На виконання статті 22 Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 13 серпня 2002 року N 700/2002 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення" та з метою забезпечення вимог законодавства щодо особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України

1. Затвердити Порядок організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства закордонних справ України (додається).

2. Установити, що керівництво МЗС України - Міністр закордонних справ та його заступники - здійснює прийом громадян двічі на місяць у перший та останній вівторок з 16-ї до 18-ї години за окремим графіком, що затверджується Міністром раз на квартал.

3. Загальному секретаріату узагальнювати дані особистого прийому і до 15-го числа наступного за кварталом місяця щокварталу інформувати першого заступника Міністра закордонних справ України - керівника апарату.

4. Розмістити інформацію щодо порядку та графіка особистого прийому громадян керівництвом МЗС України:

Управлінню консульської служби МЗС України - у приміщеннях для консульського прийому громадян;

Прес-службі МЗС України - на веб-сторінці МЗС України;

Загальному секретаріату МЗС України - повідомляти через довідкову службу МЗС України.

5. Загальному секретаріату довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів Міністерства закордонних справ України.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра закордонних справ України - керівника апарату.

1. Цей Порядок відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян Міністром закордонних справ України та його заступниками.

2. Особистий прийом громадян у Міністерстві закордонних справ України проводиться Міністром, першими заступниками Міністра та заступниками Міністра згідно із затвердженим графіком прийому громадян з питань, що належать до компетенції МЗС України.

3. Графік прийому громадян затверджується Міністром закордонних справ раз на квартал та вивішується в приміщеннях МЗС України в місцях, зручних для вільного огляду, та на офіційній веб-сторінці МЗС України в Інтернеті.

4. На особистий прийом до Міністра та його заступників проводиться попередній запис відповідальним працівником Загального секретаріату в установлений графіком день з 14.00 до 15.00 години. Дані подаються заявником особисто або згідно з вимогами Закону України "Про звернення громадян".

5. Відповідальна особа, яка здійснює запис громадян на особистий прийом під час попереднього запису:

- з'ясовує прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів дипломатичної служби України вже звертався громадянин і яке було прийнято рішення, вивчає документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень). Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються звернення;

- відповідно до запису на особистий прийом забезпечує добірку матеріалів з питання, що розглядатиметься (попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду);