На виконання Закону України "Про зв'язок" та з метою впорядкування взаємодії суб'єктів господарювання системи Центральної спілки споживчих товариств України з органами зв'язку в процесі приймання, контролю і обліку торговельної виручки структурними підрозділами підприємства поштового зв'язку

1. Затвердити Інструкцію про порядок приймання, контролю і обліку торговельної виручки структурними підрозділами підприємства поштового зв'язку (далі - Інструкція), що додається.

2. Генеральному директору Українського державного підприємства поштового зв'язку "Укрпошта" Мухіну В.Г.:

2.1. Визначити потрібну кількість примірників Інструкції й забезпечити доведення її до відома підпорядкованих філіалів та їхніх структурних підрозділів.

2.2. Установити контроль за додержанням вимог зазначеної Інструкції.

3. Скасувати наказ Держкомзв'язку від 06.07.99 N 5 "Про затвердження Інструкції про порядок приймання, контролю і обліку торговельної виручки структурними підрозділами підприємства поштового зв'язку" як такий, що не пройшов реєстрацію у Міністерстві юстиції України.

4. Уважати такою, що не застосовується на території України, "Инструкцию о порядке приема, контроля и учета торговой выручки на предприятиях Министерства связи СССР, сдаваемой организациями и предприятиями потребительской кооперации в пределах административного района", затверджену Міністерством зв'язку СРСР 19.05.71 N 8338 і Центральною спілкою споживчих товариств 19.05.71 N ФУФ-18.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови М.П.Орленка.

Інструкція про порядок приймання, контролю і обліку торговельної виручки структурними підрозділами підприємства поштового зв'язку (далі - Інструкція) визначає порядок приймання, обліку торговельної виручки структурними підрозділами підприємства поштового зв'язку та взаємовідносини з підприємствами, організаціями та іншими суб'єктами господарювання системи Центральної спілки споживчих товариств України.

1. Структурні підрозділи поштового зв'язку (далі - поштамт, вузол зв'язку, відділення зв'язку) згідно з укладеними договорами (додаток 1) здійснюють приймання торговельної виручки від підприємств, організацій, інших суб'єктів господарювання системи Центральної спілки споживчих товариств України (далі - Укоопспілка) для зарахування на їх рахунки в банках.

2. Торговельна виручка приймається від кожного об'єкта роздрібної торгівлі, громадського харчування, інших суб'єктів господарювання (далі - об'єкт) протягом операційного дня суворо за графіком, затвердженим керівником поштамту (вузла зв'язку) і узгодженим з підприємствами, організаціями, госпрозрахунковими відособленими підрозділами Укоопспілки та відділенням банку.

При складанні графіка до уваги береться таке:

час роботи торговельних та інших установ;

відстань до відділення зв'язку;

забезпечення повного збереження коштів у відділеннях зв'язку, при транспортуванні та в поштамтах і вузлах зв'язку;

своєчасне перерахування коштів на рахунки споживчих установ і своєчасна доставка надлімітних залишків коштів до відділення банку.

У графіку зазначається час приймання торговельної виручки конкретно для кожного об'єкта Укоопспілки, який не повинен бути пізніше за відправлення надлімітних залишків.

3. Для контролю за правильністю приймання торговельної виручки, повнотою оприбуткування та для організації своєчасного перерахування сум торговельної виручки наказом по поштамту (вузлу зв'язку) призначається відповідальний працівник.

4. Для приймання торговельної виручки у відділенні зв'язку виділяється окрема квитанційна книжка форми N 5, затверджена наказом Держкомзв'язку України від 07.12.98 N 167 і зареєстрована в Міністерстві юстиції України 17.05.99 за N 314/3607, на якій зазначається: "Виручка" (далі - квитанційна книжка ф.5).

Квитанційна книжка ф.5 для приймання торговельної виручки ведеться протягом місяця і оформлюється відповідно до поштових правил.

5. Торговельна виручка, яка буде зараховуватися на рахунки підприємств, організацій або інших суб'єктів господарювання системи Укоопспілки в межах адміністративного району, приймається на бланках заяв ф.58, затверджених наказом Держкомзв'язку України від 01.12.98 N 160 (далі - заява ф.58) (додаток 2), за межі адміністративного району - з поданням бланка грошового переказу. Заява ф.58 заповнюється в одному примірнику.

6. У заяві ф.58 зазначаються: найменування поштамту (вузла зв'язку, відділення зв'язку), куди здається торговельна виручка, назва торговельного підприємства (організації), об'єкт торгівлі N ______, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка здає кошти, номер поточного рахунку та реквізити установи банку, де знаходиться рахунок, торговельна виручка (у повних гривнях без копійок) цифрами та літерами. Заяву підписує особа, яка здає готівку, із зазначенням числа, місяця й року здавання готівки.

Працівникам зв'язку забороняється заповнювати заяви ф.58, а також приймати торговельну виручку безпосередньо на підприємствах (організаціях), з якими укладено договір.

7. Після перевірки правильності заповнення заяви ф.58, підрахунку готівки й плати за пересилання працівник зв'язку в заяві закреслює вільне місце біля зазначеної суми й у відповідному місці проставляє відбиток календарного штемпеля, який засвідчує своїм підписом.

8. На прийняту торговельну виручку, зазначену в заяві ф.58, видається квитанція з квитанційної книжки ф.5 або чек касового апарата, якщо оформлення квитанції здійснюється на касовому апараті; номер квитанції проставляється на заяві ф.58 у верхній лівій частині і зазначається час приймання виручки. У графі "Особливі відмітки" вказується - "Виручка"; у графі "Куди" - ідентифікаційний код, номер поточного рахунку одержувача, найменування установи банку; у графі "Кому" - найменування підприємства (організації), що здає виручку; у графі "Плата" - сума плати за пересилання торговельної виручки. На зворотному боці квитанції проставляється відбиток календарного штемпеля, і квитанція видається особі, яка здала виручку.

9. Виправлення в заяві ф.58 і в квитанційній книжці ф.5, а також їх копіях не допускаються. При наявності помилок, виправлень заява (квитанція) анулюється шляхом перекреслення навхрест, робиться відмітка "Анульовано" і проставляється підпис працівника зв'язку. Анульовані квитанції та їх копії залишаються у квитанційних книжках ф.5.

10. У кінці робочого дня на копії останньої заповненої квитанції квитанційної книжки ф.5 зазначається цифрами та літерами загальна сума прийнятої торговельної виручки і окремо - загальна сума плати за пересилання.

11. У разі приймання торговельної виручки з оформленням квитанції із застосуванням касового апарата в кінці робочого дня знімаються показники лічильників прийнятої виручки.

12. Загальна сума прийнятої за день торговельної виручки записується до касової довідки ф.42, затвердженої наказом Держкомзв'язку України від 01.12.98 N 160 (далі - касова довідка ф.42). Окремим рядком зазначається плата за пересилання. Заяви ф.58 разом з квитанційною книжкою ф.5 (звітним документом касового апарата) та касовою довідкою ф.42 передаються працівнику відділення зв'язку, який здійснює контроль.

13. Працівник відділення зв'язку, який здійснює контроль, підраховує підсумок прийнятої торговельної виручки за заявами ф.58 і звіряє його з підсумками за день, зазначеними у квитанційної книжці ф.5 (звітному документі касового апарата) та в касовій довідці ф.42. На заяві ф.58 у зазначеному місці проставляє відбиток контрольно-гербової печатки.

Суми прийнятої за день торговельної виручки та плати за пересилання відображаються у відповідних графах прибуткової частини Касового щоденника ф.130, затвердженого наказом Держкомзв'язку України від 01.12.98 N 160 (далі - Касовий щоденник ф.130).

14. Заяви ф.58 щоденно направляються до поштамту (вузла зв'язку) з припискою до накладної ф.16, затвердженої наказом Держкомзв'язку України від 01.12.98 N 160 (далі - накладна ф.16), де зазначаються їхні номери за квитанційною книжкою ф.5 (або квитанцією касового апарата) та сума торговельної виручки.

Загальна сума торговельної виручки, указаної в накладній ф.16, повинна відповідати загальній сумі, зазначеній у заявах, які додаються, та сумі, відображеній за день у Касовому щоденнику ф.130 (рядок "Прийнято виручки").

15. Після закінчення звітного місяця начальник відділення зв'язку невикористані квитанції з квитанційної книжки ф.5 перекреслює. На копіях незадіяних квитанцій зазначаються кількість (цифрами) використаних квитанцій, загальна сума прийнятої торговельної виручки за звітний період і окремо сума плати за пересилання (цифрами та літерами). Підсумки підтверджуються підписом начальника відділення зв'язку.

16. Підсумок прийнятої торговельної виручки за місяць, зазначений у квитанційній книжці ф.5, повинен відповідати підсумку за місяць, зазначеному в Касовому щоденнику ф.130 у рядку "Прийнято виручки".

17. Не пізніше 1-го числа кожного місяця начальник відділення зв'язку всі квитанційні книжки ф.5, повністю чи частково задіяні, приписує до накладної ф.16 із зазначенням номера кожної книжки і надсилає до поштамту (вузла зв'язку).

Неповністю використані квитанційні книжки ф.5 забороняється залишати у відділеннях зв'язку для подальшого використання.

18. У поштамтах (вузлах зв'язку) здійснюється контроль за своєчасним і повним оприбуткуванням торговельної виручки за Касовим щоденником ф.130 відповідно до сум, зазначених у квитанційних книжках ф.5 (звітних документах касового апарата).

19. Перевірені поштамтом (вузлом зв'язку) використані квитанційні книжки ф.5 для приймання торговельної виручки надсилаються для поповнення до Дирекції обробки переказів і міжнародних рахунків із припискою до загального опису ф.57, затвердженого наказом Держкомзв'язку України від 01.12.98 N 160, окремим рядком. До опису ф.57 квитанційні книжки ф.5 приписуються з указанням номера контрольно-гербових печаток та кількості використаних квитанційних книжок з приймання торговельної виручки за кожним відділенням зв'язку.

20. Заяви ф.58 на прийняту торговельну виручку при надходженні з відділень зв'язку до поштамту (вузла зв'язку) негайно передаються працівнику, який здійснює контроль, під розпис на копії накладної ф.16, до якої вони приписані.

Працівник, який здійснює контроль, зобов'язаний перевірити:

правильність приписки заяв ф.58 до накладної ф.16 за номерами квитанцій та сумами торговельної виручки;

своєчасність надходження заяв ф.58 (згідно з відбитками календарного штемпеля), правильність їх оформлення, відсутність виправлень сум торговельної виручки;

наявність у заявах ф.58 відбитків календарного штемпеля й контрольно-гербової печатки, підпису особи, яка здала торговельну виручку, підпису працівника зв'язку, який приймав торговельну виручку.

21. Працівник, який здійснює контроль, веде накопичувальну відомість (додаток 3), до якої записує дані за заявами ф.58, попередньо розсортованими за відділеннями зв'язку місця приймання та поточними рахунками підприємств (організацій), із зазначенням дати та суми прийнятої торговельної виручки. Відповідно до даних накопичувальної відомості складає довідку про приймання торговельної виручки, яка не пізніше наступного робочого дня з моменту надходження заяв передається до бухгалтерії поштамту (вузла зв'язку) для перерахування торговельної виручки на поточні рахунки підприємств (організацій). На зворотному боці кожної заяви ф.58 працівник, який здійснює контроль, розписується й проставляє відбиток календарного штемпеля.

Відповідальність за неправильність складання довідки про приймання торговельної виручки (відповідність сум, номерів поточних рахунків) несе працівник, який здійснює контроль.

22. На підставі довідки бухгалтерією поштамту (вузла зв'язку) не пізніше наступного робочого дня з моменту її одержання проводиться перерахування торговельної виручки за платіжним дорученням, що складається в трьох примірниках. Перший примірник платіжного доручення залишається в установі банку, два примірники з відповідною відміткою банку повертаються до поштамту (вузла зв'язку), один з яких із зазначенням номера квитанції за квитанційною книжкою ф.5 (касовим апаратом) направляється рекомендованим листом підприємству (організації), що здавало торговельну виручку.

Відповідальність за несвоєчасність перерахування торговельної виручки несе головний бухгалтер поштамту (вузла зв'язку).

23. При надходженні відривних талонів Касового щоденника ф.130 працівник, який здійснює контроль, звіряє дані щодо прийнятої торговельної виручки, із даними накопичувальної відомості.

24. Прийнята торговельна виручка з відділень зв'язку на підставі накопичувальної відомості обліковується на дебеті рахунку N 50 "Каса у відділеннях зв'язку", кредиті рахунку N 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками".

На підставі платіжних доручень з розпискою банку в прийманні до перерахування торговельна виручка обліковується на дебеті рахунку N 62, кредиті рахунку N 51 "Розрахункові рахунки".

25. Контроль та звірка перерахованої торговельної виручки в присутності представників підприємств (організацій), які здавали торговельну виручку, проводиться в цілому за місяць на підставі накопичувальної відомості за Актом приймання-передачі виконаних послуг (додаток 4).

У разі виявлення розходжень у місячних підсумках перерахованої торговельної виручки з даними Касового щоденника ф.130 негайно проводиться перевірка з метою встановлення причини невідповідності.

У разі оприбуткування торговельної виручки за Касовим щоденником ф.130 у розмірах, менших, ніж зазначено у квитанційній книжці ф.5, складається акт, відповідно до якого вживають заходів щодо негайного стягнення недоплати суми торговельної виручки, яка відображається в бухгалтерському обліку на дебеті рахунку N 75 "Розрахунки з відшкодування збитку" (через рахунок N 84) й кредиті рахунку N 62-3.

Таким самим чином оформлюються суми торговельної виручки, зайво оприбутковані за Касовим щоденником ф.130.

26. Заяви ф.58 зберігаються у працівника, який здійснює контроль, із розподілом по відділеннях зв'язку та за порядковими номерами квитанцій квитанційних книжок ф.5 (касових апаратів). У разі виявлення непослідовності номерів із квитанційних книжок ф.5 (касових апаратів) на заявах ф.58 працівник, який здійснює контроль, негайно доповідає про це керівнику поштамту (вузла зв'язку) для проведення перевірки.

27. Після закінчення звітного місяця заяви ф.58 формуються у зшитки відділень зв'язку. На лицьовому боці обкладинки кожного зшитка зазначаються найменування відділення зв'язку, місяць, рік, кількість заяв ф.58, сума прийнятої за ними торговельної виручки. Зшитки здаються в архів, де зберігаються три роки, після чого знищуються за актами.