З метою вдосконалення роботи по розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, організації їх прийому в органах митної системи України,

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду пропозицій, заяв, скарг і організацію прийому громадян у митних органах України (додається).

2. Начальникам управлінь і окремих відділів Комітету, начальникам митниць та митних установ:

2.1. Забезпечити безумовне виконання вимог Інструкції, організувати її вивчення службовими особами митних органів, які займаються розглядом звернень громадян або їх прийомом.

2.2. Вжити необхідних заходів до подальшого вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, забезпечити належні умови для проведення їх прийому.

2.3. Щоквартально аналізувати стан роботи з заявами і скаргами громадян, результати аналізу використовувати для поліпшення діяльності митної системи України. За необхідністю вносити конкретні пропозиції з цього питання.

3. Приймати рішення про порядок перевірки та давати відповіді на скарги, які є на контролі у Президента України, Голови Верховної Ради України і його заступників, Прем'єр-міністра і віце-прем'єр-міністрів України тільки першими керівниками митних органів, а на звернення народних депутатів України - також заступниками керівника.

4. Неухильно дотримуватися строків розгляду скарг, встановлених ст. 152 Митного кодексу України.

5. Своєчасно перевіряти повідомлення в засобах масової інформації про факти порушення митного законодавства.

6. Управлінню по роботі з особовим складом ввести в програму курсів підготовки і перепідготовки кадрів тему "Про порядок розгляду звернень і прийому громадян у митних органах України".

7. Заступникам Голови, начальникам управлінь і окремих відділів Комітету здійснювати прийом громадян згідно з графіком, який затверджується Головою Комітету.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Комітету Мірошниченка Е. А.

9. Наказ Комітету N 135 від 30 червня 1992 року вважати таким, що втратив чинність.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг (надалі - звернення) і прийому громадян у Державному митному комітеті, в митницях та інших підпорядкованих Комітету установах.

1.2. Працівники митних органів при розгляді звернень та прийомі громадян керуються Конституцією та законами України, указами Президента України, іншими законодавчими актами, Інструкцією з діловодства в органах та установах митної системи України і цією Інструкцією.

1.3. Інформація, що надходить до Комітету з письмових і усних звернень громадян, використовується для подальшого аналізу та вдосконалення діяльності митних органів, зміцнення законності у їх роботі.

1.4. Звернення подаються громадянами в ті митні органи або тим службовим особам, до безпосереднього відання яких належить вирішення даного питання.

1.5. Подані у встановленому порядку звернення підлягають реєстрації і обов'язковому розгляду. Відмовляти у їх прийнятті заборонено.

1.6. Звернення розглядаються незалежно від того, якою мовою звертається громадянин.

Кореспонденція, що надійшла на іноземній мові, після її реєстрації направляється для перекладу у Міжнародний відділ. В разі необхідності для здійснення перекладу Міжнародним відділом на договірних засадах залучаються компетентні фахівці.

Після перекладу, на що відводиться не більше десяти діб, звернення повертаються до відділу листів і прийому громадян для подальшого їх розгляду.

1.7. У зверненні, поданому громадянином, повинні бути вказані прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали), адреса проживання.

У разі відсутності цих реквізитів на зверненнях вони вважаються анонімними і не розглядаються.

1.8. Не допускається розголошення відомостей про особисте життя громадян, які можуть міститися у зверненнях, без їхньої на те згоди, а також будь-якої інформації, яка може призвести до порушення прав і законних інтересів заявника. Не допускається також з'ясування даних про особу громадянина, що не стосується його звернення.

1.9. Категорично забороняється надсилати скарги громадян для вирішення тим органам або службовим особам, дії яких оскаржуються.

1.10. У випадках і порядку, передбачених законодавством, скарги можуть бути передані в суд.

2.1. Всі звернення громадян повинні бути зареєстровані у відділі листів та прийому громадян Комітету, а в митницях та в інших митних установах - у канцелярії чи особою, яка веде діловодство.

У день надходження звернення на першому його аркуші (як правило, в правому верхньому куті на вільному від тексту місці) ставиться реєстраційний штамп із зазначенням дати надходження і реєстраційного індекса, який складається з початкової літери, прізвища автора й порядкового номера звернення, що надійшло.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються протягом усього періоду їх вирішення.

2.2. Облік і реєстрація звернень громадян ведеться на реєстраційно-контрольних картках (додаток) або в журналах обліку.

2.3. Повторні листи обліковуються на картках першого звернення з позначкою про це у відповідних графах картки і на самих зверненнях та приєднуються до раніше заведеної справи. Все попереднє листування і документи, пов'язані з розглядом повторних звернень, переносяться в діловодство поточного року.

Повторними вважаються листи, що надійшли від однієї і тієї ж особи і з того ж питання, в яких:

2.3.1. Оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням.

2.3.2. Повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув установлений законодавством термін розгляду.

2.3.3. Вказується на неповернення оригіналів документів, що були додані до звернення.

2.4. Керівники, які розглядали попереднє звернення, зобов'язані ретельно розібратися в причинах повторного листа і вжити відповідних заходів.

2.5. Розгляд звернень, які надсилаються до митного органу одією і тією ж особою неодноразово, припиняється після прийняття по них остаточного рішення Головою Комітету чи його заступниками, про що сповіщається заявник. Наступні листи адекватного змісту списуються до архіву. Повідомлення заявнику про це не направляється.

2.6. Звернення однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання, надіслане різним адресатам, які надійшли до митного органу, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад: Д-4/1, Д-4/2 і т. д.).

2.7. Якщо в одержаних зверненнях порушуються питання, вирішення яких не належить до компетенції митних органів, вони надсилаються відповідним органам, установам, організаціям чи службовим особам протягом 5 днів, про що сповіщається заявник.

2.8. Якщо заяви або скарги не містять необхідних даних для направлення їх іншим організаціям чи установам та не належать до компетенції митних органів, то вони протягом 5 днів повертаються громадянину з необхідним роз'ясненням.

2.9. Вся переписка по зверненнях громадян ведеться за номерами, присвоєними їм при реєстрації.

3.1. Зареєстровані звернення негайно передаються керівникам митних органів.

Керівник, якому передане звернення, зобов'язаний не пізніше триденного строку прийняти одне з таких рішень: прийняти звернення до провадження, передати на вирішення в підпорядкований митний орган (підрозділ), надіслати за належністю, якщо порушені у зверненні питання не належать до компетенції митних органів.

3.2. У разі, коли в резолюції вказано кілька осіб, відповідальних за виконання, підготовку проекту відповіді заявникові здійснює виконавець, зазначений у резолюції першим. Він же інформує інших виконавців про одержане доручення і організує його виконання.

3.3. Керівники митних органів при розгляді звернень зобов'язані уважно вникати у їх сутність, при необхідності направляти працівників на місця для їх перевірки, вимагати необхідні документи, вживати інших заходів для об'єктивного вирішення поставлених автором питань, виявлення і усунення причин і умов, що породжують скарги.

3.4. За результатами перевірки звернення складається мотивована довідка. Якщо під час перевірки виявлено факти порушення прав і законних інтересів громадян, недоліки в роботі митних органів чи установ, зловживання службовим становищем їх працівників, то у висновках за результатами перевірки в довідці чітко констатується, яких конкретно заходів вжито до усунення вказаних порушень.

Довідка підписується особами, які проводили перевірку звернення. Цими ж особами готується і візується проект відповіді.

3.5. Рішення, що приймаються по зверненнях, мають бути обгрунтованими. Службова особа, визнавши заяву (скаргу) такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити чітке і своєчасне виконання прийнятого рішення.

3.6. Відповіді громадянам на їх звернення даються працівниками, що розглядали ці звернення. При цьому інспектор митного органу має право давати громадянину роз'яснення по суті питань, що є у зверненні, підписувати відповідь у випадку, коли вимоги заявника задоволені; начальник управління або відділу відповідає на звернення, які не знайшли позитивного вирішення; Голова Комітету і його заступники - на повторні звернення у разі відмовлення у задоволенні скарги.

3.7. Про результати розгляду звернення робиться відмітка у контрольно-реєстраційній картці чи журналі.

3.8. Пропозиції громадян, а також результати розгляду їх заяв і скарг, що мають принципове значення для удосконалення митної системи, можуть бути обговорені в підрозділах Комітету або в колективах митниць, яких вони стосуються.

3.9. Звернення громадян вважаються виконаними, якщо розглянуто всі порушені в них питання і про наслідки розгляду повідомлено заявника.

3.10. На довідці про розгляд звернення має бути напис "до справи" і особистий підпис керівника, який прийняв таке рішення. Звернення разом з перепискою повертається: у митницях і митних установах - до канцелярії чи особи, що веде діловодство, у комітеті - до сектора листів і прийому громадян.

4.1. Звернення громадян вирішуються по суті протягом місяця з дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення й перевірки, - не пізніше 15-ти днів.

Керівник митного органу може встановити скорочений строк розгляду заяви чи скарги. Якщо вирішення питань, порушених у зверненні, потребує спеціальної перевірки, вивчення додаткових матеріалів або вжиття інших заходів, строки розгляду звернення, як виняток, можуть бути продовжені керівником митного органу або його заступником, але не більше як на місяць, з повідомленням про це автора звернення.

4.2. Звернення громадян, з приводу яких надсилаються попередні відповіді, не знімаються з контролю до остаточного вирішення порушених в них питань.

4.3. Рішення про зняття з контролю приймають керівники, які давали доручення на розгляд звернень.

4.4. Строк розгляду звернення обчислюється з дня реєстрації його в митному органі і до дня направлення заявникові повідомлення про результати цього розгляду.

5.1. Керівники та інші службові особи митних органів України зобов'язані проводити особистий прийом громадян.

5.2. Прийом громадян провадиться відповідальними працівниками митних органів України у встановлені і доведені до відома громадян дні і години в зручний для них час.

5.3. Голова Комітету проводить особистий прийом громадян не менше ніж 2 рази на місяць, його заступники і керівники структурних підрозділів - не менше ніж один раз, а начальники митниць і митних установ - два рази на тиждень.

5.4. Графіки прийому громадян затверджуються керівниками митних органів і вивішуються в спеціально виділених і доступних для відвідувачів місцях.

5.5. Відповідальні працівники митних органів не вправі відмовити громадянину в особистому прийомі при зверненні до них з питань, що входять до компетенції цих працівників.

5.6. Прийом громадян проводиться за чергою. Позачергово приймаються інваліди першої-третьої груп, народні депутати, батьки з немовлятами і малолітніми дітьми, вагітні жінки, учасники воєн.

5.7. На особистий прийом громадяни можуть приходити з родичами, іншими, за бажанням, особами, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються у заяві.