На виконання Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III та з метою уточнення функцій, обсягів діяльності і систематизації переліку найменувань справ (номенклатур) створених у міністерстві

1. Затвердити Порядок складання номенклатур справ у Міністерстві освіти і науки України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів міністерства:

2.1. Привести номенклатуру справ підрозділів у відповідність до затвердженого Переліку.

2.2. Подати до 25 квітня ц.р. адміністративно-господарському департаменту погоджену номенклатуру справ та дані про посадових осіб, відповідальних за формування справ у підрозділах (на паперових та електронних носіях).

2.3. Покласти персональну відповідальність за ведення діловодства у підрозділі, відповідно до затвердженої номенклатури справ, на керівника та відповідального працівника підрозділу.

3. Адміністративно-господарському департаменту (Ханюк В.А.):

3.1.Довести затверджений Порядок до відома структурних підрозділів міністерства.

3.2. Надати необхідну практичну та методичну допомогу структурним підрозділам при складанні номенклатур.

3.3. Проаналізувати номенклатури справ структурних підрозділів та підготувати зведену номенклатуру справ міністерства.

3.4. Погодити в установленому порядку зведену номенклатуру справ міністерства з ЕПК Держкомархіву України та подати його на затвердження керівництву МОН.

4. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві міністерства, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.

Даний Порядок є єдиним для всіх структурних підрозділів методичним документом, який регламентує роботу з документами від їх створення в діловодстві до передачі на постійне зберігання до архіву.

Дотримання цього порядку є обов'язковим і сприятиме підвищенню якості та ефективності роботи із державними документами, включаючи документи з грифом "ДСК".

1.1. Номенклатура справ складається з метою встановлення у міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та різновидом, здійснення відбору документів на державне (архівне) зберігання у процесі діловодства.

1.2. Номенклатура справ розробляється на основі аналізу діяльності міністерства в цілому і кожного його структурного підрозділу. При цьому використовуються положення про міністерство та його структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, список кореспондентів, обліково-реєстраційні журнали та картотеки, класифікатори, відомчі і типові переліки із зазначенням строків зберігання справ, а також враховуються завдання міністерства на рік, на який складається номенклатура.

1.3. Складання номенклатури справ окремого структурного підрозділу здійснюється посадовою особою, відповідальною за діловодство із залученням працівників підрозділу на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

1.4. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, наступною - група організаційно-розпорядчої документації самого міністерства (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація і листування структурного підрозділу тощо. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

1.5. Кожній справі, включеній до номенклатури, надається умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.

1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу підписується його керівником і обов'язково погоджується із адміністративно-господарським департаментом.

1.7. У кінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених справ.

Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

1.8. Відпрацьовані документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

1.9. При зміні функцій і характеру роботи структурного підрозділу, до номенклатури справ вносяться відповідні зміни, які доводяться до адміністративно-господарського департаменту.

1.10. До номенклатури справ як структурного підрозділу, так і зведеної по міністерству включаються всі без винятку справи і документи, що створюються у процесі діяльності міністерства.

До номенклатури включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові картотеки документів.

1.11. Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року потягом всього строку вирішення питання. Введення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

1.12. До номенклатури справ не включаються збірники законодавчих актів та постанов Кабінету Міністрів України, розпорядження Секретаріату Президента України, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.

1.13. Номенклатура справ структурного підрозділу міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляється гриф погодження з експертною комісією (ЕК), адміністративно-господарським департаментом.

Перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається до адміністративно-господарського департаменту;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

1.14. Номенклатури справ структурних підрозділів аналізуються і зводяться адміністративно-господарським департаментом в єдину (зведену) номенклатуру справ міністерства.

1.15. Всім структурним підрозділам міністерства за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення - індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу. Індекс справи складається з поєднання індексу структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.

1.16. Розділами зведеної номенклатури справ є назви структурних підрозділів, а найменування структурних підрозділів розміщуються у відповідності до затвердженої структури міністерства.

1.17. Зведена номенклатура справ щорічно, не пізніше грудня переглядається та уточнюється і після обов'язкового погодження з державною архівною установою затверджується Міністром та вводиться в дію з початку нового календарного року.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі міністерства.

1.18. Зведена номенклатура справ складається у 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з відповідною установою державної архівної служби. Примірники номенклатури розподіляються так:

1-й примірник - недоторканий, зберігається у справах адміністративно-господарського департаменту

2-й примірник - передається в архів міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

3-й примірник - залишається в установі державної архівної служби, з якою погоджується номенклатура;

4-й примірник - робочий, з яким працює відділ документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту.

Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи одержують від діловодної служби міністерства виписки з відповідних її розділів для використання у практичній роботі.

1.19. Зведена номенклатура справ щороку переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.

1.20. Протягом усього строку дії номенклатури в ній своєчасно робляться відмітки про заведення справ, про передачу їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали документів, або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії, не допускати включення до справ чернеток, особистих, дублікатних документів та документів, що підлягають поверненню;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи посадової особи в міністерстві;

групувати у справи окремо документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання та документів з грифом "ДСК".

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи міністерства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або перед передачею справи в архів міністерства документи повинні вміщуватись в окремі справи згідно з номенклатурою;

- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, правила, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

2.5. Документи засідань колегії міністерства групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошень, перелік осіб, що витупають, тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міністерства. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

2.8. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою принципом і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.