Відповідно до Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" від 27 січня 1995 року N 32/95-ВР і на виконання доручення Кабінету Міністрів України від 27 лютого 1995 року NN 3691/1, 3690/3

1. Затвердити Інструкцію про організацію передачі та обміну документами між бібліотеками України, що додається.

2. Міністерству культури Автономної Республіки Крим, управлінням культури обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, бібліотекам всіх систем і відомств здійснити необхідні заходи щодо впровадження Інструкції про організацію передачі та обміну документами між бібліотеками України.

3. Визнати такою, що не застосовується на території України, Інструкцію про порядок безоплатної передачі з фондів бібліотек міністерств, відомств і організацій літератури, яка не використовується, затверджену Міністерством культури Союзу РСР 7 квітня 1959 р.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника Головного управління культурно-просвітницької роботи М.В.Седуна.

1.1. Згідно із статтею 18 Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" бібліотекам надається право передавати безкоштовно з фондів одних бібліотек в фонди інших бібліотек видання і інші матеріали (надалі документи), що не входять у Національний архівний фонд України.

1.2. Право вирішувати питання про безкоштовну передачу документів або шляхом еквівалентного обміну надається директорам (завідувачам) державних бібліотек.

Керівники (директори, завідувачі) бібліотек, які знаходяться у безпосередньому підпорядкуванні підприємств, установ, учбових закладів та інших організацій, вирішують питання про передачу або обмін документами з дозволу свого керівництва.

Перевагою на одержання таких документів користуються наукові бібліотеки різних відомств, державні масові бібліотеки, бібліотеки при товариствах національних меншин, бібліотеки інших держав, які обслуговують українське населення.

2.1. Для організації передачі та обміну документами між бібліотеками при державних, Республіканській (Автономної Республіки Крим), обласних, центральних бібліотеках централізованих бібліотечних систем Міністерства культури і мистецтв України та при головних бібліотеках різного відомчого підпорядкування створюються спеціальні обмінні фонди, сформовані на основі відокремленого фонду дублетних, непрофільних і маловикористовуваних документів бібліотеки-фондоутримувача та документів інших бібліотек, які не створюють такі фонди. До обмінного фонду приймаються документи з ліквідованих бібліотек, отримані в дар від приватних осіб, установ, видавництв, у т.ч., що надходять в Україну з-за кордону, а також спеціально закуплені або придбані іншими шляхами для обміну. Вищеназвані документи передаються до обмінного фонду після їх попереднього відбору до основного фонду бібліотеки-фондоутримувача.

До обмінного фонду приймаються документи за всіма основними видами, з усіх галузей знань, що не втратили наукового, виробничого, історичного і культурного значення, фізично придатні для подальшого використання.

До обмінного фонду не передаються документи, які включені до Державного реєстру національного культурного надбання.

Обмінний фонд функціонує самостійно, на баланс бібліотеки-фондоутримувача не береться. Його структура, штати визначаються у залежності від обсягу фондів, щорічних операцій по обміну з розрахунку існуючих нормативів на бібліотечні процеси. Цей фонд може діяти на правах відділу, сектора або групи при бібліотеці.

2.2. Національна парламентська бібліотека України відповідно до Положення, затвердженого Міністерством культури і мистецтв України, виконує функції головного державного обмінного фонду і організовує перерозподіл документів у межах всієї держави. Отримує інформацію з обмінних фондів бібліотек системи Міністерства культури і мистецтв України, створює на їх основі зведені бібліографічні списки (бази даних) для інформування про них відповідних користувачів незалежно від відомчого підпорядкування, здійснює ведення довідкового апарату по обміну документами, готує огляд діяльності обмінних фондів держави, надає методичну та практичну допомогу бібліотекам.