Відповідно до Закону України "Про загальний військовий обов'язок і військову службу" від 25.03.92 р. N 2232-12 і Постанови Верховної Ради України "Про порядок комплектування, військового, матеріально-технічного і фінансового забезпечення Прикордонних військ України" від 04.11.91 р. N 1781-12, з метою визначення порядку ведення, обліку та зберігання особових справ на солдатів, матросів, сержантів і старшин, які проходять військову службу за контрактом у Прикордонних військах України, та підвищення якості роботи посадових осіб частин, з'єднань і об'єднань, які відповідають за цю ділянку роботи, -

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення особових справ на солдатів, матросів, сержантів і старшин, які проходять військову службу за контрактом у Прикордонних військах України (додається).

Особові справи на солдатів, матросів, сержантів і старшин, які зараховуються на службу за контрактом у Прикордонні війська України, вести до вимог цієї Інструкції, особові справи на солдатів, матросів, сержантів і старшин за контрактом, які були заведені до видання цієї Інструкції, переоформити відповідно до її вимог у строк до 1 липня 1997 року.

2. Командуючим військами напрямів, командирам з'єднань і частин організувати вивчення Інструкції посадовими особами, які відповідають за ведення обліку солдатів, матросів, сержантів і старшин за контрактом у Прикордонних військах України.

3. Управлінню тилу Прикордонних військ України забезпечити виготовлення і розсилку папок "особова справа" та бланків облікових документів, відповідно до форм, наведених в Інструкції, згідно з заявками, подаваємих частинами військ.

4. Наказ розіслати до кожної військової частини.

1.1. Відповідно до вимог Постанови Верховної Ради України від 04.11.91 р. N 1781-12 "Про порядок комплектування, військового, матеріально-технічного і фінансового забезпечення Прикордонних військ України" посади солдатів, матросів, сержантів і старшин Прикордонних військ України (далі - ПВУ) комплектуються як військовослужбовцями строкової служби, так і військовослужбовцями за контрактом.

1.2. Ця Інструкція визначає порядок ведення, обліку та зберігання особових справ на солдатів, матросів, сержантів і старшин, які проходять військову службу за контрактом у ПВУ (далі військовослужбовців за контрактом).

1.3. Особові справи ведуться в одному примірнику в структурних підрозділах*, які ведуть облік військовослужбовців за контрактом у ПВУ. Всі посадові особи, які залучаються до ведення особових справ, повинні твердо знати правила їх складання і ведення. Вони несуть особисту відповідальність за достовірність і правильність відомостей, які записують в особові справи. Складання військовослужбовцями особових справ на себе не допускається.

1.4. Відповідальність за організацію роботи з питань ведення обліку військовослужбовців за контрактом та стан їх особових справ покладается на начальників штабів частин, а в частинах, де ця посада штатами не передбачена, - на командирів цих частин.

1.5. Стан ведення особових справ у штабах військових частин не менш як один раз на квартал перевіряються спеціальними комісіями під керівництвом начальників штабів або відповідних їм посадових осіб у складі офіцерів, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців за контрактом, які призначені наказами відповідних командирів. Наслідки роботи комісій оформляються актами, що затверджуються командиром, який призначив комісію. Другий примірник акта висилається у вищестоящий орган за підпорядкованістю.

2.1. У папці "ОСОБОВА СПРАВА", яка ведеться за формою N 1 (додаток N 1 до цієї Інструкції) зосереджується:

- два конверта;

- особова справа;

- три додатки.

2.1.1. У конверті N 1 (додаток N 2 до цієї Інструкції) зберігаються:

- довідка, яка ведеться за формою N 2 (додаток N 3 до цієї Інструкції);

- контрольна картка, яка ведеться за формою N 3 (додаток N 4 до цієї Інструкції).

Другий конверт призначається для зберігання документів, які засвідчують особу (військовий квиток, посвідчення про народження тощо).

2.1.2. У особовій справі (додаток N 5 до цієї Інструкції) тримаються:

- контрольний листок звірок анкетних даних військовослужбовця та його ознайомлення з особовою справою, який ведеться за формою N 4 (додаток N 9 до цієї Інструкції)

- послужний список, який ведеться за формою N 5 (додаток N 10 до цієї Інструкції);

- анкета, яка ведеться за формою N 6 (додаток N 11 до цієї Інструкції);

- автобіографія, яка ведеться за формою N 7 (додаток N 12 до цієї Інструкції);

- зобов'язання про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю або не підлягають розголошенню, яке ведеться за формою N 10 (додаток N 15 до цієї Інструкції);

- військова присяга, текст якої затверджено Постановою Верховної Ради України від 6 грудня 1991 р. N 1936-12;

- атестація, яка ведеться за формою N 8 (додаток N 13 до цієї Інструкції);

- висновок про стаж служби та виплату процентної надбавки за вислугу років, який ведеться за формою N 13 (додаток N 18 до цієї Інструкції);

- розрахунок вислуги років на пенсію, який ведеться за формою N 14 (додаток N 19 до цієї Інструкції);

- подання до звільнення, яке ведеться за формою N 12 (додаток N 17 до цієї Інструкції).

Крім того, до особової справи додаються листки обліків стажу плавання, що ведеться за формою N 16 (додаток N 21 до цієї Інструкції), стрибків з парашутом, що ведеться за формою N 18 (додаток N 23 до цієї Інструкції), роботи водолаза під водою, що ведеться за формою N 18 (додаток N 22 до цієї Інструкції), а також зобов'язання про продовження строку служби, форма якого затверджена Указом Президента України від 13 травня 1993 р. N 174/93.

2.1.3. У додатку N 1 (додаток N 6 до цієї Інструкції) знаходяться матеріали по вивченню кандидата на службу в ПВУ:

- заява (рапорт) про зарахування на службу в ПВУ;

- висновок про зарахування на військову службу в Прикордонні війська України, який ведеться за формою N 9 (додаток N 14 до цієї Інструкції);

- висновок Центральної військово-лікарської комісії (далі - ЦВЛК), військово-лікарської комісії (далі - ВЛК), форма якого затверджена наказом Міністра оборони України від 4 січня 1994 р. N 2;

- матеріали по вивченню кандидата на службу в ПВУ, в тому числі і результати висновків спеціальної перевірки осіб, які будуть призначені на посади, пов'язані з державною таємницею;

- службові матеріали на робітників і службовців, які працювали в ПВУ перед зарахуванням на військову службу;

- витяг з наказу про зарахування на військову службу в ПВУ.

2.1.4. У додатку N 2 (додаток N 4 до цієї Інструкції) знаходяться матеріали, які характеризують військовослужбовця в період служби в ПВУ:

- характеристики;

- подання до призначення, звільнення (додаток N 16 до цієї Інструкції);

- подання до військового звання, яке ведеться за формою N 15 (додаток N 20 до цієї Інструкції);

- нагороди;

- рапорти про заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності;

- матеріали по вивченню в зв'язку з виїздом за кордон, направленням на навчання, зарахуванням до резерву висунення;

- довідки про стан здоров'я військовослужбовця, членів його сім'ї;

- довідки про поранення;

- висновки про результати службових розслідувань;

- копії рішень товариського суду честі або зборів військовослужбовців;

- копії вироків судових органів;

інші документи, що характеризують військовослужбовця.

2.1.5. У додатку N 3 (додаток N 8 до цієї Інструкції) знаходяться архівно-довідкові матеріали:

- підтвердження окремих періодів служби;

- старі послужні списки;

- рапорти військовослужбовця;

- копії особистих документів;

- екзаменаційні листки;

інші архівно-довідкові матеріали.

2.2. При атестуванні, службових переміщеннях, направленні на навчання і звільненні, але не менше одного разу на рік, військовослужбовцю видається на руки особова справа для ознайомлення і уточнення відомостей, які знаходяться в ній, про що робиться відповідний запис у контрольному листку звірок. Військовослужбовець може ознайомитись з особовою справою тільки у службовому приміщенні структурних підрозділів, які ведуть облік військовослужбовців за контрактом у ПВУ. З трьома додатками, які долучаються до папки "Особова справа" військовослужбовець не знайомиться.

2.3. Особова справа і додатки до неї розміщаються в спеціальній папці, яка називається "Особова справа". Обкладка папки виготовляється із ледерина сірого кольору розміром 225x330x60 мм.

2.3.1. На внутрішніх боках обкладин папки повинні бути:

а) на першому - фотографічна картка (анфас, до пояса) розміром 9x12 см на матовому папері. Військовослужбовці фотографуються у повсякденній або парадній формі одягу (без шинелі, пальта і головного убору), погони, петлиці і знаки розрізнення на них повинні відповідати присвоєному військовому званню. У разі фотографування у парадній військовій формі одягу військовослужбовець повинен бути при всіх орденах, медалях та інших відзнаках, якими він був нагороджений (які йому було присвоєно).

На звороті фотокартки військовослужбовця чорнилом записується його прізвище, ім'я та по батькові, дата фотографування, засвідчувальний підпис начальника структурного підрозділу, який веде облік військовослужбовців за контрактом, і печатка частини.

У подальшому фотокартка обов'язково змінюється:

- при присвоєнні чергового військового звання - у місячний строк;

- у ході служби - через кожні 7 років.

У випадках заміни форми одягу військовослужбовців фотокартки не замінюються.

На кандидатів на посади військовослужбовців за контрактом ПВУ фотокартки оформляються таким же чином, причому кандидати, які працюють у народному господарстві, фотографуються у цивільному одягу без головного убору, а ті, що проходять військову службу, - у військовій формі одягу;

б) на другому боці обкладинки - конверт N 2 для зберігання військового квитка.

2.4. Особові справи військовослужбовців, які зараховані на військову службу в ПВУ з Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, інших міністерств і відомств, а також із запасу, приєднуються (у нерозшитому вигляді) до особової справи і вносяться до її опису.

3.1. Записи в особову справу військовослужбовця за контрактом робляться відповідно до вимог складання і ведення облікових документів з урахуванням особливостей, викладених у цій Інструкції.

3.2. Довідка складається посадовою особою структурного підрозділу, який веде облік військовослужбовців за контрактом, вноситься до опису особової справи і зберігається у спеціальному конверті N 1. У графі "сімейний стан" цієї довідки у дужках зазначається дівоче (попереднє) прізвище дружини (чоловіка), а також який раз одружена (одружений). При складанні нової довідки стара вилучається і знищується за актом.

3.3. Контрольний листок звірок анкетних даних військовослужбовця та його ознайомлення з особовою справою заповнюється кожного разу після ознайомлення військовослужбовця з особовою справою, про що в контрольному листку ставляться підписи військовослужбовця і начальника структурного підрозділу, який веде облік військовослужбовців за контрактом.

3.4. Послужний список заповнюється посадовою особою структурного підрозділу, який веде облік військовослужбовців за контрактом, на підставі дійсних особових документів військовослужбовців або їх копій, засвідчених у встановленому порядку, власноруч написаної анкети й автобіографії, наказів та інших відповідних документів. На підтвердження вірогідності відомостей, записаних при оформленні послужного списку, військовослужбовець розписується у спеціально передбаченому для цього місці. Послужний список підписується посадовою особою, яка його склала, засвідчується підписом начальника структурного підрозділу, який веде облік військовослужбовців за контрактом, і печаткою військової частини.

3.4.1. При заповненні розділів послужного списку необхідно керуватися такими вимогами:

а) військовослужбовцям за контрактом записуються військові звання, які були присвоєні у період проходження служби в ПВУ. При присвоєні військового звання достроково або вищого на один ступінь за військове звання, передбачене штатною посадою, після запису звання у дужках робиться відповідний запис. Наприклад: "старшина" (достроково);

б) після оформлення послужного списку виправлення запису про місце народження у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу не проводиться;

в) запис про соціальне походження визначається за родом діяльності батьків на час народження військовослужбовця;

г) при запису відомостей про військову освіту в послідовному порядку наводяться найменування військових навчальних закладів, в яких військовослужбовець за контрактом пройшов підготовку (перепідготовку), та номер отриманої військово-облікової спеціальності. Особам, які не навчалися в навчальних підрозділах робиться запис про здавання ними іспитів на молодшого сержанта (старшину 2 статті) за встановленою програмою;

д) самостійна трудова діяльність до служби в ПВУ записується у хронологічному порядку, при тому вказується і робота як робітника або службовця у Міністерстві оборони України, Збройних силах України, інших міністерствах і відомствах;

е) проходження військової служби у ПВУ (Збройних силах України, органах Міністерства внутрішніх справ України, інших військових формуваннях) записується в хронологічному порядку у розділі 9. Перед записом відомостей про військову службу військовослужбовця зазначають, коли і яким міським (районним) військкоматом він був призваний на військову службу.

При запису відомостей про час призову (початок військової служби) треба мати на увазі, що днем зарахування на військову службу для військовозобов'язаних, зарахованих кандидатами на службу за контрактом, є день вибуття до місця служби, вказаний у припису військового комісаріату.

У подальшому при запису відомостей "з якого часу" і "до якого часу" перебував на посаді (перебував у розпорядженні) зазначаються дати видання наказів по стройовій частині про призначення на посаду і звільнення з посади (зарахування у розпорядження). Якщо по пільгових періодах служби дати фактичного вступу військовослужбовця на посаду або звільнення з посади мають розбіжності з датами наказів по стройовій частині, що має значення при обчисленні вислуги років на пенсію або виплаті процентної надбавки, крім наказів по стройовій частині, записуються накази про дати вступу у виконання посад і звільнення з посад.

При запису службових переміщень військовослужбовця з пониженням на посаді обов'язково вказується причина цих переміщень. Наприклад: "Призначений з пониженням на посаді в атестаційному порядку" або "Призначений з пониженням на посаді у зв'язку зі скороченням штатів". Якщо військовослужбовець до зарахування на службу навчався у навчальному закладі ПВУ і був відчислений з нього, обов'язково вказується причина відчислення.

Наприклад: "Відчислений за неуспішність".

У цьому розділі робляться також записи:

- про звільнення з військової служби і виключення зі списків особового складу;

- про відрядження в інші міністерства та відомства і виключення зі списків особового складу;

- про виключення військовослужбовців зі списків особового складу в зв'язку зі смертю (загибеллю);

- про право військовослужбовців на носіння військової форми одягу після звільнення.

У разі зміни формулювання наказу про звільнення військовослужбовця нове формулювання обов'язково записується в його послужний список і подання про звільнення.

При наявності у раніше складених послужних списках окремих періодів служби, які не підтверджені відповідними наказами, складається висновок у встановленому порядку, який у подальшому зберігається в додатку N 3 до особової справи. Номер і дата цього висновку записуються в послужному списку напроти кожного періоду проходження служби, не підтвердженого наказами.

Військові частини, з'єднання і об'єднання записуються без скорочень, відповідно до їх дійсних або умовних найменувань, згідно з формулюваннями у наказах по стройовій частині. Почесні найменування, які були присвоєні військовим частинам і з'єднанням, наприклад, "Кантемирівська", а також одержані ними державні нагороди не записуються.

В послужних списках, складених на військовозобов'язаних, оформлених військовими комісаріатами, коли для їх складання використовувались обліково-послужні картки, військові частини за період строкової служби можуть записуватися відповідно до їх умовних найменувань. Запити про уточнення дійсних найменувань військових частин і про входження їх у склад з'єднань та об'єднань направляти не потрібно;

є) про продовження строку служби військовослужбовцям робиться запис у розділі 10 послужного списку;

ж) відомості про військову службу, що дає право на розрахунок вислуги років до пенсії на пільгових умовах відповідно до чинного законодавства записуються в 11 розділі послужного списку з посиланням на нормативні акти;

з) записи про поранення, контузії і захворювання, одержані при проходженні військової служби роблять у 12 розділі на підставі документів, виданих лікарськими установами, або архівних довідок;

и) відомості про перебування за кордоном військовослужбовця і його близьких родичів у приватних справах вносяться у розділ 13 послужного списку на підставі рапортів військовослужбовців та за матеріалами службових розслідувань (спеціальних перевірок);

і) відомості про нагороди орденами і медалями, присвоєння почесних нагород, знаків записуються у 14 розділі послужного списку. Облік заохочень та дисциплінарних стягнень ведеться відповідно до Дисциплінарного статуту Збройних сил України;

ї) про знання іноземних мов запис у 15 розділі послужного списку робиться тільки у тому разі, коли військовослужбовець має спеціальну мовну підготовку;

й) у 19 розділі послужного списку записуються відомості про близьких родичів військовослужбовця (батьків, братів, сестер), його власних дітей та усиновлених, на яких він платить аліменти, дружину (чоловіка) та її (його) близьких родичів. Якщо дорослі діти перебувають у шлюбі, то і на їх дружин (чоловіків) та їх близьких родичів. На неодружених військовослужбовців, крім відомостей про батьків, записується один із найближчих родичів та його адреса. Всі записи відомостей про сімейний стан (в тому числі про усиновлення), про розірвання шлюбу, смерть членів сім'ї провадиться тільки на підставі свідоцтв, виданих органами ЗАГС.

Для вирішення питання про включення в члени сім'ї військовослужбовець подає рапорт по команді з доданням до нього документів, які підтверджують непрацездатність осіб, які включаються до членів сім'ї (довідку про вік або інвалідність), і документи, які підтверджують те, що головним джерелом до існування їх є матеріальна допомога військовослужбовця (довідка про розмір пенсії, яку вони отримують, чи мають інших дітей, характер і розмір матеріальної допомоги, яку вони подають батькам). Щодо батьків дружини (чоловіка), то, крім рапорта, додається довідка про місце їх проживання.

Запис відомостей про членів сім'ї провадиться на підставі наказів по стройовій частині.

У подальшому вносяться зміни у розділ;

к) розділ 20 послужного списку заповнюється на підставі рапорта військовослужбовця. Якщо за матеріалами спецперевірки були одержані відомості про судимість близьких родичів військовослужбовця або його (її) дружини (чоловіка), йому пропонується написати про це рапорт;

л) дані до 22 розділу послужного списку записуються на підставі медичних документів;

м) розділ 24 заповнюється представниками мобілізаційних апаратів ПВУ.

Послужний список повинен вестись протягом всієї служби військовослужбовця і перебування його в запасі.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи, які відповідають розмірам граф послужного списку.

У разі перескладання послужного списку старий документ, що підтверджує проходження служби, підшивається до додатка N 3 особової справи.

3.5. Анкета й автобіографія заповнюється особисто кандидатом під час оформлення його на службу в ПВУ.

Автобіографія і анкета, якщо вони написані власноручно військовослужбовцем, підписами посадових осіб та гербовими печатками не засвідчуються, але у разі їх написання на друкарських машинках вони повинні бути засвідчені підписами посадових осіб та гербовими печатками. Наприклад: "Перевірено за особистими документами громадянина Кузьмука І.І. Начальник стройового відділення штабу військової частини (військове звання, підпис, прізвище та ініціали, засвідчені гербовою печаткою частини)".

У разі великих змін біографічних даних військовослужбовця за контрактом або виявлених відомостей, які суперечать даним його послужного списку, але не раніше ніж за 5-7 років від нього може бути витребувана нова автобіографія. Стара автобіографія з особової справи не вилучається.

3.6. Із зобов'язанням про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю або не підлягають розголошенню, військовослужбовець знайомиться після зарахування на службу в ПВУ, про що ставить підпис на спеціально визначеному на бланку місці. Після переоформлення особової справи зобов'язання, яке підписано військовослужбовцем підшивається у нову справу.

3.7. У разі, коли військовослужбовець не приймав військову присягу раніше, то він її приймає після зарахування на військову службу в ПВУ, про що робиться запис на титульному аркуші послужного списку, а текст присяги, підписаний військовослужбовцем, підшивається в особову справу.

Якщо військовослужбовець військову присягу прийняв до зарахуваня на службу за контрактом, то на підставі військового квитка робиться про це запис на титульному аркуші послужного списку.

3.8. На колишніх військовослужбовців за контрактом ПВУ, які знову прийняті на посади військовослужбовців ПВУ, нові особові справи не заводяться.

3.9. При відрядженні військовослужбовця за контрактом у інші міністерства, держкомітети і відомства з особової справи виймаються результати висновків спеціальної перевірки, а 9 і 11 розділи послужного списку засвідчуються начальником штабу частини або посадовою особою, якій підпорядкований структурний підрозділ, що веде облік військовослужбовців за контрактом у ПВУ.

3.10. Аркуші документів, які підшиті в особову справу, не нумеруються. У кожному розділі особової справи ведуться внутрішні описи, в які вносяться найменування усіх підшитих або приєднаних до справи документів і кількість аркушів. Раніше складені описи перескладанню не підлягають. При пересилці особових справ описи документів не засвідчуються.

Вилучення з особової справи окремих документів провадиться тільки з дозволу командира військової частини. Про вилучення документів у внутрішньому опису робиться запис про те, коли документ вилучено, куди і за яким номером направлений або куди підшитий після вилучення. Якщо документ знищено, вказується номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується підписом начальника штабу частини і гербовою печаткою.

4.1. Особові справи разом з додатками підлягають реєстрації не пізніше як за три дні після видання наказів про зарахування відібраних кандидатів на службу в ПВУ.

На обкладинку особових справ наклеюються смужки з паперу розміром 127x11 мм, на яких пишуться тушшю або друкуються на друкарській машинці прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця, та вказується номер, який присвоєно особовій справі. Дозволяється на торцевому боці особової справи вказувати номер особової справи, який пишеться тушшю або друкується на друкарській машинці на папері розміром 60x25 мм. Ця полоска паперу приклеюється на відстані 60 мм від верхнього краю обкладинки особової справи.

Особові справи реєструються в інвентарному журналі, який ведеться за формою N 20 (додаток N 25 до цієї Інструкції). Інвентарний журнал переходить з року в рік і щороку за одним і тим же номером включається в номенклатуру справ.

У структурних підрозділах, де знаходиться до 100 особових справ військовослужбовців за контрактом, вони зберігаються за прізвищами в алфавітному порядку, при більшій кількості особових справ вони зберігаються за номерами. При номерному зберіганні особових справ ведеться додаткова картотека, яка складається з алфавітних карток (додаток N 24 до цієї Інструкції).

Якщо особова справа знімається з обліку, то в інвентарному журналі, а там, де ведеться додаткова картотека, то в алфавітній картці робиться відмітка із зазначенням найменування органу, військової частини, навчального закладу ПВУ, куди вона направлена для подальшого зберігання, номер і дата супровідного документа або номер, під яким вона буде зберігатися в архіві.

Особові справи разом з додатками зберігаються і висилаються за правилами, які встановлені для зберігання і пересилки секретних документів.

4.2. Особові справи військовослужбовців за контрактом зберігаються в металевих шафах у спеціально обладнаних для цього приміщеннях, доступ до яких особам, що не мають відношення до обліку і зберігання особових справ, заборонено.

4.3. Для реєстрації особових справ на них заводяться контрольні картки, які зберігаються в особових справах військовослужбовців у конверті разом з довідкою форми N 1.

4.4. Для службового користування особова справа видається із сховища під розписку в контрольній картці керівному складу частини, командиру підрозділу, де проходить службу військовослужбовець за контрактом, і військовослужбовцям структурних підрозділів, які ведуть облік особового складу, на строк не більш як 10 діб з дозволу начальника структурного підрозділу. В цих випадках контрольні картки з особових справ витягаються і ставляться в картотеку в алфавітному порядку. Контроль за поверненням особових справ у сховище здійснюється за цими картками.

4.5. Особові справи на військовослужбовців, виключених зі списків особового складу, направляються:

а) на звільнених в запас - після оформлення у відповідні військкомати;

б) на загиблих або засуджених - після 1 року з дня смерті або засудження у Центральний архів ПВУ.