З метою ефективної організації виконання постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2000 р. N 1306 "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України (додається).

2. Управлінню організації впровадження персоніфікованого обліку (Боніславський А.В.) та юридичному управлінню (Зарудний О.Б.) подати Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління - начальника управління організації впровадження персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України А.В. Боніславського.

1.1. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 N 1306 "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" цей Порядок регулює правила реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - страхові свідоцтва) як документів суворої звітності в органах Пенсійного фонду України та їх видачі застрахованим особам.

1.2. Порядок виготовлення, реєстрації та обліку страхових свідоцтв як документів суворої звітності на підприємстві, що їх виготовляє, регламентується чинним законодавством з питань виготовлення та обліку документів суворої звітності.

2.1. На підставі наказів начальників управлінь Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах призначаються особи, відповідальні за приймання, зберігання та передавання страхових свідоцтв.

Приймання, облік, зберігання та передавання страхових свідоцтв іншими службовими особами, крім відповідальних осіб, забороняється.

2.2. Страхові свідоцтва, що одержані відповідальною особою, але не передані за призначенням, зберігаються у захищених металевих шафах, які щоденно опечатуються.

3.1. Відповідальна особа управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах формує та передає комплекти страхових свідоцтв підприємствам, установам, організаціям та фізичним особам - страхувальникам (подавачам анкет застрахованих осіб) разом із відповідними супроводжувальними відомостями за формою згідно з додатком 1 та веде кількісний облік страхових свідоцтв.

3.2. Супроводжувальна відомість підлягає поверненню до відповідного управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах в 20-денний строк після її одержання.

3.3. Страхові свідоцтва, що не видані застрахованим особам через їх звільнення та з причини наявності помилок у страховому свідоцтві, повертаються до управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах разом із відповідною супроводжувальною відомістю (з помітками про не одержані страхові свідоцтва) та актом повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (додаток 2) (далі - акт повернення).

3.4. Записи в акті повернення свідоцтв повинні відповідати відміткам, зробленим страхувальником у супроводжувальній відомості.

3.5. Супроводжувальні відомості, що повернуті до управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах, комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах.

3.6. Страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам через їх звільнення, зберігаються у захищених металевих шафах разом з актом їх повернення та видаються застрахованій особі безпосередньо в управлінні Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах після їх звернення під розписку у відповідній графі акта повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

3.7. Помилкові страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам, знищуються з відповідним документуванням процедури знищення некоректних страхових свідоцтв.

3.8. Для проведення процедури знищення страхових свідоцтв та оформлення відповідного акта знищення в управлінні Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах створюється комісія та затверджується регламент її роботи.

3.9. Акти повернення, у яких є необхідні підтвердження про: а) одержання всіх повернутих страхових свідоцтв, що підлягали видачі застрахованим особам; б) знищення всіх помилкових страхових свідоцтв комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах.

4.1. Зазначені в пунктах 2.4 та 3.2 книги реєстрації обліковуються у номенклатурі справ, а по завершенні їх використання книги здаються в архів управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах.

4.2. Аркуші книг реєстрації мають бути пронумеровані, сама книга - прошнурована та скріплена відтиском мастичної печатки. У розділі 2 відповідно до додатків 1, 3 наведено перелік відомостей паперової бирки, якою приклеюються кінці шнурка з боку нижньої палітурки книги.