Відповідно до Закону "Про Національний архівний фонд і архівні установи", п. 34 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000, та з метою забезпечення схоронності архівних документів як складової частини вітчизняної історико-культурної спадщини

1. Затвердити Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ (додається).

2. Скасувати наказ Головархіву від 06.12.94 N 47 "Про затвердження примірної інструкції щодо режиму допуску в приміщення державних архівних установ".

3. Покласти на керівників державних архівних установ відповідальність за дотримання вимог Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ.

4. Покласти контроль за виконанням цього наказу на заступника Голови Державного комітету Г.В.Боряка.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000, Порядку користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України, зареєстрованого Мін'юстом 5 квітня 2001 р. за N 313/5504.

1.2. Порядок установлює основні вимоги щодо організації та оформлення доступу громадян та юридичних осіб до приміщень і на територію архівних державних установ (далі - архівів).

1.3. На підставі цього Порядку державні архівні установи можуть здійснювати розробку нормативних актів, що регламентують порядок доступу до архівів з урахуванням особливостей розміщення своїх фондів та режиму роботи.

2.1. Доступ до приміщень державної архівної установи здійснюється за відповідними документами.

2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).

2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архіву, є:

- членський квиток - для членів Спілки архівістів України;

- перепустка до читального залу (додаток 1) - для користувачів документів, які працюють у читальному залі;

- разова перепустка (додаток 2) - для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.

2.4. Відвідувачі державних архівних установ при вході до архіву зобов'язані показати черговому на посту охорони відповідний документ, що дає право на вхід.

2.5. Представники органів законодавчої, виконавчої і судової влади мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями.

2.6. Оформлення перепустки до читального залу здійснює співробітник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню співробітникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення терміну її дії.

2.7. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або співробітник відповідного структурного підрозділу архіву. Перелік співробітників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом директора архіву. Оформлення разової перепустки здійснює черговий на посту охорони.

2.8. Разова перепустка для групи осіб оформлюється на керівника групи із зазначенням кількості відвідувачів.

2.9. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, здається відвідувачем або керівником групи на пост охорони при виході з архіву.

2.10. В окремих випадках дозволяється відвідування приміщень архіву без оформлення разової перепустки. У цьому разі відвідувачів реєструють в книзі обліку відвідувачів після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Книга обліку відвідувачів архіву (додаток 3) ведеться на посту охорони.

2.11. Члени експертно-перевірних комісій і методичних рад (методичних комісій) архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директором архіву або його заступником, після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.

2.12. Громадяни іноземних держав допускаються до приміщень архіву на загальних підставах.

2.13. Кур'єри з поштою допускаються до приміщень архіву за службовими посвідченнями.

2.14. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у п. 2.3, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.

2.15. Вхід до приміщень архіву заборонений у таких випадках:

- за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;

- при неправильному оформленні перепустки, її невідповідності встановленим зразкам;

- при невідповідності підписів на перепустці зразкам.

2.16. Вхід до приміщень архіву відвідувачів з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками заборонений.

2.17. Унесення до приміщень архіву фотоапаратів, кінокамер, розмножувальних апаратів і т. п. без погодження з директором архіву заборонене.

2.18. Користувачі документів, які працюють в читальному залі, мають право за погодженням із керівництвом архіву вносити власні технічні засоби (сканери, фотоапарати, цифрові та портативні копіювальні апарати, відеокамери) для виготовлення копій документів.

2.19. Адміністрація архівної установи зобов'язана створити умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.

3.1. Виносити (вивозити) документи (архівні й службові) та їх копії, друковані видання дозволяється на підставі перепустки на винос (вивіз) документів (додаток 4). Перепустка оформлюється в двох примірниках. Один з них залишається в архіві, а другий видається особі, яка виносить (вивозить) документи. Оформлення перепустки здійснює співробітник архіву, відповідальний за роботу читального залу. При виході перепустка пред'являється черговому на посту охорони.

3.2. На друковані видання, що не мають штампа архіву, перепустка не оформлюється.

3.3. Черговий на посту охорони зобов'язаний перевірити вантаж та транспортний засіб на відповідність супроводжувальним документам з метою запобігання несанкціонованому вивезенню документів.

3.4. На посту охорони ведеться книга обліку перепусток на винос (вивіз) документів і матеріальних цінностей (додаток 5), що має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.

4.1. Документом, що дає право на в'їзд (виїзд) на територію архіву транспорту з вантажем (за вантажем), є перепустка на винос (вивіз) документів або матеріальних цінностей.

4.2. В'їзд (виїзд) транспорту в святкові та вихідні дні дозволяється на підставі наказу або письмового розпорядження директора архіву.

4.3. У разі стихійного лиха, пожежі, аварії, іншої надзвичайної ситуації спеціальний транспорт з персоналом, а також спеціальні аварійні бригади пропускаються на територію архіву без перепусток.