Відповідно до пункту 6 статті 11 Закону України від 5 лютого 1998 року "Про внесення змін до Закону України "Про державну податкову службу в Україні"

1. Затвердити Інструкцію про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України у підприємств, установ та організацій документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів (додається).

2. Начальнику Головного управління організації документальних перевірок Романіву М.Я. подати Інструкцію про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України у підприємств, установ та організацій документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Начальнику Управління справами Коваленку В.В. у 5-денний термін забезпечити їх тиражування та надсилання державним податковим адміністраціям в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Відповідно до пункту 6 статті 11 Закону України "Про державну податкову службу в Україні" Державна податкова адміністрація України встановлює наступний порядок вилучення у підприємств, установ та організацій тих документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, які свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів.

1. Вилучення документів (із залишенням копій), що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, інших платежів чи приховування інших об'єктів від оподаткування, здійснюється посадовою особою органів державної податкової служби та є заходом примусового позбавлення підприємств, установ та організацій (далі - підприємства) - незалежно від їх організаційно-правової форми власності (включаючи підприємства за участю іноземних юридичних і фізичних осіб), можливості користуватися зазначеними документами.

2. Вилученню у підприємств підлягають первинні документи (тобто письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення), грошові документи, облікові регістри (тобто носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку), кошториси, декларації та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, а також інші довідкові матеріали та розрахунки, за винятком документів, що містять відомості, визначені в законодавчому порядку такими, що становлять державну таємницю.

3. Якщо під час перевірки встановлено факт приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплати податків та інших платежів, то вилучення документів у підприємств провадиться на підставі письмово вмотивованої постанови органу державної податкової служби. Постанова про проведення вилучення документів (надалі - Постанова) оформляється за встановленою формою, згідно з додатком 1 до цієї Інструкції.

4. Вилучення документів здійснюється в присутності тих посадових осіб підприємства, у яких вилучають документи. При цьому зазначені особи мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб органу державної податкової служби; такі заяви підлягають занесенню до Протоколу вилучення документів (надалі - Протокол) за встановленою формою згідно з додатком 2.

5. В окремих випадках для надання організаційної та технічної допомоги у вилученні документів керівники органу державної податкової служби запрошують на допомогу посадовій особі, яка здійснює вилучення документів, відповідних спеціалістів - з оплатою їхньої роботи за трудовою угодою відповідно до чинного законодавства. У разі потреби здійснюються й інші витрати, які можуть виникнути при проведенні вилучення документів (наприклад, зняття ксерокопій з документів, що вилучаються).

6. Якщо посадові особи підприємства чинять протидію вилученню документів чи є реальна загроза знищення, приховування цих документів та інших дій з метою унеможливити доступ до них представників податкової служби, то працівники підрозділів податкової міліції надають допомогу тій посадовій особі органу державної податкової служби, яка проводить вилучення.

7. Перед вилученням документів посадова особа органу державної податкової служби визначає перелік тих документів, які підлягають вилученню, та встановлює їхнє місцезнаходження або зберігання.

8. При проведенні вилучення документів посадова особа органу державної податкової служби подає керівникам підприємства Постанову, складену тією посадовою особою органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення на підставі виявлених фактів. У випадках відмови від добровільного видання документів останні вилучаються посадовою особою органу державної податкової служби за участю представників податкової міліції.

9. Посадова особа органу державної податкової служби, яка проводить вилучення документів, здійснює ретельний перегляд документів, які підлягають вилученню, в місцях їхнього зберігання. У випадках їхньої непридатності для подальшого огляду або у разі недооформлення томів документів (непідшиті, непронумеровані, непідписані тощо) в присутності посадової особи органу державної податкової служби ці документи дооформлюються посадовими особами підприємства у відповідності до вимог щодо оформлення документів і документообігу в бухгалтерському та податковому обліку.

Посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, одночасно складає Опис оригіналів документів, що вилучені зі справ (надалі - Опис документів), у відповідності до форми згідно з додатком 3 та проводить фіксацію їхнього змісту, про що робиться запис у Протоколі.

У присутності посадової особи підприємства посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення, знімає копії з документів, що вилучаються, на яких зазначаються підстава та дата їх вилучення. Якщо керівник підприємства відмовляється від отримання копій з документів, що вилучаються, то посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, робить про це відмітку в Протоколі.

10. Вилучення оформляється Протоколом. Копія Протоколу вручається під розпис посадовим особам підприємства. Якщо керівники підприємства відмовляються від проставляння підпису під Протоколом, то посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, робить відмітку в Протоколі.

При цьому посадовим особам підприємства, які відмовилися від підпису, надається право дати письмове пояснення про причини відмови, що засвідчується в Протоколі.

У випадках складання Опису документів його копія вручається під розпис посадовим особам підприємства, у яких було здійснено вилучення документів. Про вручення копій Протоколу і Опису документів під розписку посадовим особам підприємства, у яких було проведено вилучення документів, робиться відмітка в Протоколі.

11. Якщо під час перевірки керівники підприємства сповістили особу, яка проводить перевірку, про втрату або знищення документів, то за пропозицією посадової особи органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, керівник підприємства письмовим наказом (або усним розпорядженням) призначає комісію з розслідування причин втрати або знищення документів. Проведену комісією роботу оформляють актом, який затверджується керівником підприємства.

Копія акта повинна бути подана посадовій особі органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів. У разі потреби для участі в роботі комісії посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, може запросити представників правоохоронних органів та державного пожежного нагляду системи органів внутрішніх справ.

12. У прикінцевій частині Протоколу зазначається, що вилучені документи упаковані та передані в повному обсязі посадовій особі органу державної податкової служби, яка здійснювала вилучення документів.

13. Замість вилучених документів у справах підприємств залишаються їхні копії та Опис документів або, у відповідних випадках, Опис документів; останній засвідчується підписами посадової особи органу державної податкової служби та головного бухгалтера чи інших відповідальних посадових осіб підприємства. Якщо на підприємстві залишився лише Опис документів, то копії тих документів, що були вилучені, потрібно надати підприємству не пізніше трьох діб з дня вилучення.

14. Якщо головний бухгалтер чи інші відповідальні посадові особи підприємства відмовляються від підписання Опису документів, то посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, робить відповідну відмітку в Протоколі.

На вилучених документах забороняється робити будь-які відмітки та написи.

15. Вилучені документи передають на зберігання до органу державної податкової служби посадовій особі, яка відповідає за їх зберігання, та зберігають (до прийняття рішення керівниками органу державної податкової служби про їх огляд, перевірку та дослідження) у спеціальному приміщенні, яке обладнане охоронною і протипожежною сигналізацією та має стелажі. Вікна приміщення повинні бути загратованими, а двері - металевими або оббитими металом. За відсутності такого приміщення вилучені документи зберігаються в сейфі або металевій шафі.

16. Вилучені документи повертаються підприємствам за рішенням керівників органу державної податкової служби, під розписку про одержання документів, кур'єром або пересиланням поштою. У випадках, коли за рішенням керівників органу державної податкової служби вилучені документи підприємств передаються підрозділам податкової міліції або у випадках, передбачених законодавством - іншим правоохоронним органам, в Протоколі і Описі документів проставляється відповідний запис.

17. Постанова і Протокол є бланками суворої звітності, тому їх обов'язково слід пронумерувати і зберігати у сейфі або металевій шафі. Право видачі вказаних бланків належить керівникам органу державної податкової служби.

18. Реєстрація виданих бланків Постанов і Протоколів провадиться в журналі обліку видачі бланків суворої звітності, в якому робляться відмітки про їх використання та повернення в разі невикористання.