Відповідно до Бюджетного кодексу України, Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", завдань, покладених на Державне казначейство України Указом Президента України від 27.04.95 N 335/95 "Про Державне казначейство України" та Положенням про Державне казначейство, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.95 N 590, і вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.98 N 1706 "Про затвердження Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів", з метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ

1. Затвердити Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ (додається).

2. Управлінню методології по виконанню бюджетів, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ подати на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Органам Державного казначейства України та місцевим фінансовим органам Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ довести до відома підвідомчих установ та організацій.

4. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, бюджетним установам, що отримують кошти з державного та/або місцевих бюджетів, дотримуватись вимог Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ.

1.1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами (далі - установи) бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків з дебіторами та інших активів.

1.2. Терміни, які використовуються у цій Інструкції, мають таке визначення:

Готівка - грошові знаки (банкноти, монети).

Касові операції - операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи.

Касові видатки - усі суми, проведені органом Державного казначейства або установою банку з реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунку як готівкою, так і шляхом безготівкової оплати рахунків.

Особові рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства головним розпорядникам бюджетних коштів та розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, для подальшого їх розподілу та перерахування на реєстраційні рахунки.

Реєстраційні рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів.

Спеціальні реєстраційні рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів.

Рахунки одержувачів коштів - рахунки, що відкриваються в органах Державного казначейства України одержувачам коштів бюджету за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання плану використання бюджетних коштів.

Поточні рахунки - рахунки, які відповідно до чинного законодавства України можуть відкриватися бюджетним установам в установах банків для зберігання грошових коштів та здійснення видатків, передбачених їх кошторисами.

Депозитні рахунки - рахунки, які відкривають в органах Державного казначейства та/або установах банків за коштами, які отримали бюджетні установи в тимчасове зберігання згідно з законодавством (без права користування цими коштами, що перебувають на цих рахунках) і з настанням відповідних умов належать поверненню або перерахуванню за призначенням.

Кошти в дорозі - кошти, які перераховані в останні дні місяця на реєстраційні, спеціальні реєстраційні, поточні рахунки установи, а також не розподілені на рахунках в органах Державного казначейства України, але будуть зараховані на ці рахунки в наступному місяці.

Дебіторська заборгованість - фінансовий актив установи, що виникає унаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна, що є власником активу, після настання відповідних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт та послуг.

Прострочена дебіторська заборгованість - це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов'язкового платежу згідно з укладеними договорами, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату.

Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, - дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення терміну позовної давності.

Безнадійна дебіторська заборгованість - поточна дебіторська заборгованість, щодо якої є впевненість про неповернення її боржником або за якою строк позовної давності минув.

Авансові платежі - грошова сума, яку перераховують згідно з договором наперед у рахунок майбутніх розрахунків за товари (роботи, послуги), які мають бути отримані (виконані, надані).

Попередня оплата - оплата товарів (робіт та послуг), готових до відвантаження (надання) установі після отримання платежу, відповідно до чинного законодавства.

Смарт-картка - це пластикова картка з влаштованим мікропроцесором, який містить інформацію про суму грошових коштів у файлі на рахунку.

Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати.

Підзвітна особа - працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

1.3. Кошти, розрахунки та інші активи розподіляються на групи:

грошові кошти в касі;

грошові кошти на рахунках в установах банків та органах Державного казначейства;

інші кошти;

короткострокові векселі одержані;

розрахунки з різними дебіторами.

1.4. Для обліку коштів, розрахунків та інших активів застосовуються рахунки класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який об'єднує такі синтетичні рахунки:

30 "Каса";

31 "Рахунки в банках";

32 "Рахунки в казначействі";

33 "Інші кошти";

34 "Короткострокові векселі одержані";

35 "Розрахунки з покупцями та замовниками";

36 "Розрахунки з різними дебіторами".

1.5. Облік операцій з коштами, розрахунками та іншими активами установи здійснюється у грошовій одиниці України. Перерахунок активів, що отримані в іноземній валюті, в грошову одиницю України для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється за Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 N 126 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06.08.2001 за N 670/5861.

2.1. Рух і наявність грошових коштів у готівці, які зберігаються в касі установи, як у національній так і в іноземній валюті, обліковуються на рахунку 30 "Каса".

2.2. Готівка, одержана установами, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторисів бюджетних установ (далі - кошториси).

При казначейському обслуговуванні кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи, повинна бути зарахована на рахунки, відкриті установі в органах Державного казначейства (установах банків).

Використання виручки, що надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється.

2.3. Установа може мати в своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсії, стипендії, що зберігаються в касі понад ліміт протягом трьох днів).

При прийманні готівки до каси необхідно керуватись Правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 17.11.2004 N 547 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 06.12.2004 за N 1549/10148.

Для установ і організацій, які обслуговуються органами Державного казначейства України, порядок установлення ліміту каси визначено у Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженому наказом Державного казначейства України від 02.12.2002 N 221 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17.12.2002 за N 976/7264 (із змінами).

Розрахунок і установлення ліміту каси проводяться установами (організаціями), які обслуговуються в органах Державного казначейства, самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером, а якщо немає такої посади, - особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку і звітності, та керівником установи (організації) або уповноваженою ним особою відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320.

У розрахунку зазначається визначений у договорі про здійснення розрахунково-касового обслуговування між органом Державного казначейства та клієнтом строк здавання установою/організацією готівкової виручки (готівки) в банк для зарахування її на рахунки, відкриті в органах Державного казначейства.

Ліміт каси встановлюється залежно від режиму та специфіки роботи клієнтів, віддаленості від установи банку, що здійснює готівкове обслуговування, а також обсягу касових оборотів за всіма рахунками, термінів здачі готівки тощо.

2.4. Порядок оформлення та ведення касових операцій в установі здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320.

2.5. Касові операції оформляються прибутковими касовими ордерами та видатковими документами.

До прибуткових касових документів належить прибутковий касовий ордер ( ф. КО-1).

До видаткових документів належать: видатковий касовий ордер ( ф. КО-2, розрахунково-платіжна відомість ( ф. П-49, платіжна відомість ( ф. П-53.

Прибуткові касові ордери та видаткові документи реєструються у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3 або ф. КО-3а).

Облік касових операцій установи ведеться у книзі ( ф. КО-4). Установа чи організація, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу.

При електронній формі ведення касових операцій "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира" протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року формується підшивка за рік і передається для зберігання протягом 36 місяців до архіву установи. Починаючи з нового календарного року, касова книга на електронних носіях ведеться з 1-го числа.

В установах, де готівку через велику кількість підрозділів видають довірені особи (роздавачі), касиром установи ведеться Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей ( ф. КО-5.

Типові форми перелічених документів установлені наказами Державного комітету статистики України від 15.02.96 N 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій", від 22.05.96 N 144 "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі".

2.6. Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи. З касиром укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в його особистій справі.

В установі повинні бути створені відповідні умови, які гарантують збереження готівки в касі (окреме приміщення з охоронною сигналізацією для каси, сейфа тощо).

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника призначається комісія, яка після перевірки каси складає акт.

В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

2.7. Для обліку касових операцій передбачено рахунок 30 "Каса", який розподіляється на субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

2.8. На субрахунку 301 "Каса в національній валюті" ведеться облік наявності та руху готівки в національній валюті в касі установи.

На субрахунку 302 "Каса в іноземній валюті" обліковуються наявність та рух готівки в іноземній валюті в касі установи. За кожним найменуванням валюти в обліку установи ведуться окремі рахунки третього порядку в залежності від виду валюти (302-1, 302-2, 302-3 та інші).

2.9. За дебетом субрахунків рахунку 30 відображаються суми надходження готівки в касу установи, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32, 35, 36, 63, 65, 66, 67, 71, 80, 81, 82. За кредитом субрахунків рахунку 30 відображаються суми, видані з каси установи, при цьому дебетуються відповідні субрахунки рахунків 31, 32, 33, 35, 36, 63, 65, 66, 67.

Курсова різниця на готівку, що зберігається в касі установи, відображається в кореспонденції з субрахунком 442 "Інша переоцінка".

2.10. Облік цільового використання готівки ведеться у Картці аналітичного обліку готівкових операцій, форма і порядок заповнення якої встановлені наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 N 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2000 за N 747/4968.

Записи в Картці здійснюються за кожною операцією надходження або видачі готівки з каси установи в розрізі кодів бюджетної класифікації (окремо за загальним та спеціальним фондами). Також у розрізі кодів виводиться залишок готівки на початок і кінець дня.

У централізованих бухгалтеріях складаються картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів і загальна картка за всіма установами, що обслуговуються.

2.11. На підставі перевіреного звіту касира щоденно здійснюється запис у Накопичувальну відомість за касовими операціями ф. 380 (бюджет) - меморіальний ордер N 1.

При наявності декількох видів валют складаються окремі меморіальні ордери для кожного виду валюти, які нумеруються відповідно N 1-1, 1-2, 1-3, 1-4 та інші.

Дані меморіальних ордерів щомісяця переносяться до книги "Журнал-головна".

3.1. На рахунках цієї групи обліковуються рух і наявність коштів, які перебувають на особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунках, відкритих в органах Державного казначейства, або поточних рахунках, відкритих в установах банків (якщо відкриття рахунків у банках не суперечить чинному законодавству України), і використовуються у встановленому порядку.

3.2. На рахунки зараховується сума коштів, яка фактично надійшла на ім'я установи (у тому числі кошти, що вносяться на відновлення касових видатків поточного року).

Суми коштів, які надходять на відновлення касових видатків загального фонду, проведених у минулих бюджетних періодах, перераховуються до доходів відповідного бюджету.

3.3. Списання коштів з рахунків установи на оплату видатків проводиться у відповідності до затверджених кошторисів.

Крім того, з рахунків установи можуть бути списані кошти за операціями з:

безспірного списання коштів у випадках, установлених чинним законодавством України;

помилкового або зайвого надходження коштів на ім'я установи;

перерахування коштів розпорядникам бюджетних коштів вищого рівня або підвідомчим установам згідно з нормативно-правовими актами, наказами, та іншими розпорядчими документами розпорядників бюджетних коштів вищого рівня.

3.4. Відкриття реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків визначено в Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженому наказом Державного казначейства України від 02.12.2002 N 221 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17.12.2002 за N 976/7264.

Порядок відкриття поточних рахунків в установах банків визначено Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 N 492 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 17.12.2003 за N 1172/8493.

Порядок проведення операцій на поточних рахунках, відкритих в установах банків, визначається нормативними документами Національного банку України відповідно до чинного законодавства.

3.5. Для обліку руху і наявності коштів на поточних рахунках в установах банків передбачений рахунок 31 "Рахунки в банках" з розподілом на субрахунки:

311 "Поточні рахунки на видатки установи";

312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам";

313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";

314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень";

315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум";

316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду";

318 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

319 "Інші поточні рахунки".

3.6. На субрахунку 311 "Поточні рахунки на видатки установи" обліковуються кошти загального фонду бюджету, що надійшли в розпорядження установи на її утримання та/або на централізовані заходи, що передбачені загальним фондом кошторису.

На субрахунку 312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам" головними розпорядниками бюджетних коштів та розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, обліковуються кошти, що надійшли для переказів підвідомчим установам.

На субрахунку 313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" обліковуються кошти, що надійшли на ім'я установи як: плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; кошти, що отримують бюджетні установи від господарської та/або виробничої діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна.

На субрахунку 314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" обліковуються кошти, які надійшли на ім'я установи для виконання окремих доручень, а також як гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством отримують бюджетні установи (у грошовій та в натуральній формі).

На субрахунку 315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум" обліковуються депозитні кошти, які надійшли на ім'я установи і з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням.

На субрахунку 316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" обліковуються кошти установ, що відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету.

На субрахунку 318 "Поточні рахунки в іноземній валюті" обліковуються кошти установи в іноземній валюті на рахунку в установі банку.

На субрахунку 319 "Інші поточні рахунки" обліковуються інші кошти, що перебувають в установах банків на поточних рахунках, відкритих на ім'я установи і не зазначених в субрахунках 311-318.

Субрахунки рахунку 31 (крім 318, 319) використовуються тільки тими установами, які згідно з чинним законодавством України не переведені на казначейське обслуговування кошторисів.

3.7. Для обліку руху і наявності коштів установи, які зберігаються на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України, призначено рахунок 32 "Рахунки в казначействі" з розподілом на субрахунки:

321 "Реєстраційні рахунки";

322 "Особові рахунки";

323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";

324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень";

325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум";

326 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду";

328 "Інші рахунки в казначействі".

3.8. На субрахунку 321 "Реєстраційні рахунки" обліковуються кошти, отримані із загального фонду бюджету на утримання установи та на централізовані заходи відповідно до кошторису.

На субрахунку 322 "Особові рахунки" головними розпорядниками бюджетних коштів та розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, обліковуються кошти, призначені для переказів підвідомчим установам.

На субрахунку 323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" обліковуються кошти, що надійшли установі як плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; кошти, що отримують бюджетні установи від господарської та/або виробничої діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна.

На субрахунку 324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" обліковуються кошти, які надійшли установі для виконання окремих доручень, а також як гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством отримують установи (в грошовій та в натуральній формі).

На субрахунку 325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум" обліковуються депозитні кошти, які надійшли на ім'я установ і з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням.

На субрахунку 326 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" обліковуються кошти установи, що належать до інших надходжень спеціального фонду бюджету.