збитки - незаконні грошові або матеріальні витрати, проведені об'єктом контролю, втрата або пошкодження його майна, а також не одержані доходи, які він одержав би, якби зобов'язання були виконані боржником у межах терміну позовної давності.

2.31. Фінансова операція - будь-яка операція, пов'язана зі здійсненням або забезпеченням здійснення платежу суб'єктами господарювання, зокрема:

2.31.1. Внесення або зняття депозиту (внеску, вкладу).

2.31.2. Переказ грошей з рахунка на рахунок.

2.31.3. Обмін валюти.

2.31.4. Надання послуг з випуску, купівлі або продажу цінних паперів та інших видів фінансових активів.

2.31.5. Надання або отримання позики або кредиту.

2.31.6. Страхування (перестрахування).

2.31.7. Надання фінансових гарантій та зобов'язань.

2.31.8. Довірче управління портфелем цінних паперів.

2.31.9. Фінансовий лізинг.

2.31.10. Надання послуг з випуску, купівлі, продажу й обслуговування чеків, векселів, платіжних карток, грошових поштових переказів та інших платіжних інструментів.

2.31.11. Відкриття рахунка.

2.32. Бухгалтерський облік - процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність юридичної особи зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

2.33. Достовірність бухгалтерського обліку та звітності - повнота і правильність відображення в первинних бухгалтерських документах відомостей щодо господарських процесів та результатів діяльності юридичної особи, відповідність цих документів дійсності за усіма реквізитами (за терміном та місцем здійснення операції, натуральними та ціновими показниками, підписами осіб, тощо).

2.34. Внутрішньогосподарський (управлінський) облік - система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.

2.35. Господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.

2.36. Зобов'язання - заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

2.37. Економічна вигода - потенційна можливість отримання підприємством грошових коштів від використання активів.

2.38. Облікова політика - сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

2.39. Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

2.40. Офіційний документ - це документ, що складається і видається службовими особами від імені органів державної влади, підприємств, установ, організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складений належним чином за формою і має необхідні реквізити.

2.41. Внесення в офіційні документи неправдивих відомостей - внесення у дійсний офіційний документ даних, що не відповідають дійсності повністю або частково (наприклад, внесення неправдивих відомостей у бухгалтерські книги).

2.42. Підроблення документів - часткова чи повна заміна змісту дійсного документа (дописка, підчистка, заміна тексту або окремих слів, дати, підпису чи інших реквізитів).

2.43. Складання неправдивих документів - внесення до документів, які зовні оформлено правильно, відомостей, що не відповідають дійсності повністю або частково.

2.44. Комерційна таємниця - склад і обсяг відомостей, що визначені керівником підприємства, установи, організації відповідно до вимог Господарського Кодексу України та постанови Кабінету Міністрів України від 09.08.1993 р. N 611 "Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці".

Не є комерційною таємницею установчі документи, документи, що дозволяють займатися господарською діяльністю, інформація за всіма встановленими формами державної звітності, дані, потрібні для обчислення і сплати податків (інших обов'язкових платежів), та документи про їх сплату і платоспроможність підприємства, установи, організації тощо.

Працівник, що проводить контрольний захід, має право запросити в керівника об'єкта контролю перелік і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, та порядок їх захисту і зобов'язаний дотримуватися його, зокрема - не запрошувати в посадових осіб документи з відомостями, що містять комерційну таємницю, якщо цього не вимагає перелік питань програми контрольного заходу.

2.45. Службова таємниця - склад і обсяг відомостей, що є в розпорядженні суб'єкта внутрішнього фінансового контролю стосовно об'єктів контролю, контрольних, правоохоронних та інших державних органів, їх працівників, способів досягнення визначених законодавством завдань, що необхідні для якісного проведення контрольних заходів, забезпечення відповідної їх раптовості та ефективності і які з цієї причини на певний період не підлягають зовнішньому чи внутрішньому розголошенню.

Службовими таємницями, зокрема, є:

- положення плану контрольно-ревізійної роботи на термін до часу повідомлення об'єкта контролю про початок проведення контрольного заходу;

- факти виявлених під час проведення контрольних заходів порушень, зловживань до їх повного документального підтвердження і закріплення в актах, а також заплановані з цією метою зустрічні перевірки, раптові інвентаризації готівки і майна, контрольні обміри та інші ревізійні дії;

- надані правоохоронними органами оперативні та інші відомості щодо діяльності підприємств, установ і організацій (вчинених порушень, зловживань посадових осіб, дані посадовими особами письмові пояснення, протоколи допиту з конкретних питань тощо);

- конкретні пояснення посадових осіб щодо виявлених фактів зловживань, крадіжок тощо;

- відомості, які містяться у зверненнях громадян щодо їхнього (чи інших громадян) особистого життя, та інша інформація, що зачіпає (порушує) їхні права та законні інтереси;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами, матеріали колегій тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- чернетки матеріалів ревізій і перевірок.

Інші терміни, які використовуються у цій Інструкції, вживаються у значеннях, визначених відповідними актами законодавства та нормативно-правовими актами.

3.1. Планування контрольних заходів - це послідовний процес, який включає в себе систему дій суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, спрямованих на якісне формування, розгляд, погодження та затвердження планів контрольних заходів.

3.2. Метою планування контрольних заходів суб'єктами внутрішнього фінансового контролю є:

- забезпечення оптимальної концентрації трудових, фінансових та матеріальних ресурсів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю при реалізації визначених напрямів контролю;

- усунення паралелізму та дублювання в роботі суб'єктів внутрішнього фінансового контролю шляхом забезпечення належного виконання вимог законодавства щодо державної регуляторної політики.

3.3. План контрольних заходів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинен включати:

- тему контрольного заходу;

- назву об'єкта контролю, місце його розташування;

- термін проведення контрольного заходу;

- період, який підлягає контролю;

- перелік суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, які будуть спільно проводити контрольні заходи (за їх погодженням).

Включення до плану теми контрольного заходу повинно мати обґрунтування.

3.4. Законні звернення органів державної влади (в тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, у яких не вказується обґрунтований термін виконання контрольних заходів, включаються до планів контрольних заходів на наступне півріччя.

3.5. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю формують плани основних напрямів контрольних заходів терміном на рік. На основі цих планів суб'єкти внутрішнього фінансового контролю складають піврічні плани контрольних заходів.

3.6. Суб'єктами внутрішнього фінансового контролю до планів контрольних заходів не включаються об'єкти контролю щодо яких:

- термін проведення попередніх контрольних заходів цими ж суб'єктами з тих самих питань менший одного року (365 календарних днів);

- вже здійснено контрольні заходи іншими суб'єктами внутрішнього фінансового контролю або контрольними органами з тих самих питань та за період, який підлягає контролю.

3.7. Затвердження планів контрольних заходів здійснюється Міністром транспорту та зв'язку України у порядку, визначеному законодавством.

Внесення змін до планів контрольних заходів проводиться у порядку їх затвердження. Про зміни, внесені до планів контрольних заходів, повідомляються Контрольно-ревізійне управління, інші суб'єкти внутрішнього фінансового контролю, які проводять спільні контрольні заходи.

3.8. Планові контрольні заходи, які здійснюються Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку, призначаються наказом Мінтрансзв'язку на підставі піврічного плану проведення комплексних ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ.

3.9. Планові контрольні заходи, які здійснюються контрольно-ревізійними підрозділами урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, призначаються наказом керівника відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби на підставі піврічного плану проведення комплексних ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ, що підпорядковуються їм, за погодженням з Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку.

3.10. Позапланові контрольні заходи, які здійснюються Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку, призначаються наказом Мінтрансзв'язку за умови наявної інформації про порушення підконтрольною установою законодавства України. Про проведення позапланового контрольного заходу інформується ГоловКРУ за 10 днів до початку такого заходу.

3.11. Позапланові контрольні заходи, які здійснюються суб'єктами контролю, призначаються наказом керівника відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби з повідомленням Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку у день видання наказу про проведення контрольного заходу.

3.12. Підставою для проведення суб'єктами внутрішнього фінансового контролю контрольних заходів є офіційний розпорядчий документ (наказ), виданий уповноваженою посадовою особою Міністерства транспорту та зв'язку України, урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

Офіційний розпорядчий документ (наказ) має бути складений на паперовому носії та містити такі обов'язкові реквізити:

- назва органу, що видав наказ про проведення контрольного заходу;

- дата і номер;

- прізвища, ім'я, по батькові, посади, службових осіб, уповноважених на проведення контрольного заходу,

- підстава проведення контрольного заходу;

- тема контрольного заходу;

- зазначення об'єкта контролю на якому буде проводитись контрольний захід;

- період діяльності об'єкта контролю, який охоплюється контролем;

- строк проведення контрольних заходів;

- перелік питань, за якими проводяться контрольні заходи;

- посада та підпис особи, яка видала офіційний розпорядчий документ.

З метою забезпечення повного та всебічного опрацювання питань, що охоплюються контрольним заходом, здійснення якісного аналізу його матеріалів, керівником комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, можуть залучатись до його проведення відповідні фахівці галузі транспорту та зв'язку.

4.1. Безпосередньому виконанню контрольних заходів передує документальна підготовка службових осіб суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, яка включає:

4.1.1. Вивчення нормативно-правової бази, що регламентує діяльність об'єкта контролю, організація роботи (запити, листи) по збору інформації у відповідних підрозділах Міністерства транспорту та зв'язку України про обсяги і напрями бюджетного фінансування, отримання інформації від підрозділів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, які здійснюють попередній та поточний контроль.

4.1.2. Підготовку запитів (листів) на вивчення у відповідних, правоохоронних, митних органах, в установах банків, а також в інших органах інформації, яка стосується діяльності та фінансового стану об'єкта контролю.

4.1.3. Складання, на основі результатів вивчення вищезазначених матеріалів, програми контрольного заходу, яка забезпечує повне розкриття теми контролю.

4.1.4. Затвердження програми контрольного заходу керівництвом відповідного суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, перевірка підготовленості учасників до проведення контрольного заходу і надання їм необхідних вказівок.

4.1.5. Складання, на основі затвердженої програми контрольного заходу, плану його проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання.

4.2. На базі отриманих завдань кожен член комісії (групи) складає робочий план проведення контрольних заходів сектору, що ним перевіряється.

У робочому плані наводиться перелік робіт, які необхідно виконати під час проведення контрольних заходів, визначення методів перевірки, термін виконання тощо.

Робочий план затверджується керівником комісії (групи).

4.3. В період проведення контрольного заходу, у разі об'єктивної необхідності, керівником комісії (групи) до програми контрольного заходу і плану його проведення вносяться зміни та доповнення, які узгоджуються з керівництвом суб'єкта внутрішнього фінансового контролю у робочому порядку.

4.4. У випадках, коли контрольних захід здійснює один спеціаліст, робочий план його проведення не складається.

4.5. Керівник комісії (групи), ревізор, з відома керівництва об'єкта контролю знайомиться з умовами роботи та особливостями конкретного об'єкту контролю, станом справ по збереженню готівки і матеріальних цінностей, організовує ревізію каси, інвентаризацію матеріальних цінностей та здійснює інші необхідні дії щодо організації і створення умов для нормального проведення контрольного заходу.

4.6. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю координують свою діяльність із Головним контрольно-ревізійним управлінням України, його територіальними підрозділами, фінансовими органами, державними податковими адміністраціями, іншими контролюючими органами, органами прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України в залежності від тематики та підстав для проведення контрольного заходу.

5.1. Терміни проведення контрольних заходів, склади комісій (груп) визначаються з урахуванням обсягу та специфіки діяльності об'єктів контролю, на яких буде проведено ці контрольні заходи. Термін проведення контрольних заходів, як правило не може перевищувати 30 днів. В окремих випадках термін може бути змінено за рішенням ініціатора контрольного заходу.

5.2. Службова особа суб'єкту внутрішнього фінансового контролю зобов'язана проінформувати про зміну терміну проведення контрольного заходу керівництво об'єкта контролю та пред'явити належним чином оформлений розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну.

5.3. За один робочий день до закінчення встановленого терміну проведення контрольних заходів, як правило, службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні подати керівництву та посадовим особам, відповідальним за фінансову діяльність об'єкта контролю на ознайомлення і підпис результати контрольного заходу, оформлені за встановленою формою та у відповідності до вимог Стандарту - 4 "Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання та використання", затвердженому наказом ГоловКРУ від 09.08.2002 N 168.

Основним завданням при здійсненні контрольних заходів є:

6.1. Перевірка забезпечення керівництвом об'єкта контролю виконання вимог актів законодавства та нормативно-правових актів, які стосуються підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників, посилення фінансово-бюджетної дисципліни.

6.2. Перевірка стану дотримання законодавства з фінансових питань; аналіз обґрунтованості та правильності обчислення показників загального та спеціального фондів кошторису, відповідність узятих бюджетних зобов'язань виділеним бюджетним асигнуванням; перевірка цільового, економного, ефективного використання та збереження коштів і майна; правильність, повнота та достовірність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

6.3. Виявлення та перевірка по суті фінансових операцій, які віднесені до сумнівних та незвичних.

6.4. Перевірка дотримання вимог чинних нормативних актів щодо цільового й ефективного витрачання коштів і матеріальних цінностей, забезпечення їх збереження, використання фінансових інвестицій і нематеріальних активів, цільового й ефективного використання кредитів, отриманих під гарантію Кабінету Міністрів України, встановлення фінансових можливостей щодо їх повернення.

6.5. Перевірка стану розрахунків з бюджетом, законності отримання доходів, пільг, дотримання чинного законодавства при зміні форми власності шляхом корпоратизації, викупу, приватизації, законності проведених операцій у сфері зовнішньоекономічної діяльності, повноти відрахування коштів до галузевих державних фондів.

6.6. Перевірка додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт та послуг) за державні кошти.

6.7. Дотримання діючого порядку встановлення та застосування цін та тарифів, а також своєчасність внесення до бюджету сум додаткової виручки у повному обсязі, що її було отримано внаслідок порушення діючого порядку встановлення або застосування цін і тарифів.

6.8. Перевірка законності проведення господарських операцій за період, що перевіряється.

6.9. Перевірка відповідності показників усіх форм звітності даним синтетичного та аналітичного обліку.

6.10. Виявлення фактів розкрадань та незаконних витрат фінансових ресурсів і товарно-матеріальних цінностей.

6.11. Вжиття заходів щодо запобігання фінансовим порушенням.

6.12. Аналіз стану виконання рішень щодо усунення недоліків і порушень, які були виявлені попередніми перевірками.

6.13. Аналіз стану виконання наказів, доручень керівництва Міністерства транспорту та зв'язку України, урядових органів, що діють у його складі, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

6.14. Надання керівництву Міністерства транспорту та зв'язку України та іншим визначеним законодавством користувачам, у тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної й достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися на певному об'єкті контролю.

7.1. Посадовими особами суб'єкта внутрішнього фінансового контролю контрольні заходи проводяться з відома керівництва об'єкта контролю.

7.2. Посадові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю зобов'язані пред'явити керівництву об'єкту контролю свої особові посвідчення та належним чином оформлені на їх ім'я офіційні розпорядчі документи на проведення контрольних заходів.

7.3. У разі неможливості в день, визначений початком проведення контрольних заходів, ознайомити керівництво об'єкта контролю з офіційними розпорядчими документами на проведення контрольних заходів, посадові особи невідкладно інформують про це керівника суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, який приймає відповідне рішення.

7.4. У підконтрольній установі, щодо якої здійснюється контрольний захід, у загальнодоступному місці вивішується повідомлення про проведення контрольних заходів та місцезнаходження комісії (групи), яка їх здійснює.

7.5. Посадовими особами суб'єктів внутрішнього фінансового контролю контрольні заходи проводяться у встановлені офіційними розпорядчими документами терміни та в сукупності способів і методичних прийомів фінансового контролю, які повністю забезпечують розкриття теми контрольних заходів.

7.6. Якщо в ході підготовки до контрольного заходу або на його початку буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює якісне проведення контрольного заходу, то службові особи, які здійснюють контрольний захід, подають керівництву відповідного суб'єкта внутрішнього фінансового контролю доповідну записку або акт. На підставі цього керівник суб'єкта внутрішнього фінансового контролю пред'являє письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства з попереднім визначенням об'єктом контролю конкретних строків виконання цієї роботи. Одночасно керівник суб'єкта внутрішнього фінансового контролю інформує про ці обставини керівництво органу, що призначив проведення контрольного заходу, а в разі потреби - органи влади, правоохоронні органи.

У таких випадках контрольних захід слід розпочати після поновлення обліку. Службові особи, які здійснюють контрольний захід не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю.

7.7. Контрольні заходи проводяться шляхом:

- перевірки дотримання вимог актів законодавства та нормативно-правових актів;

- уважного і всебічного вивчення наявних бухгалтерських та інших документів, перевірки правильності відображення (проведення) в обліку операцій з готівкою і матеріальними цінностями;

- організації проведення зустрічних перевірок (запити, листи до компетентних органів): в установах банків, постачальників і споживачів; контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво;

- контрольних аналізів готової продукції;

- контрольних обмірів виконаних робіт;

- перевірки правильності застосування норм витрат сировини і матеріалів, виходу готової продукції і природних втрат;

- перевірки зберігання готівки і матеріальних цінностей, організації їх інвентаризації;

- ретельної перевірки правильності віднесення витрат на виробництво і розрахунків з бюджетом;

- перевірки дотримання методики оцінки майна при реалізації та приватизації, проведення індексації.

- обстеження на місці робочих приміщень, дільниць, складів для вивчення організації виробництва та умов праці, охорони та збереження товарно-матеріальних цінностей;

- перевірка дотримання технічних умов та технологічних процесів, відповідності продукції державним стандартам, обґрунтування цін.

7.8. Ревізори вживають заходів по забезпеченню присутності матеріально-відповідальних осіб під час інвентаризації цінностей, проведення відповідних перевірок, що стосуються виконання посадових обов'язків цими особами.

7.9. При необхідності, керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, має право залучати компетентних спеціалістів для перевірки окремих питань або надання відповідних висновків щодо питань включених до програми контрольного заходу.

Керівники підприємств, установ, організацій, працівники яких залучаються до роботи в комісії (групі), зобов'язані направити їх для участі в контрольних заходах по письмовому запиту у терміни, які вказані керівником комісії (групи) або його заступником.

7.10. Керівництво комісії (групи), що проводить контрольний захід, у робочому порядку має право вимагати від відповідальних осіб об'єкта контролю усунення порушень та недоліків, які було виявлено під час проведення контрольних заходів.

7.11. Посадові та інші особи об'єкта контролю, які не виконують законних вимог суб'єкта контролю під час проведення контрольних заходів або створюють їм в цьому перепони, можуть бути притягнуті до відповідальності згідно з чинним законодавством.

8.1. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю під час здійснення контрольних заходів мають право користуватися засобами електронного зберігання й обробки інформації, що застосовуються об'єктами контролю в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності, ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності.

8.2. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю під час здійснення контрольних заходів можуть використовувати службові портативні засоби електронного зберігання й обробки інформації.

8.3. Інформація в електронному вигляді об'єкта контролю може переноситися на портативні засоби електронного зберігання і обробки інформації або на інші власні носії електронної інформації службової особи суб'єкта внутрішнього фінансового контролю лише з відома керівника об'єкта контролю та в подальшому використовуватися виключно в рамках контрольного заходу.

8.4. Службові особи об'єкта контролю, на якому проводиться контрольний захід, для висвітлення питань, які входять до програми контрольного заходу, зобов'язані забезпечити посадових осіб суб'єктів внутрішнього фінансового контролю доступом до своїх засобів електронного зберігання й обробки інформації, а також гарантувати отримання повної й достовірної інформації, що в них міститься.

8.5. Службова особа суб'єкта внутрішнього фінансового контролю перед початком проведення контрольного заходу повинна впевнитися у достовірності і цілісності інформації, що міститься в засобах електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, яка підлягатиме опрацюванню.

8.6. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні мати необхідні знання і досвід роботи з електронною обчислювальною технікою, електронними інформаційними ресурсами та програмним забезпеченням і дотримуватися встановлених технічних правил користування.

8.7. За потреби суб'єкти внутрішнього фінансового контролю можуть залучати до здійснення контрольних заходів своїх чи сторонніх спеціалістів з інформаційних технологій, про що повідомляється керівник об'єкта контролю.

8.8. Не допускається технічне втручання у функціонування засобів електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, зокрема, встановлення службовою особою суб'єкта внутрішнього фінансового контролю індивідуальних засобів захисту (паролів, кодів, тощо) на інформацію, що є власністю об'єкта контролю, за винятком інформації, яка з відома керівника об'єкта контролю чи уповноважених ним осіб скопійована для проведення контрольного заходу, а також створена службовою особою в ході цих заходів.

8.9. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні дотримуватися оперативності та економності використання обчислювальної техніки та електронних інформаційних ресурсів обробки даних.

8.10. Для оформлення службовими особами суб'єктів внутрішнього фінансового контролю офіційної та додаткової документації за результатами контрольних заходів, проведених в умовах застосування об'єктом контролю засобів електронного зберігання й обробки інформації, необхідна для документування інформація переноситься на паперові носії та належним чином завіряється власним підписом службової особи та підписами керівника й інших відповідальних осіб об'єкта контролю.

Під час проведення контрольних заходів обов'язково перевіряються такі питання:

9.1. Обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів.

9.2. Збереження і використання державного майна, використання і збереження товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, правильність ведення їх обліку.

9.3. Ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів своєчасність документального оформлення господарських операцій, повнота виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат, використання трудових ресурсів, коштів на оплату праці та заохочення.

9.4. Економічний стан об'єкта контролю, результати виконання виробничих та фінансових планів.

9.5. Правильність ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасність і повнота відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами.

9.6. Додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів.

9.7. Додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг).

9.8. Обґрунтування прийнятих у плані розрахунків для визначення обсягів та якісних показників роботи, рівня собівартості продукції, прибутку тощо.

9.9. Правильність відображення у звітності показників, обґрунтування змін планових рубежів, прибутку, платежів до бюджету.

9.10. Виконання плану за основними кількісними та якісними показниками, вплив окремих факторів на відхилення від прийнятих рубежів.

9.11. Склад господарських операцій за даними первинних документів для встановлення їх відповідності чинному законодавству, їх доцільність, достовірність.

9.12. Записи у регістрах бухгалтерського обліку у співставленні з первинними документами, дані облікових регістрів - з показниками звітності, звітні дані - із запланованими (господарським планом, балансом прибутку та видатків, кошторисом тощо).

9.13. Дані інших документів, що відносяться до взаємопов'язаних господарських операцій.

9.14. Дотримання встановленого порядку організації та ведення бухгалтерського, податкового обліку та звітності.

9.15. Достовірність звітних даних, виявлення приписувань, фальсифікування показників звітності тощо.

9.16. Авансові, розрахункові та кредитні операції.

9.17. Витрати на виробництво, собівартість продукції.

9.18. Використання прибутку, фондів, резервів, загальний фінансовий стан.

9.19. Стан роботи з кадрами, їх плинність, розстановку і виховання, роботу по підвищенню ділової кваліфікації, трудову дисципліну, укомплектованість штатів, виконання рішень вищих органів і власних рішень із цих питань.

9.20. Наявність єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи, організації, правильність і обґрунтованість його формування. При перевірці цього питання слід користуватися Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. N 228.

9.21. Правильність списання на витрати коштів і матеріальних цінностей по кожній зі статей кошторису, наявність належно оформлених касових, банківських та інших бухгалтерських документів, їх достовірність, у тому числі:

- під час виконання контрольного заходу щодо питань витрачання коштів на заробітну плату слід, зокрема, перевірити правильність встановлення і застосування посадових окладів (ставок) заробітної плати, доплат, надбавок, виплат за заміщення і сумісництво та премій відповідно до чинних нормативних актів: чи не допускались виплати зарплати за невідпрацьований час (за час перебування працівників у відпустках, на лікуванні тощо), а також чи не допускалось списання на витрати коштів по фіктивних відомостях на виплату зарплати, по відомостях минулих років (за минулі періоди), на підставних і вигаданих осіб, правильність підсумків у відомостях на виплату заробітної плати, чи не допускались у відомостях на виплату заробітної плати підчистки, дописки і виправлення цифр з метою збільшення суми виплаченої заробітної плати. При наявності підчисток, дописок, виправлень необхідно переконатись у тому, чи власноручно зроблені підписи відповідними працівниками і чи не зроблено це з метою привласнення коштів. Чи правильним є утримання податків із заробітної плати працівників установи і чи були своєчасними і повними перерахування їх до бюджету, а також відрахування до державних цільових фондів, правильність відображення цих операцій по бухгалтерському обліку;