Відповідно до статті 21 Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" та з метою встановлення порядку організації роботи щодо забезпечення відділом реєстрації актів громадянського стану Київського міського управління юстиції бланками свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану Міністерства закордонних справ України для їх подальшого передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України

1. Затвердити Інструкцію щодо правил забезпечення бланками свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану Міністерства закордонних справ України для їх подальшого передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України, порядку їх обліку, зберігання та витрачання, що додається.

2. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Міністерства юстиції України В.В. Кунді надіслати зазначену Інструкцію Київському міському управлінню юстиції для подальшого застосування в роботі.

3. Начальнику Консульського управління Міністерства закордонних справ України В.А. Кирику довести вказану Інструкцію до відома дипломатичних представництв та консульських установ України та забезпечити її неухильне виконання.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції Б.С. Стичинського та заступника Міністра закордонних справ України О.О. Чалого.

1.1. Ця Інструкція розроблена на підставі Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану" та Положення про Міністерство юстиції України.

Інструкція установлює правила організації роботи щодо забезпечення відділом реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції бланками свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану Міністерства закордонних справ України для їх подальшого передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України, а також визначає порядок обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану.

1.2. При реєстрації актів цивільного стану дипломатичні представництва та консульські установи України видають свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені і усиновлення на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим згідно з вимогами чинного законодавства. Повторні свідоцтва видаються на таких самих бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

1.3. У актовому записі цивільного стану, на підставі якого видається відповідне свідоцтво (як первинне, так і повторне), зазначаються його серія та номер. При видаванні повторного свідоцтва вказується дата його видачі.

1.4. Свідоцтва заповнюються тільки друкарським способом.

1.5. Бланки свідоцтв повинні зберігатися в спеціально обладнаних приміщеннях у сейфах (металевих шафах), які в позаробочий час повинні бути опечатані, а приміщення - взяті під охорону.

Зберігання бланків свідоцтв повинно бути організовано таким чином, щоб унеможливити їх утрату або викрадення.

1.6. Бланки свідоцтв виготовляються друкарнею тільки за заявками Міністерства юстиції України.

2.1. При потребі дипломатичних представництв та консульських установ України у бланках свідоцтв Міністерство закордонних справ України надсилає письмове подання до Міністерства юстиції України, яке дає письмову вказівку відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції щодо видавання потрібної кількості відповідних бланків свідоцтв.

2.2. Відділ реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції видає представникові Департамента консульської служби Міністерства закордонних справ України бланки свідоцтв у кількості, зазначеній у листі Міністерства юстиції України.

2.3. Бланки свідоцтв видаються за довіреністю і видатковим документом, про що робиться запис у книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану (додаток 1).

2.4. Для засвідчення факту передавання бланків свідоцтв відділом реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції складається акт у трьох примірниках. В акті зазначаються дата й місце складання, прізвище, ім'я, по батькові посадових осіб, які видали та отримали бланки свідоцтв, від кого та на підставі яких супровідних документів їх видано та отримано, вид цих бланків свідоцтв, їхні серії та номери, загальна кількість виданих та отриманих бланків (цифрами й літерами), відповідність отриманих бланків супровідним документам. Акт скріплюється підписами осіб, що здійснили передавання та отримання і засвідчується печатками відповідних органів обох сторін. Перший примірник зазначеного акта передається Міністерству закордонних справ України, другий - залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції, а третій - у 5-денний строк надсилається Міністерству юстиції України (додаток 2).

2.5. При отриманні бланків свідоцтв комісія Департамента консульської служби Міністерства закордонних справ України для приймання та знищення бланків свідоцтв, яка створюється відповідно до наказу Міністерства закордонних справ України, в обов'язковому порядку перераховує та переглядає кожний бланк свідоцтва окремо та про наслідки їх прийняття на чистому аркуші паперу формату А-4 складає акт у двох примірниках, один з яких у п'ятиденний термін з дня прийняття бланків свідоцтв надсилає відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції, а другий залишає у себе (додаток 3).

2.6. У разі нестачі або виявлення дефектних бланків свідоцтв (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, наявність дубльованих номерів тощо), невідповідності серій і номерів бланків супровідним документам та накладній відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції вищезазначеною комісією Міністерства закордонних справ України складається акт у трьох примірниках, який завіряється гербовою печаткою. Перший примірник з дефектними бланками надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції, другий - до Міністерства юстиції України, а третій залишається у Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України.

2.7. За фактами виявлення нестачі або дефектів бланків свідоцтв відділ реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції складає претензії у трьох примірниках. Перший примірник разом з документами, що підтверджують нестачу чи дефекти, надсилається до друкарні, другий - до Міністерства юстиції України до відома, а третій залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції. Про результати розгляду претензії повідомляється також Міністерство юстиції України.

2.8 Дипломатичні представництва та консульські установи України забезпечуються бланками свідоцтв Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України з розрахунку не більше річної потреби.

2.9. Про одержання бланків свідоцтв дипломатичні представництва та консульські установи України не пізніше п'яти діб надсилають підтвердження Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

2.10. Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України щорічно, після проведення відповідних підрахунків, подає до відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції заявку щодо кількості відповідних видів бланків свідоцтв, необхідних для забезпечення дипломатичних представництв та консульських установ України.

2.11. Пересилка записів актів цивільного стану та свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану провадиться дипломатичною поштою.

3.1. Одержані бланки свідоцтв у той самий день на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

3.2. Для обліку надходження й витрачання бланків свідоцтв ведуться:

3.2.1. У Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України:

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв (додаток 1);

- книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв (додаток 4).

3.2.2. У дипломатичних представництвах та консульських установах України:

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені та усиновлення (додатки 5, 6);

- книги обліку отриманих свідоцтв, які виписані відділами реєстрації актів цивільного стану України для вручення громадянам (додаток 7).

3.3. Усі книги обліку бланків свідоцтв повинні мати заголовні та титульні аркуші, бути прошнурованими, а їхні аркуші - пронумерованими. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішньому боці обкладинки робиться відмітка, яка засвідчується підписом начальника Консульського управління (консула) й печаткою.

3.4. Книги мають заповнюватися чорнилом або кульковою ручкою, чітким розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поруч чітким почерком.

Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено й засвідчено печаткою.

3.5. Книги обліку бланків свідоцтв після їх закінчення надсилаються до Департамента консульської служби Міністерства закордонних справ України і підлягають постійному зберіганню.

3.6. Книгами обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерті, шлюб, розірвання шлюбу, зміни імені, усиновлення, а також книгами обліку отриманих свідоцтв, які виписані відділами реєстрації актів цивільного стану України для вручення громадянам дипломатичні представництва та консульські установи України забезпечуються Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України (додатки 5, 6).

4.1. Відділ реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції звітує про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції України один раз на рік не пізніше 1 лютого наступного за звітним року.

4.2. Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України, що отримав від відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції бланки свідоцтв, не пізніше 15 січня наступного за звітним року надсилає зазначеному відділу звіт про витрачання одержаних бланків свідоцтв (додаток 8).

Реєстри бланків свідоцтв, виданих дипломатичними представництвами та консульськими установами України (додаток 9), надсилаються Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України до вказаного відділу не пізніше 1 березня наступного за звітним року.

4.3. Дипломатичні представництва та консульські установи України звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України раз на рік не пізніше 10 числа наступного за звітним періодом року (додаток 8).

4.4. У кінці звітного періоду в книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв (додаток 1), у книгах обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, усиновлення та книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв раз на півроку підраховуються та зазначаються залишки бланків свідоцтв (додатки 4, 5, 6), а також указуються відомості щодо використаних бланків свідоцтв (загальна кількість, у тому числі виданих уперше, повторно, зіпсованих при заповненні, викрадених чи загублених).

4.5. Звіти про витрачання бланків свідоцтв завіряються печаткою Міністерства закордонних справ України або дипломатичного представництва та консульської установи України.

5.1. Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв, а також свідоцтва, здані для обміну у зв'язку із внесенням змін, виправлень та доповнень в актові записи у дипломатичних представництвах та консульських установах України, знищуються один раз на рік, про що складається акт в двох примірниках (додаток 10).

На першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв проти кожного вказаного в ньому свідоцтва наклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія й номер. Перший примірник акта, разом з річним звітом про використання бланків свідоцтв, передається через Міністерство закордонних справ України відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції, яким були видані свідоцтва, а другий (без вирізаних номерів) залишається у відповідному дипломатичному представництві або консульській установі України.

Акт про знищення бланків свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану засвідчується підписом консула й печаткою дипломатичного представництва чи консульської установи України (додаток 10).

5.2. По закінченні року підлягають знищенню також повторні свідоцтва, виписані відділами реєстрації актів цивільного стану України й не одержані громадянами впродовж року.

У книзі обліку отриманих свідоцтв, які виписані відділами реєстрації актів цивільного стану України для вручення громадянам, робиться відмітка про знищення певного свідоцтва, яка містить в собі номер та дату складання акта про знищення бланків свідоцтв (додаток 7).

5.3. Знищення та складання акта про це провадиться комісією дипломатичного представництва чи консульської установи України, створеною для приймання бланків.

5.4. Знищення свідоцтв з вирізаними серіями та номерами здійснюється шляхом їх спалення, про що зазначається в акті.

6.1. Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також у їхній присутності - посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність.

6.2. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв є:

6.2.1. У Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України згідно з наказом Міністерства закордонних справ України - посадова особа Консульського управління Міністерства закордонних справ України, на яку покладено цей обов'язок.

6.2.2. У дипломатичних представництвах та консульських установах України - консул.

6.3. На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки (додаток 11).

6.4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації згідно з актом в обов'язковому порядку провадиться:

6.4.1. У Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України - у присутності членів комісії Департамента консульської служби Міністерства закордонних справ України для приймання та знищення бланків свідоцтв.

6.4.2. У дипломатичних представництвах та консульських установах України - у присутності членів комісії для приймання та знищення бланків свідоцтв, створеної відповідно до розпорядження керівника дипломатичного представництва або консульської установи України.

6.5. По закінченні приймання-передавання бланків посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв, що звільняється, зобов'язана проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності про них та відповідальність за їх належне зберігання.

6.6. У Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України ведеться облік посадових осіб, які несуть персональну відповідальність за роботу із бланками свідоцтв за кожним дипломатичним представництвом та консульською установою України.

7.1. За кожним випадком крадіжки або втрати бланків свідоцтв дипломатичне представництво або консульська установа України, в якій це сталося, у 5-денний термін після виявлення інформує Міністерство закордонних справ України для прийняття відповідних заходів.

Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України у триденний строк повідомляє відділ реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції про факт викрадення або загублення бланків свідоцтв, зазначивши дату та обставини викрадення або втрати, вид, кількість, серію та номери викрадених бланків свідоцтв, та одночасно інформує про вжиті заходи щодо розшуку викрадених бланків свідоцтв.

Відділ реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції письмово повідомляє в триденний строк про цей факт Міністерство юстиції України.

7.2. За кожним випадком загублення або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжито всіх потрібних заходів до забезпечення їх належного зберігання.

7.3. За недбале ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх зберігання, а також значну кількість зіпсованих бланків свідоцтв відповідальна за це особа несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

7.4. У разі потреби щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали повинні бути передані до слідчих органів.

7.5. При проведенні перевірок роботи дипломатичних представництв та консульських установ України в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку, зберігання й витрачання бланків свідоцтв.