У зв'язку з прийняттям Сімейного кодексу України, Цивільного кодексу України та відповідно до Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану", Консульського статуту України

1. Унести зміни та доповнення до Інструкції про порядок реєстрації актів громадянського стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 23.05.2001 N 32/5/101 та зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 01.06.2001 за N 473/5664, виклавши її у новій редакції, що додається.

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату Міністерства юстиції України надіслати зазначену Інструкцію до Київського міського та Київського обласного управлінь юстиції для застосування в роботі.

3. Управлінню консульської служби Міністерства закордонних справ України довести вказану Інструкцію до відома дипломатичних представництв та консульських установ України для використання в подальшій роботі.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра юстиції та Міністра закордонних справ відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.1 Ця Інструкція, розроблена відповідно до Сімейного кодексу України, Цивільного кодексу України, Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану", глави VI Консульського статуту України, визначає порядок реєстрації актів цивільного стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України.

1.2. Консульська посадова особа (далі за текстом - консул) провадить реєстрацію народження з одночасним визначенням походження дитини, смерті, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені громадян України.

1.3. Консул приймає та розглядає заяви громадян України, які проживають у його консульському окрузі та зареєстрували акти цивільного стану в органах реєстрації актів цивільного стану України, про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів цивільного стану, а також про поновлення втрачених записів актів цивільного стану.

1.4. При реєстрації актів цивільного стану консул керується Конституцією України, Сімейним кодексом України, Цивільним кодексом України, Законом України "Про органи реєстрації актів громадянського стану", Консульським статутом, іншими актами законодавства України, які регулюють шлюбно-сімейні відносини, а також нормами, які містяться у міжнародних договорах та угодах, учасниками яких є Україна та держава перебування.

1.5. Для складання актового запису цивільного стану заявник повинен представити документи, які підтверджують факти, що підлягають реєстрації, а також паспортний документ, який посвідчує його особу.

Якщо реєстрація актів цивільного стану була проведена компетентними органами держави перебування, про що свідчить відповідний документ, то повторна реєстрація в дипломатичному представництві або консульській установі не провадиться.

1.6. Відповідно до вимог Цивільного кодексу України строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами.

Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок.

При обчисленні вказаних строків необхідно керуватись такими правилами:

- строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року;

- строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця.

Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, що визначений відповідно до закону в місці вчинення певної дії, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

1.7. Реєстрація актів цивільного стану за дорученням громадян не допускається.

1.8. Консул не має права реєструвати акти цивільного стану щодо себе, другого з подружжя, своїх дітей та близьких родичів. У цих випадках реєстрація може бути проведена іншим працівником дипломатичного представництва або консульської установи України.

1.9. Реєстрація народження, смерті, а також видача первинних свідоцтв про реєстрацію цих актів цивільного стану провадиться без стягнення консульського збору.

За реєстрацію інших актів цивільного стану, за видачу повторних свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, у тому числі у зв'язку з унесенням змін, доповнень, виправлень у записи актів, поновлення записів актів цивільного стану стягується консульський збір.

Консульський збір стягується відповідно до тарифів консульського збору, якщо інша сума, яка підлягає сплаті, не встановлена рішенням суду.

Якщо особа звільнена від сплати державного мита відповідно до законодавства України або за рішенням суду, консульський збір за реєстрацію актів цивільного стану не стягується.

1.10. При реєстрації актів цивільного стану складається актовий запис у двох примірниках, які разом з документами, що є підставою для реєстрації, щорічно до 5 січня надсилаються до Міністерства закордонних справ України.

1.11. Документи, видані компетентними органами держави перебування, повинні бути засвідчені в установленому законодавством порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Документи, складені іноземною мовою, повинні бути також перекладені на українську мову та засвідчені в установленому законодавством України порядку.

1.12. Усі записи актів цивільного стану обліковуються в окремих журналах, а за наявності автоматизованої системи дані актових записів також уводяться до комп'ютера.

1.13. Дії консула, пов'язані з реєстрацією актів цивільного стану, можуть бути оскаржені в порядку підлеглості до консула, вищого за посадою, керівника дипломатичного представництва чи консульської установи України, Міністерства закордонних справ або в судовому порядку відповідно до законодавства України.

2.1. Реєстрація народження дитини провадиться консулом з одночасним визначенням її походження та присвоєнням прізвища, імені та по батькові.

Реєстрація народження дитини провадиться за місцем народження або за місцем проживання її батьків або одного з них за їх письмовою заявою, а в разі хвороби, смерті батьків або з інших причин неможливості зареєструвати народження - за заявою родичів, інших осіб, уповноваженого представника закладу охорони здоров'я, у якому народилася дитина або в якому на цей час вона перебуває.

2.2. Заяву про реєстрацію народження дитини батьки зобов'язані подати невідкладно, але не пізніше одного місяця з дня народження дитини, а при народженні мертвої дитини - не пізніше трьох діб. Невиконання цього обов'язку є підставою для покладання на батьків дитини відповідальності, установленої законом.

Якщо заява про реєстрацію народження надійшла після закінчення року з дня народження дитини і до досягнення нею 16 років, то реєстрація народження провадиться у консульській установі за місцем проживання дитини на загальних підставах як первинна, але після порядкового номера зазначається "Реєстрація з пропуском строку" (додаток 1).

У цих випадках одночасно подаються документ медичного закладу про народження дитини, медична довідка про стан здоров'я дитини на момент реєстрації народження та документи, які підтверджують походження дитини, а саме: свідоцтво про шлюб батьків, про розірвання шлюбу, про смерть батьків чи одного з них або відповідне рішення суду.

Реєстрація народження осіб, які досягли 16 років, провадиться в порядку, установленому Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану.

2.3. Якщо реєстрація народження дитини провадиться за місцем проживання батьків чи одного з них, то місцем народження дитини в записі акта про народження, за письмовим бажанням батьків або одного з них, може бути зазначено фактичне місце народження дитини, яке підтверджується документом, що посвідчує факт її народження або місце проживання батьків.

Якщо місцем народження зазначається фактичне місце народження дитини, а не місце проживання її батьків, то про це робиться відповідна відмітка в графі "Для відміток", яка під час реєстрації скріплюється підписами батьків або одного з них (заявників).

Під час реєстрації народження дитини за місцем її народження в актовому записі вказується фактичне місце народження.

Зазначений порядок повинен бути роз'яснений особам, які прийшли реєструвати народження дитини.

Якщо батьки чи один з них не досягли 18-річного віку, то народження дитини реєструється у звичайному порядку. Згода батьків (опікунів) неповнолітніх батька або матері на реєстрацію народження дитини при цьому не потрібна.

2.4. Реєстрація народження провадиться при пред'явленні:

а) документа медичного закладу про народження дитини. У виняткових випадках, при народженні дитини поза медичним закладом, - довідки лікаря, який подав допомогу при пологах. У разі народження дитини вдома без медичної допомоги факт і час народження повинні бути підтверджені підписом двох свідків, присутніх при пологах, із зазначенням їхніх прізвищ, імен та по батькові, місця проживання і документів, що посвідчують їх особи, у графі "документи, що підтверджують факт народження дитини", а також медичним документом про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (приватного лікаря);

б) паспортних документів, що посвідчують особи батьків (одного з батьків). Якщо документ, який посвідчує особу одного з батьків, з поважних причин не може бути пред'явлений, то відомості про другого з батьків у даному випадку зазначаються на підставі свідоцтва про шлюб. Дані про громадянство та національність в актовому записі про народження та свідоцтві не заповнюються, про що робиться відповідний запис у графі "Для відміток". Надалі ці дані можуть бути доповнені відповідно до Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану;

в) документа, який є підставою внесення відомостей про батька (свідоцтво про шлюб, заява матері, заява батька про визнання батьківства, спільна заява матері та батька дитини, якщо батьки не перебувають у шлюбі, спільна заява матері та її чоловіка про невизнання чоловіка батьком дитини, спільна заява батька дитини та чоловіка, який перебуває у шлюбі з її матір'ю).

У разі відсутності свідоцтва про шлюб для внесення відомостей щодо батька дитини, який перебуває у шлюбі з її матір'ю, витребовується копія відповідного актового запису.

2.5. Якщо в медичному документі про народження указане дошлюбне прізвище матері, а паспортний документ на момент реєстрації народження одержаний нею вже на прізвище, яке було присвоєне їй при реєстрації шлюбу, то заявником в обов'язковому порядку має бути подане свідоцтво про шлюб, яке підтверджує, що даний медичний документ виданий жінці, паспортний документ якої пред'явлений до дипломатичного представництва чи консульської установи.

Якщо жінці під час реєстрації шлюбу було присвоєно прізвище чоловіка, однак паспортний документ на нове прізвище вона не обміняла, а в медичному документі про народження дитини також зазначене дошлюбне прізвище матері, то заявник в обов'язковому порядку повинен подати свідоцтво про шлюб.

У цьому разі прізвище матері в актовому записі про народження наводиться за даними свідоцтва про шлюб, а в графі "Для відміток" робиться запис "У поданому медичному документі про народження зазначене дошлюбне прізвище матері" або "У пред'явленому медичному документі про народження та в паспортному документі матері вказано її дошлюбне прізвище" та записується дошлюбне прізвище матері.

2.6. Якщо дитина народилася під час перебування матері на морському, річковому, повітряному судні, у потягу або в іншому транспортному засобі, то реєстрація народження провадиться у найближчій консульській установі. Місцем народження зазначається місце проживання батьків (або одного з них).

Підставою для реєстрації народження може бути акт, складений посадовими особами (капітаном судна, командиром літака, начальником потягу) транспортного засобу за участю двох свідків і лікаря або фельдшера (якщо лікар або фельдшер був на транспортному засобі). У разі відсутності лікаря або фельдшера реєстрація народження провадиться на підставі вказаного акта та медичного документа про стан здоров'я дитини. Ці документи подаються консулу, який реєструє народження.

2.7. Якщо реєстрація народження провадиться не батьками, а іншою особою, то заявник повинен подати паспорт або паспортний документ, що посвідчує його особу. У цьому разі в графі "Для відміток" указуються серія, номер, дата видачі цього документа, а також орган, яким його видано.

2.8. При реєстрації народження близнят на кожну дитину складається окремий актовий запис про народження у двох примірниках і видається окремо на кожну дитину свідоцтво про народження.

2.9. Батько й мати, які перебувають у шлюбі між собою, записуються батьками дитини в актовому записі про народження за заявою будь-кого з них.

Дружина і чоловік мають право подати спільну заяву про невизнання чоловіка батьком дитини. У цьому разі запис про батька робиться за заявою матері в порядку, передбаченому пунктом 2.13 цієї Інструкції.

У разі встановлення у порядку, передбаченому чинним законодавством, режиму окремого проживання подружжя дитина, народжена дружиною після спливу десяти місяців, не вважається такою, що походить від її чоловіка. У цьому випадку при пред'явленні дружиною копії рішення суду України про встановлення для подружжя режиму окремого проживання реєстрація народження дитини провадиться за заявою матері в порядку, передбаченому пунктом 2.13 цієї Інструкції. У графі "Для відміток" зазначаються назва суду, дата та номер зазначеного рішення.

2.10. Якщо батьки не перебувають у шлюбі між собою, походження дитини від матері визначається на підставі медичного документа про народження, виданого закладом охорони здоров'я про народження нею дитини, а походження дитини від батька визначається за заявою матері та батька дитини, за заявою чоловіка, який вважає себе батьком дитини, за спільною заявою батька дитини та чоловіка, який перебуває у шлюбі з її матір'ю.

2.11. Спільна заява матері та батька, які не перебувають у шлюбі між собою, може бути подана до консульської установи України як після (додаток 2), так і до народження дитини (додаток 3). У разі подання такої заяви до народження дитини до неї додається документ медичного закладу про вагітність жінки.

Якщо заява про визнання батьківства не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою за умови нотаріального засвідчення справжності підпису заявника на цій заяві.

У цих випадках при складанні актового запису про народження дитини прізвище дитини вказується за прізвищем матері, а по батькові і відомості про батька - відповідно до спільної заяви про визнання батьківства. Якщо батьки (батько) бажають присвоїти дитині прізвище батька, то воно виправляється в актовому записі про народження на підставі вищезазначених документів.

2.12. У разі смерті матері або оголошення її померлою, визнання матері недієздатною, безвісно відсутньою, позбавлення її батьківських прав або якщо мати дитини не проживає з нею не менше шести місяців і не виявляє про неї материнської турботи та піклування, а також при неможливості встановити її місцезнаходження, запис про батька дитини може бути проведений на підставі заяви чоловіка про визнання себе батьком дитини за умови, що реєстрація народження проведена відповідно до вимог частини 1 статті 135 Сімейного кодексу України.

У цьому разі до заяви (додаток 4) додаються документи, які посвідчують відсутність матері (свідоцтво про смерть, рішення суду про визнання матері недієздатною, безвісно відсутньою або про позбавлення її батьківства), про що робиться відповідна відмітка в графі "Для відміток".

2.13. Якщо мати дитини не перебуває у шлюбі та немає спільної заяви батьків, заяви батька про визнання батьківства, спільної заяви батька дитини та чоловіка, який перебуває у шлюбі з її матір'ю, то за заявою матері прізвище батька дитини зазначається за прізвищем матері, а ім'я та по батькові - за бажанням матері (додаток 5).

У разі смерті матері, а також за неможливості встановити місце її проживання запис про матір та батька дитини провадиться відповідно до цього пункту за заявою родичів, інших осіб або вповноваженого представника закладу охорони здоров'я, у якому народилася дитина.

2.14. Якщо реєстрація народження дитини провадиться за заявою іншої особи, а мати дитини на момент її народження у шлюбі не перебувала, то відомості про батьків записуються за вказівкою цієї особи в порядку, передбаченому пунктом 2.13 цієї Інструкції. При цьому в графі "Для відміток" учиняється запис "Відомості про батьків унесені за вказівкою заявника" і заявник розписується в цій графі. Надалі при незгоді матері дитини з унесеними в актовий запис про народження відомостями про батька дитини виправлення провадяться згідно з Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану.

2.15. Якщо в актовому записі про народження відсутні відомості про батька дитини, то вони можуть бути внесені до нього за письмовою заявою матері, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої дитини в порядку, передбаченому Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану.

2.16. Якщо мати, яка перебуває у зареєстрованому шлюбі, при реєстрації народження дитини заявляє, що її чоловік не є батьком дитини, і у зв'язку з цим просить не вказувати його батьком в актовому записі про народження дитини, то її прохання може бути задоволене тільки за наявності письмової заяви самої матері та її чоловіка про невизнання його батьком дитини (додаток 6). У цьому разі реєстрація народження провадиться у порядку, передбаченому пунктом 2.13 цієї Інструкції.

Про подану заяву робиться відмітка у графі "Для відміток" - "Мати дитини перебуває у шлюбі з громадянином (прізвище, ім'я, по батькові), який згідно із спільною заявою подружжя не є батьком цієї дитини", і обоє з подружжя розписуються в цій графі.

Якщо громадянин, який перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, не може особисто з'явитись до дипломатичного представництва чи консульської установи для подання такої заяви, то його заява, справжність підпису на якій має бути нотаріально засвідчена і яка підтверджує, що він не є батьком дитини, може бути подана через представника. Про це робиться відмітка в актовому записі про народження у графі "Для відміток".

Якщо чоловік жінки, яка народила дитину, на час її народження помер, що підтверджується свідоцтвом про його смерть, то батьком дитини може бути записана інша особа за умови подання нею спільної з матір'ю заяви про визнання батьківства.

2.17. Якщо дитина народилася до спливу десяти місяців від дня припинення шлюбу (смерті, розірвання шлюбу) або визнання його недійсним, реєстрація народження дитини провадиться в такому самому порядку, як і реєстрація народження дитини, батьки якої перебувають між собою у шлюбі, за винятком випадку, передбаченого абзацом 3 цього пункту.

У графі "Для відміток" на підставі пред'явленого документа зазначається, де і коли було зареєстровано розірвання шлюбу чи смерть батька дитини або коли і яким судом було постановлено рішення про визнання шлюбу недійсним.

Якщо дитина народилася до спливу десяти місяців від дня припинення шлюбу або визнання шлюбу недійсним, але після реєстрації повторного шлюбу її матері з іншою особою, батьком дитини в актовому записі про народження зазначається чоловік матері в повторному шлюбі. У цих випадках батьківство попереднього чоловіка може бути визначене на підставі його спільної заяви з чоловіком у повторному шлюбі (додаток 7) або за рішенням суду.

2.18. Якщо батьки мають спільне прізвище, то це прізвище присвоюється і дітям.

При різних прізвищах за письмовою згодою батьків дитині присвоюється прізвище батька чи матері або подвійне прізвище, утворене шляхом з'єднання їхніх прізвищ, про що робиться відповідний запис у графі "Для відміток", який засвідчується підписами обох батьків. За відсутності згоди дитині присвоюється прізвище на підставі рішення суду. У заяві про присвоєння дитині подвійного прізвища батьки зазначають, з якого прізвища - батька чи матері - повинно починатися прізвище дитини.

Припинення шлюбу між батьками не спричиняє зміни прізвища дитини.

Присвоєння дитині будь-якого іншого прізвища не допускається.

2.19. Ім'я дитини визначається за згодою батьків. Ім'я дитини, народженої жінкою, яка не перебуває у шлюбі, у разі відсутності добровільного визнання батьківства, визначається матір'ю дитини.

При реєстрації народження іншою особою ім'я дитини присвоюється за її вказівкою.

При реєстрації народження дитині може бути присвоєно не більше двох імен, якщо інше не випливає із звичаю національної меншини, до якої належать мати і (або) батько, про що в графі "Для відміток" робиться відповідна відмітка, яка засвідчується підписами одного або обох батьків.

У разі відсутності при реєстрації народження згоди батьків щодо присвоєння імені спір вирішується судом.

2.20. По батькові дитині присвоюється за іменем батька.

Якщо батько має подвійне ім'я, то по батькові дитині присвоюється за одним з них на вибір батьків, про що робиться відмітка в графі "Для відміток", яка засвідчується підписами одного або обох батьків. На прохання батьків по батькові може також утворюватись згідно з національними традиціями або не присвоюватись взагалі.

У разі реєстрації народження дитини у громадян, у національній традиції яких немає звичаю зазначати по батькові, в актовому записі та свідоцтві про народження дитини мають записати лише її прізвище та ім'я. Про бажання батьків робиться відмітка в актовому записі про народження в графі "Для відміток", яка скріплюється підписами обох батьків цієї дитини.

По батькові дитини, народженої жінкою, яка не перебуває у шлюбі, за умови, що батьківство щодо дитини не визнано, визначається за іменем особи, яку мати дитини назвала її батьком.

2.21. Відомості про дітей, які народилися від шлюбу громадян України з іноземними громадянами або особами без громадянства, уносяться на прохання одного з батьків лише в паспортний документ громадянина України.

2.22. Дитина, яка народилася мертвою, записується в актовому записі про народження на підставі відповідного медичного документа. У графі актового запису про народження "живонароджена чи мертвонароджена" зазначається "мертвонароджена". Свідоцтво про народження у цьому разі не видається.

2.23. У тих випадках, якщо смерть дитини настала незабаром після її народження (навіть якщо вона прожила хоч кілька хвилин), то складаються два записи: про народження і про смерть. Видається тільки свідоцтво про смерть.

2.24. Якщо батькам необхідно одержати документи, що підтверджують народження дитини (мертвої або живої, але померлої на першому тижні життя), то консул видає довідку про народження з поміткою про мертвонародження або про те, що дитина померла.

2.25. Якщо при реєстрації народження дитини відомості про батька внесені у порядку, передбаченому пунктом 2.13 цієї Інструкції, то разом із свідоцтвом про народження дитини видається за встановленою формою довідка для пред'явлення до органів соціального захисту населення (додаток 8). Про видачу довідки робиться відмітка в графі "Для відміток" обох примірників актового запису про народження і проставляється підпис заявника.

2.26. Після реєстрації народження батькам дитини видається довідка для виплати допомоги, про що робиться відповідна відмітка і проставляється підпис заявника (додаток 9).

3.1. Реєстрація смерті громадян України, померлих за кордоном, провадиться консулом за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, виявлення тіла померлого або за місцем поховання.

У разі реєстрації смерті не в тому консульському окрузі, де проживав померлий, консул, який зареєстрував смерть, повідомляє про реєстрацію смерті дипломатичне представництво або консульську установу України, де померлий перебував на обліку, указавши при цьому його прізвище, ім'я, по батькові, а також номер та дату актового запису про смерть.

3.2. Реєстрація смерті провадиться за письмовою заявою родичів померлого, компетентних органів країни перебування, адміністрації медичного закладу, у якому настала смерть, та інших осіб на підставі:

- медичного документа про смерть, виданого медичним закладом;

- довідки про смерть, виданої компетентними органами держави перебування.

Ці документи додаються до актового запису про смерть.

3.3. Свідоцтво про смерть видається близьким родичам померлого або надсилається разом з паспортним документом померлого до Міністерства закордонних справ України для передачі зазначеним вище особам.

3.4. Якщо до консульської установи або дипломатичного представництва надійшла заява про смерть громадянина України, яка настала понад рік тому, то консул після перевірки, на підставі документів, передбачених п.3.2 цієї Інструкції, провадить реєстрацію смерті на загальних підставах як первинну, але на обох примірниках актових записів про смерть проставляє відмітку "Реєстрація з пропуском строку".

3.5. Якщо при реєстрації смерті консулу стане відомо про неповнолітніх дітей померлого, які залишилися без батьківського піклування, то консул повідомляє в той самий день про це Міністерство закордонних справ України.

3.6. Реєстрація смерті громадян України, які померли в дорозі на морському, річковому, повітряному судні, у потязі або іншому транспортному засобі, провадиться у найближчому дипломатичному представництві або консульській установі України при пред'явленні заявником документів, передбачених пунктом 3.2 цього розділу.

У графі "Місце смерті" актового запису про смерть указується місцезнаходження дипломатичного представництва або консульської установи, у якій проведена реєстрація смерті, а в графі "Для відміток" указується назва морського судна або номер рейсу літака.

3.7. Запис у графі "Причина смерті" повинен відповідати запису, указаному у відповідному медичному документі про смерть, виданому медичним закладом, або в довідці про смерть, виданій компетентним органом держави перебування консула. У разі відсутності таких даних у представленому документі про це проставляється відповідна відмітка у графі "Для відміток".

3.8. На підставі актового запису про смерть консул видає довідку про смерть до органів соціального захисту населення для одержання допомоги на поховання (додаток 10), про що робиться відмітка в графі "Для відміток" актового запису про смерть та проставляється підпис заявника.

3.9. При реєстрації смерті консул приймає від заявників паспортні документи померлих громадян України та на їх першій сторінці робить відмітку "Власник даного паспортного документа (посвідчення особи) помер "_____" ________________ 20___р. Актовий запис про смерть N ____ від ____________".

Паспорти, паспортні документи, а також військово-облікові документи та пільгові посвідчення померлих осіб передаються за списком до органів внутрішніх справ та військових комісаріатів (додаток 11).

Документи померлого найближчою дипломатичною поштою після реєстрації смерті надсилаються до Міністерства закордонних справ України або повертаються особі, яка супроводжує тіло померлої особи, про що робиться відповідна відмітка.

3.10. Відсутність паспортного документа, який посвідчує особу померлого, не є перешкодою для реєстрації смерті. У цьому разі про відсутність паспортного документа необхідно повідомити Міністерство закордонних справ України, яке інформує про це відповідні органи України.

При встановленні надалі відомостей про померлого, яких бракувало, зміни і доповнення до запису акта про смерть уносяться згідно з Положенням про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану.

3.11. Консул зобов'язаний щомісяця надсилати органам внутрішніх справ відомості про дітей, померлих у віці до 16 років (додаток 12).

Інформація про померлих громадян подається також державним податковим інспекціям у встановленому законодавством порядку (додаток 13).

4.1. Консул здійснює реєстрацію шлюбу виключно між громадянами України, які на законних підставах проживають за межами України.

Жінка та чоловік, які бажають зареєструвати шлюб, подають особисто письмову заяву за встановленою формою до дипломатичного представництва чи консульської установи України в країні перебування (додаток 14).

Якщо жінка і (або) чоловік не можуть через поважні причини особисто подати заяву про реєстрацію шлюбу до дипломатичного представництва або консульської установи, то таку заяву, справжність підписів на якій має бути нотаріально засвідчена, можуть подати їх представники згідно з довіреністю, посвідченою у встановленому порядку.

Особи, які раніше перебували в шлюбі, можуть зареєструвати новий шлюб тільки при пред'явленні документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу (свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про смерть одного з подружжя, рішення суду України або висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про визнання шлюбу недійсним).

Для громадян України, шлюб яких припинено за кордоном, таким документом може бути рішення суду про розірвання шлюбу, якщо за законодавством цієї іноземної держави воно є остаточним, свідоцтво про розірвання шлюбу або смерть одного з подружжя чи інші документи, що підтверджують припинення попереднього шлюбу, які передбачені законодавством іноземної держави, видані компетентним органом.

У заяві про шлюб, а також у графі "Для відміток" актового запису зазначається документ, що підтверджує припинення попереднього шлюбу.

4.2. Особи, які бажають зареєструвати шлюб, зобов'язані пред'явити для посвідчення їх особи паспортні документи. У тих випадках, коли обидві особи, які бажають укласти шлюб, або один з них не досягли 16 років і відповідно до статті 23 Сімейного кодексу України їм надано право на шлюб, то реєстрація може бути проведена на підставі паспортного документа або свідоцтва про народження, у якому робиться запис про проведену реєстрацію.

4.3. Для реєстрації шлюбу необхідна взаємна згода осіб, що укладають шлюб, та досягнення ними шлюбного віку. Шлюбний вік установлений у 18 років для чоловіків і в 17 років для жінок.

Реєстрація шлюбу осіб, яким знижено шлюбний вік, провадиться на загальних підставах. Якщо особи, які бажають зареєструвати шлюб, на день реєстрації шлюбу не досягли шлюбного віку, реєстрація шлюбу провадиться тільки за наявності рішення суду про надання права на шлюб.

У цих випадках при реєстрації шлюбу в графі "Для відміток" актового запису про шлюб зазначаються назва суду, яким постановлене дане рішення, його номер та дата.

4.4. На прохання громадянина України, який постійно або тимчасово проживає в країні перебування консула і має намір зареєструвати шлюб у відповідних органах цієї країни, консул за письмовою заявою цього громадянина вправі видати йому для пред'явлення в зазначені органи довідку про те, що він не перебуває у шлюбі, якщо такий шлюб реєструється з додержанням форми шлюбу, встановленої законом цієї країни, та якщо до шлюбу немає перешкод, передбачених законодавством України про шлюб та сім'ю.

Громадянам України, які проживають за кордоном, довідки про сімейний стан видаються на підставі:

- відомостей про сімейний стан, які є в дипломатичному представництві чи консульській установі України;

- відповідної інформації, витребуваної у разі потреби консулом через Міністерство закордонних справ України;

- пред'явленої від громадянина довідки, виданої компетентними органами країни перебування.

Громадянам України, які проживають в Україні, якщо законодавством країни перебування консула для реєстрації шлюбу вимагається консульська довідка про сімейний стан, такі довідки видаються на підставі:

- інформації, отриманої консулом з Міністерства закордонних справ України в результаті проведення відповідної перевірки в компетентних органах України, або

- довідки про сімейний стан, виданої компетентними органами України.

Відповідно до вказаного порядку консул має право також видавати довідки про сімейний стан громадянам України, які проживають за кордоном, для реєстрації шлюбу в дипломатичних представництвах або консульських установах України, або на території іншої держави.

4.5. Для реєстрації шлюбу в Україні консул має право видати громадянину України, який проживає за кордоном, довідку про сімейний стан на підставі:

- відомостей про сімейний стан, які є в дипломатичному представництві чи консульській установі України, та

- довідки про сімейний стан, виданої компетентними органами країни перебування.

Якщо громадянин раніше перебував у шлюбі, то консул повинен попередити його про те, що разом з довідкою про сімейний стан він повинен подати до органу реєстрації актів громадянського стану України також документ, що підтверджує припинення попереднього шлюбу (свідоцтво або рішення суду про розірвання шлюбу, свідоцтво про смерть другого з подружжя чи інші документи, що підтверджують припинення попереднього шлюбу, які передбачені законодавством іноземної держави). Документ, що підтверджує припинення шлюбу, виданий компетентними органами іноземної держави, має бути засвідчений у встановленому законодавством порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Зазначений порядок видачі довідок застосовується також при реєстрації шлюбу в дипломатичних представництвах чи консульських установах України між громадянами України, які перебувають за кордоном.

4.6. Після належного оформлення довідка про сімейний стан підписується консулом та скріплюється печаткою.

4.7. У консульській установі чи дипломатичному представництві обов'язково ведеться журнал обліку виданих довідок про сімейний стан.

4.8. Після прийняття заяви про реєстрацію шлюбу консул повинен ознайомити осіб, які вступають у шлюб, з умовами і порядком реєстрації шлюбу та переконатися, що ці особи взаємно обізнані зі станом здоров'я, сімейним станом одна одної, а також роз'яснити їм права та обов'язки як майбутньому подружжю і батькам та попередити про відповідальність за приховування перешкод до вступу в шлюб.

Заява про реєстрацію шлюбу реєструється у спеціальному журналі із зазначенням прізвища, імені та по батькові осіб, які вступають у шлюб, дати прийняття заяви, дати, призначеної для реєстрації шлюбу, та дати реєстрації шлюбу й номера актового запису.

4.9. Реєстрація шлюбу відбувається після спливу одного місяця від дня подання заяви особами, які бажають укласти шлюб.

У виняткових випадках, на підставі спільної заяви осіб, які бажають вступити в шлюб, та документів, які підтверджують наявність поважної причини, консул може скоротити місячний строк, про що робиться відмітка в журналі обліку заяв про реєстрацію шлюбу.

4.10. Якщо консул до реєстрації шлюбу отримає письмову інформацію про наявність передбачених законодавством перешкод до укладення шлюбу, то консул відкладає реєстрацію та пропонує заявникові, який надав таку інформацію, представити в термін не більш як три місяці відповідні докази, які підтверджують наявність цих перешкод. Рішення про таке відкладення реєстрації шлюбу може бути оскаржене в судовому порядку.

На прохання зацікавлених осіб або зі своєї ініціативи консул сам може робити необхідну перевірку. Консул повідомляє осіб, які подали заяву про реєстрацію шлюбу, про відстрочку реєстрації шлюбу. За наявності передбачених законодавством перешкод для реєстрації шлюбу консул відмовляє в його реєстрації і видає письмове роз'яснення. Якщо відомості про такі перешкоди не дістануть підтвердження, шлюб реєструється на загальних підставах.

4.11. Реєстрація шлюбу за довіреністю або через представника не дозволяється. Присутність нареченої та нареченого в момент реєстрації їхнього шлюбу є обов'язковою.

За погодженням з особами, які бажають укласти шлюб, консул призначає день і час реєстрації шлюбу з додержанням вимог, передбачених статтею 32 Сімейного кодексу України.

4.12. Якщо громадяни, які бажають укласти шлюб, не можуть з'явитись з поважних причин до консула в установлений їм день, то строк реєстрації шлюбу на їх письмове прохання переноситься на інший день згідно з їх бажанням. Про це робиться відмітка на заяві та в журналі обліку заяв.

У цих випадках строк перенесення реєстрації шлюбу не може перевищувати одного року з дня подання заяви.

4.13. Якщо особи, які подали заяву, не з'явилися до консульської установи протягом тримісячного строку з дня її подання і не повідомили причину неявки, то заява втрачає чинність.

4.14. Реєстрація шлюбу та видача подружжю свідоцтва про шлюб провадиться у приміщенні консульської установи в присутності осіб, які укладають шлюб.

4.15. За заявою наречених реєстрація шлюбу в урочистій обстановці може бути проведена в іншому місці.

За заявою наречених реєстрація шлюбу може відбутися за місцем їхнього проживання, за місцем надання стаціонарної медичної допомоги або в іншому місці, якщо вони не можуть з поважних причин прибути до консульської установи.

У цих випадках наявність поважної причини повинна бути підтверджена документально.

Про реєстрацію шлюбу в лікарні, удома або в іншому відповідному місці, а також про документ, що підтверджує наявність поважної причини, зазначається в графі "Для відміток".

4.16. Наречені мають право обрати прізвище одного з них як спільне прізвище подружжя або надалі іменуватись дошлюбними прізвищами, або приєднати до свого прізвища прізвище другого з подружжя.

Якщо обоє з подружжя бажають мати подвійне прізвище, то за їх спільною заявою визначається, з якого прізвища буде починатися обране ними прізвище, про що робиться відповідна відмітка у графі "Для відміток".

Складання більше двох прізвищ не допускається, якщо інше не випливає із звичаю національної меншини, до якої належить наречена і (або) наречений.

Якщо на момент реєстрації шлюбу прізвище нареченої (нареченого) вже є подвійним, вона (він) має право замінити одну з частин свого прізвища на прізвище другого, про що вказується у відповідній заяві про реєстрацію шлюбу та проставляється відповідна відмітка у графі "Для відміток".

4.17. У паспортних документах осіб, які зареєстрували шлюб, провадиться запис про реєстрацію шлюбу із зазначенням прізвища, імені, по батькові та року народження другого з подружжя, місця та дати реєстрації шлюбу.

Якщо громадянин України при реєстрації шлюбу змінив прізвище, то на першій сторінці паспортного документа проставляється штамп про те, що він підлягає обміну в місячний строк у зв'язку зі зміною прізвища при вступі в шлюб.

4.18. Після реєстрації шлюбу в реєстраційних картках з обліку громадян України, які перебувають за кордоном, робиться відмітка "Шлюб зареєстрований "____" ____________20___року, актовий запис N ___".

4.19. Консул зобов'язаний повідомити районні (міські) військові комісаріати про зміну військовозобов'язаними і призовниками прізвища у зв'язку з реєстрацією шлюбу (додаток 15).

5.1. Консул має право зареєструвати розірвання шлюбу між громадянами України, якщо хоча б один з них постійно проживає за межами України, у таких випадках:

- за спільною письмовою заявою подружжя, яке не має неповнолітніх дітей;

- за заявою одного з подружжя, якщо другий із подружжя:

визнаний у встановленому законом порядку безвісно відсутнім;

визнаний у встановленому законом порядку недієздатним;

засуджений за вчинення злочину до позбавлення волі на строк не менше трьох років;

- на підставі рішення суду про розірвання шлюбу.

5.2. Шлюб уважається припиненим у день винесення консулом відповідної постанови про розірвання шлюбу, а в разі розірвання шлюбу судом - у день набрання чинності рішенням суду про розірвання шлюбу.

5.3. Реєстрація розірвання шлюбу може провадитись незалежно від строку, що минув після набрання чинності рішенням суду про розірвання шлюбу або винесення постанови про розірвання шлюбу.

5.4. Реєстрація розірвання шлюбу на підставі рішення суду України провадиться консулом лише за умови, що шлюб, який розривається, був укладений в органах реєстрації актів цивільного стану України. До консульської установи або дипломатичного представництва подається заява подружжя або одного з них, що проживають за кордоном, які розірвали шлюб у судовому порядку в Україні і не зареєстрували розірвання шлюбу в органах реєстрації актів цивільного стану на території України (додаток 16).

5.5. Реєстрація розірвання шлюбу провадиться при пред'явленні оригіналу рішення суду (витягу з рішення суду) України про розірвання шлюбу, що набрало чинності, документа про сплату встановленої судом суми державного мита, а також паспортного документа, документа про сплату консульського збору.

Якщо один з подружжя, що розриває шлюб, звільнений від сплати державного мита, то реєстрація розірвання шлюбу і видача йому свідоцтва провадиться незалежно від сплати державного мита другим з подружжя.

5.6. При одержанні заяви про реєстрацію розірвання шлюбу та реєстрації її в спеціальному журналі консул одночасно з'ясовує, чи не було зареєстровано розлучення в іншій (даній) консульській установі раніше або у відділі реєстрації актів цивільного стану в Україні за заявою другого з подружжя.

У зв'язку з цим консул не пізніше тижневого строку надсилає до Міністерства закордонних справ України запит про наявність в актовому записі про шлюб відмітки про вже проведену реєстрацію розірвання шлюбу. Тому з подружжя, який подав заяву, роз'яснюється, що розірвання шлюбу буде зареєстровано після одержання відповіді з відділу реєстрації актів цивільного стану України за місцем зберігання актового запису про шлюб.

5.7. Консул, який одержав через Міністерство закордонних справ України повідомлення від відділу реєстрації актів цивільного стану про відсутність відмітки про розірвання шлюбу, у десятиденний термін запрошує заявника для реєстрації розірвання шлюбу і в його присутності реєструє розірвання шлюбу.

5.8. Якщо консулу стало відомо, що другий з подружжя вже зареєстрував розірвання шлюбу, то заяву, копію паспортного документа разом з оригіналом рішення суду (витягом з рішення суду) України, квитанцією про сплату державного мита та повідомленням встановленої форми надсилає через Міністерство закордонних справ України до відділу реєстрації актів цивільного стану України за місцезнаходженням актового запису про розірвання шлюбу для доповнення його відсутніми відомостями (додаток 17).

5.9. Відділ реєстрації актів цивільного стану, який одержав такі матеріали, зобов'язаний у десятиденний строк доповнити актовий запис про розлучення і надіслати через Міністерство закордонних справ України до дипломатичного представництва чи консульської установи за місцем проживання заявника для вручення йому свідоцтво про розірвання шлюбу, зазначивши в ньому ту саму дату розірвання шлюбу, що й першому з подружжя.

5.10. Той з подружжя, який бажає, щоб йому було присвоєне дошлюбне прізвище, повинен заявити про це письмово консулу при поданні заяви про реєстрацію розірвання шлюбу. Про присвоєння одному з подружжя дошлюбного прізвища консул уносить відповідний запис у паспортний документ заявника та у відповідну графу актового запису про розірвання шлюбу.

5.11. Якщо розірвання шлюбу реєструється одним з подружжя на підставі рішення суду України, то при складанні актового запису в нього вносяться всі необхідні відомості, що стосуються цієї особи. Щодо другого з подружжя зазначаються лише прізвище до розірвання шлюбу, ім'я, по батькові і сума державного мита, яку він має сплатити відповідно до рішення суду України.

У цьому разі в свідоцтві про розірвання шлюбу зазначається прізвище, присвоєне після розірвання шлюбу лише тому з подружжя, який зареєстрував розлучення.

5.12. Якщо реєстрація розірвання шлюбу була вже проведена в даній консульській установі, у разі звернення другого з подружжя актовий запис про розірвання шлюбу доповнюється відомостями, яких не вистачає, і тому з подружжя, що звернувся, видається свідоцтво про розірвання шлюбу. При цьому дата реєстрації розірвання шлюбу у свідоцтві вказується та, що й першому з подружжя, тобто дата складання актового запису.

5.13. Якщо один з подружжя визнаний в установленому порядку безвісно відсутнім, недієздатним унаслідок душевної хвороби чи недоумства, засудженим за вчинення злочину до позбавлення волі на строк не менше трьох років, то реєстрація розірвання шлюбу провадиться за місцем проживання другого з подружжя на підставі постанови консула.

У цьому разі до заяви про розірвання шлюбу (додаток 18) заявник додає свідоцтво про укладення шлюбу, копію або виписку з рішення суду України про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім або недієздатним унаслідок душевної хвороби чи недоумства, а також копію або виписку з вироку суду України про засудження його до позбавлення волі на строк не менше трьох років. На підставі пред'явлених документів консулом складається відповідна постанова та реєструється розірвання шлюбу (додаток 19).

5.14. При складанні актового запису про розірвання шлюбу відомості щодо відсутнього з подружжя зазначаються лише до розірвання шлюбу у графах "Прізвище", "Ім'я" та "По батькові".

Відсутні відомості надалі можуть бути доповнені за заявою особи після її звільнення з виправно-трудової установи на підставі паспорта або паспортного документа.

Про проведену реєстрацію розірвання шлюбу в десятиденний термін повідомляється засуджений або опікун недієздатного (додаток 20).

5.15. Реєстрація розірвання шлюбу, за взаємною згодою подружжя, у випадку, передбаченому статтею 106 Сімейного кодексу України, провадиться в консульській установі України за місцем проживання подружжя або одного з них на підставі їх спільної письмової заяви, у якій повинно бути зазначено про відсутність у подружжя спільних неповнолітніх дітей (додаток 21).

Реєстрація розірвання шлюбу та видача подружжю свідоцтва про розірвання шлюбу провадиться на підставі постанови про розірвання шлюбу (додаток 22), що виноситься консулом після спливу одного місяця від дня подання подружжям такої заяви, якщо вона не була відкликана.

Шлюб розривається незалежно від наявності між подружжям майнового спору.

5.16. Консул, який прийняв заяву, призначає дату реєстрації розірвання шлюбу, про що робить відмітку на заяві та повідомляє про це подружжя.

5.17. До заяви про розірвання шлюбу обов'язково додається свідоцтво про шлюб, а в разі його відсутності для підтвердження проведеної реєстрації шлюбу витребується повторне.

5.18. Реєстрація розірвання шлюбу на підставі постанови про розірвання шлюбу за взаємною заявою подружжя передбачає особисту присутність подружжя або одного з них.

5.19. Якщо той з подружжя, який буде відсутній при реєстрації розірвання шлюбу, бажає після розлучення повернути своє дошлюбне прізвище, то він повинен указати про це в заяві про розірвання шлюбу. Аналогічний запис провадиться консулом і в постанові про розірвання шлюбу.

5.20. У паспортному документі громадянина України консул робить відмітку (проставляє штамп) про реєстрацію розірвання шлюбу, де зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, з якою припинено шлюб, місце і час реєстрації розірвання шлюбу.

Якщо особа, у паспортному документі якої робиться відмітка про розірвання шлюбу, змінила прізвище на дошлюбне, то одночасно вказується, що у зв'язку зі зміною прізвища паспорт підлягає обміну в місячний строк.

Якщо реєстрація розірвання шлюбу була проведена за відсутності одного з подружжя, то відмітка про розлучення в його паспортному документі робиться при врученні йому свідоцтва про розірвання шлюбу.

5.21. Консул, який склав постанову або отримав рішення суду про розірвання шлюбу та на підставі одного з цих документів зареєстрував розірвання шлюбу, повинен у місячний термін через Міністерство закордонних справ України надіслати повідомлення про розірвання шлюбу до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням актового запису про шлюб (додаток 23).

Консул, який отримав таке повідомлення, в разі якщо реєстрація розірвання шлюбу була проведена в тій самій консульській установі, де й реєстрація шлюбу, на лицьовому боці актового запису про шлюб робить відмітку про розірвання шлюбу, зазначивши, коли та ким зареєстровано розірвання шлюбу, номер актового запису.

У разі проведення реєстрації розірвання шлюбу не в день винесення відповідної постанови до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням актового запису про шлюб спочатку надсилається повідомлення про припинення шлюбу (додаток 24), а потім - про проведення відповідної реєстрації.

5.22. Консул зобов'язаний повідомити районні (міські) військові комісаріати про зміну військовозобов'язаними і призовниками прізвища у зв'язку з реєстрацією розірвання шлюбу (додаток 15).

6.1. Реєстрація зміни імені громадянами України, які постійно проживають за кордоном, провадиться консулом за їх заявою.

Ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається з прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить.

6.2. Зміна прізвища та імені фізичними особами, які є громадянами України, дозволяється після досягнення ними 16-річного віку.

Реєстрація зміни імені за дорученням або через представника не допускається.

Фізична особа, яка досягла чотирнадцяти років, має право за згодою батьків або одного з батьків, з ким вона проживає, чи піклувальника змінити своє прізвище та ім'я.

По батькові фізичної особи може бути змінено в разі зміни її батьком свого власного імені.

У разі якщо батько змінив своє ім'я, по батькові дитини, яка досягла чотирнадцяти років, змінюється за її згодою.

Актовий запис про зміну імені не складається:

- у разі зміни прізвища обома батьками змінюється прізвище дитини, яка не досягла семи років;

- у разі зміни прізвища обома батьками прізвище дитини, яка досягла семи років, змінюється за її згодою;

- у разі зміни прізвища одного з батьків прізвище дитини може бути змінене за згодою обох батьків та за згодою дитини, яка досягла семи років.

6.3. Заяву про зміну імені за затвердженою формою громадянин України, який постійно проживає за кордоном, подає до дипломатичного представництва або консульської установи України в країні перебування (додаток 25).

Якщо заявник під час подання заяви вказує, що він перебуває під слідством, судом або має судимість, не погашену та не зняту в установленому законом порядку, то консул повинен відмовити у прийнятті заяви та одночасно дати роз'яснення, що відповідно до чинного законодавства у таких випадках зміна імені не допускається.

6.4. Відмова у зміні імені або в прийнятті заяви про зміну імені може бути оскаржена в установленому порядку.

6.5. До заяви про зміну імені додаються:

а) свідоцтво про народження заявника;

б) свідоцтва про шлюб (якщо заявник перебуває у шлюбі) або свідоцтво про розірвання шлюбу (якщо шлюб розірвано);

в) свідоцтво про народження неповнолітніх дітей;

г) документ, що підтверджує зміну власного імені батька;

ґ) фотокартка.

6.6. При поданні клопотання про зміну імені заявник пред'являє паспортний документ.

У заяві зазначається, яке прізвище хоче змінити заявник:

- родове;

- спільне з другим з подружжя;

- дошлюбне або інше.

При прийнятті заяви консул звіряє вказані у заяві відомості з документами заявника, роз'яснює заявникові наслідки, пов'язані зі зміною імені, зокрема необхідність обміну документів, а також попереджує про адміністративну відповідальність за повідомлення неправдивих відомостей.

6.7. Розгляд клопотань про зміну імені провадиться лише при наявності в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану актових записів про народження, шлюб, розірвання шлюбу (якщо заявник перебуває у шлюбі або розірвав шлюб), які через Міністерство закордонних справ України в обов'язковому порядку витребуються консулом та долучаються до справи.

Якщо вищезазначені актові записи втрачені, клопотання може бути розглянуто лише після їх поновлення в установленому порядку.

У цих випадках консул роз'яснює заявникові порядок поновлення втраченого запису та одночасно дає роз'яснення про право заявника звернутись з клопотанням про зміну імені після поновлення втраченого запису.

6.8. При потребі консул може витребувати від заявника та відповідних установ, які розташовані на території України, через Міністерство закордонних справ України додаткові документи, необхідні для вирішення питання по суті та перевірки відомостей, викладених заявником. Факти, указані в заяві, а також документи, які викликають сумніви в їх достовірності, підлягають перевірці шляхом надсилання через Міністерство закордонних справ України запитів у відповідні установи та організації, які розташовані на території України та за кордоном.

6.9. Для встановлення особи заявника та запобігання можливості використання зміни імені з метою ухилення від слідства, суду, виплати аліментів та з іншою незаконною метою консул зобов'язаний через Міністерство закордонних справ України надіслати зібраний матеріал про зміну імені для перевірки до органів внутрішніх справ за останнім місцем проживання заявника в Україні, який подав клопотання про зміну імені.

6.10. Органи внутрішніх справ безкоштовно провадять відповідну перевірку і через Міністерство закордонних справ України повертають у дипломатичне представництво або консульську установу України всі надіслані ним матеріали з висновком про можливість зміни імені заявника або відмову в цьому.

Якщо у висновку внутрішніх справ буде вказано або консулу на підставі облікових даних стане відомо, що заявник на час подання клопотання про зміну імені перебуває під слідством чи судом або в нього є судимість, не погашена і не знята судом в установленому законом порядку, про що заявник не повідомив у клопотанні, то консул повинен відмовити у зміні імені.

6.11. У разі відмови в зміні імені консул складає висновок за затвердженою формою (додаток 26), у якому вказує причини про неможливість зміни імені. Висновок підписується консулом, скріплюється печаткою дипломатичного представництва або консульської установи України.

6.12. У разі задоволення клопотання консул у письмовій формі повідомляє про це заявника та роз'яснює йому, що в тримісячний термін необхідно зареєструвати зміну імені в дипломатичному представництві або консульській установі. Консул також роз'яснює, що в разі порушення цього терміну без поважних причин дозвіл на зміну імені втрачає силу (додаток 27).

У разі порушення заявником тримісячного терміну реєстрації зміни імені з поважних причин (хвороба, відрядження тощо), підтверджених документально, термін реєстрації може бути продовжений консулом на строк до одного року з дня надсилання повідомлення заявнику.

6.13. Реєстрація зміни імені провадиться у дипломатичному представництві чи консульській установі, де прийнято клопотання, після сплати консульського збору.

6.14. Після реєстрації зміни імені на першій сторінці паспортного документа громадянина України консул робить відмітку (проставляє штамп) про те, що паспорт у зв'язку зі зміною імені підлягає обміну протягом місячного строку.

6.15. Консул, який зареєстрував зміну імені, у десятиденний термін надсилає повідомлення про це до відділів реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням відповідних актових записів цивільного стану для внесення в них необхідних змін у зв'язку зі зміною імені заявника та про надсилання нового свідоцтва (додаток 28).

6.16. Відділ реєстрації актів цивільного стану на підставі повідомлення дипломатичного представництва чи консульської установи України за кордоном уносить необхідні виправлення до актових записів і через Міністерство закордонних справ України надсилає нові свідоцтва про народження, шлюб (якщо заявник перебуває у шлюбі), народження неповнолітніх дітей для вручення заявнику.

Зміни щодо даних про батьків в актових записах про народження повнолітніх дітей заявника вносяться в разі їх письмового клопотання про це.

6.17. Раніше видані свідоцтва вилучаються і знищуються в порядку, передбаченому Інструкцією щодо правил забезпечення бланками свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану Міністерства закордонних справ України для їх подальшого передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України, порядку їх обліку, зберігання та витрачання.

6.18. Клопотання про зміну імені повинно бути розглянуто в тримісячний термін з дня подачі заявником клопотання. Перебіг терміну обчислюється з дня подання заявником клопотання до консульської установи або дипломатичного представництва України до дня отримання повідомлення консула про результати розгляду клопотання.

В окремих випадках з дозволу Міністерства закордонних справ України цей термін може бути продовжений до шести місяців.

У разі потреби поновлення втраченого актового запису вказаний термін зупиняється.

6.19. Матеріали щодо зміни імені, у тому числі документи, які є підставою для зміни, а також висновки в разі відмови у зміні імені один раз на рік надсилаються на зберігання до відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції через Міністерство закордонних справ України.

7.1. Після складання актового запису цивільного стану заявнику видається відповідне свідоцтво встановленого зразка.

7.2. Свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану заповнюються державною мовою друкарським способом. Виправлення або підчищення, а також скорочення окремих слів не допускаються.

7.3. Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі актового запису цивільного стану, повинні повністю відповідати даним, зазначеним в актовому записі цивільного стану. Уносити до свідоцтва додаткові записи забороняється.

7.4. У графі свідоцтва "Місце реєстрації" зазначаються найменування консульської установи, яка вчинила реєстрацію акта цивільного стану, та її місцезнаходження.

7.5. Якщо окремі графи в актових записах актів цивільного стану не заповнені, то відповідні графи свідоцтв прокреслюються.

7.6. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану видаються консулом на підставі актових записів цивільного стану, які містяться у даній консульській установі чи дипломатичному представництві, за заявами громадян, щодо яких складено запис (додатки 29-35).

На свідоцтвах, що видаються повторно, а також на тих, які видаються після внесення до актових записів змін, доповнень та виправлень, проставляється штамп "повторне", якщо раніше первинне свідоцтво видавалось.

7.7. Із заявою про видачу повторного свідоцтва до консульських установ та дипломатичних представництв України також можуть звертатись громадяни, щодо яких складено актові записи цивільного стану компетентними органами реєстрації актів цивільного стану України, які перебувають у них на зберіганні.

7.8. У заяві про видачу повторного свідоцтва зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідно свідоцтво; коли і яким органом реєстрації актів цивільного стану чи консульською установою складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.

Повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану видаються в разі втрати або пошкодження виданих раніше.

Якщо витребується свідоцтво про народження, то додатково зазначаються прізвище, ім'я та по батькові батьків.

При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, імена, по батькові обох з подружжя.

7.9. Повторні свідоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторні свідоцтва про народження дітей можуть видаватись їх батькам і усиновителям.

7.10. Особі, позбавленій батьківських прав, повторні свідоцтва про народження дітей не видаються.

7.11. При видачі повторного свідоцтва про народження відомості про батьків дитини наводяться у повній відповідності до даних актового запису про народження.

7.12. Повторні свідоцтва про смерть видаються лише родичам померлої особи (дітям, у тому числі й усиновленим, другому з подружжя, братам і сестрам померлого, онукам, діду й бабі померлого як з боку батька, так і з боку матері), якщо родинні стосунки підтверджуються документально, про що зазначається на зворотному боці актового запису.

7.13. Після припинення шлюбу повторні свідоцтва про шлюб не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявника консул видає довідку із зазначенням прізвища, імені, по батькові осіб, які зареєстрували укладення шлюбу, їх прізвища після реєстрації шлюбу і дати реєстрації укладення і розірвання шлюбу. Довідка підписується консулом і скріплюється печаткою (додаток 36).

7.14. Громадянам, які звернулися до консула особисто, при наявності у даній консульській установі чи дипломатичному представництві відповідних актових записів, повторні свідоцтва повинні видаватись того самого дня після пред'явлення ними паспортних документів, що посвідчують особу заявника.

Свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану пересилаються тільки рекомендованими листами або дипломатичною поштою.

7.15. В актовому записі про реєстрацію акта цивільного стану, на підставі якого видано повторне свідоцтво, проставляються серія, номер та дата видачі повторного свідоцтва.

7.16. Повторні свідоцтва можуть видаватись громадянам за нотаріально засвідченою довіреністю.

7.17. Копії актових записів цивільного стану висилаються тільки на запити Міністерства юстиції України, відділів реєстрації актів цивільного стану України, суду, державного нотаріату, а також слідчих органів прокуратури, внутрішніх справ, Служби безпеки України та консульських установ України із зазначенням мети їх витребування відповідно до законодавства України.

7.18. Видача копій актових записів цивільного стану громадянам України, іноземцям та особам без громадянства забороняється.