З метою забезпечення якісного та ефективного контролю за наявністю та використанням спеціальних технічних засобів митного контролю, систем та засобів зв'язку, комп'ютерної техніки, а також інформаційно-програмного забезпечення

1. Затвердити "Тимчасове положення про методику проведення планових та позапланових перевірок митних органів по використанню спеціальних технічних засобів митного контролю та засобів зв'язку" та "Тимчасове положення про методику проведення планових та позапланових перевірок митних органів по використанню програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та телекомунікаційного обладнання".

2. Начальнику Технічного відділу ДМКУ (Шумару В.Г.), начальнику ІОЦ МСУ (Сидоренко В.Ф.):

2.1. Прийняти на виконання та керуватися при безпосередній роботі достеменними методиками перевірок.

2.2. Розробити та представити на затвердження графіки перевірок митних органів України.

3. Начальникам митниць прийняти до відома достеменні положення і забезпечити організацію та проведення перевірок в частині, що їх стосується.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держмиткому Єгорова О.Б.

Розвиток митної системи України супроводжується та неможливий без оснащення митних органів спеціальними технічними засобами митного контролю, системами та засобами зв'язку. Цей процес здійснюється у плановому та в основному у централізованому порядку згідно нормативних положень та за рахунок централізованих коштів.

Ефективне використання всіх технічних засобів, які передаються у митні органи, їх достатня кількість, умови експлуатації та зберігання, визначення реальних потреб митної системи у тих чи інших засобах, а також вміння персоналу застосовувати їх у своїй роботі потребують постійного контролю з боку Держмиткому.

Достеменне Положення визначає методику та організацію проведення перевірки митної установи по використанню спеціальних технічних засобів митного контролю та зв'язку, а також відповідальність посадових осіб, які проводять перевірку та діяльність яких перевіряється.

Положення повинно переглядатися не рідше одного разу на три роки, або при необхідності.

Метою перевірок є визначення:

1. Структури митного органу на час перевірки.

2. Відповідності рівня оснащеності митного органу нормативним положенням.

3. Технічного (фізичного) стану технічних засобів та ведення технічної документації.

4. Умови експлуатації сервісного обслуговування та зберігання технічних засобів.

5. Відповідності використання технічних засобів за їх призначенням та закріпленням за відповідними підрозділами митного органу.

6. Рівня професійної підготовки персоналу по використанню технічних засобів.

7. Відповідності діяльності відділу технічних засобів митного контролю та зв'язку (ВТМКЗ) положенню про відділ.

Перевірка митних органів по використанню технічних засобів здійснюється спеціалістами Технічного відділу Держмиткому за відповідними наказами або розпорядженнями Голови ДМКУ або його заступників. З наказом про перевірку повинні бути ознайомлені начальник Технічного відділу та особа, яка безпосередньо буде здійснювати перевірку, під особистий підпис. Наказ доводиться до начальника відповідного митного органу.

Посадова особа, яка здійснює перевірку, наділяється повноваженнями згідно достеменного положення.

Під час перевірки перевіряючий повинен мати при собі:

- наказ або розпорядження про перевірку;

- табель оснащеності митного органу;

- звітну документацію про попередню перевірку;

- звітну документацію, яка надійшла від митної установи в період між перевірками;

- Типове положення про ВТЗМКЗ штатний розклад та Типовий штатний розклад;

- достеменне положення.

Для проведення перевірки Держмитком може зобов'язати начальника митного органу підготувати:

- технічну та бухгалтерську документацію на всі технічні засоби, які є на балансі митного органу;

- положення про ВТЗМКЗ та інші відділи, а також посадові інструкції;

- технічні засоби, які є на балансі митного органу.

Начальником митного органу своїм наказом призначається особа відповідальна за проведення перевірки у митному органі та її організацію.

Перевірки митних органів по використанню технічних засобів проводяться за необхідністю але не рідше одного разу на два роки.

Структура митного органу та дислокація його підрозділів в значній мірі визначає кількість, типи та умови експлуатації обладнання, яке постачається митниці. Тому важливим етапом перевірки повинно бути уточнення реальної структури митниці (відділи, пости, дільниці), їх розміщення та режими роботи, а також перспективи розвитку митного органу.

Перевірити наявну кількість технічних засобів у відповідності з табелем оснащеності для даного митного органу та відповідними бухгалтерськими документами. Особлива увага приділяється перевірці звітної документації митниці, яка передавалась до ДМКУ в період між перевірками.

За результатами перевірки уточнюється необхідна кількість та типи технічних засобів для корекції табелю оснащеності та подальшого забезпечення цього митного органу ТЗМКЗ.

Кожний технічний засіб (незалежно від їх загальної кількості та місця розташування) перевіряється на комплектність та працездатність за всіма функціями. За результатами перевірки робиться відмітка про технічний стан у формулярі технічного засобу.

Необхідно перевірити правильність ведення формуляру, а також вчасність проведення ремонтів та правильність списання технічних засобів, які підлягають ремонту або строк експлуатації яких вичерпано (при наявності регламентуючих документів).

На кожну діючу радіостанцію повинно бути:

- дозвіл інспекції електрозв'язку на право експлуатації радіостанції, яка входить в радіомережу митниці;

- список осіб, які мають право доступу до мікрофону радіостанції;

- перелік відомостей, дозволених до відкритої передачі по радіозв'язку в митних установах;

- схема радіозв'язку митниці;

- інструкція по використанню засобів радіозв'язку в митних установах;

- наказ про призначення осіб відповідальних за реєстрацію радіостанцій, експлуатацію, обслуговування та ремонт;

- журнал обліку осіб попереджених та проінструктованих про відповідальність за необхідність додержання дозволеного переліку відомостей, які можуть передаватись радіотелефонним зв'язком.

На митниці повинен забезпечуватись режим зберігання радіостанцій, виключаючи доступ до них сторонніх осіб.

Умови експлуатації та зберігання технічних засобів повинні відповідати вимогам обумовленим у відповідній технічній документації (інструкції, паспорти, рекомендації, інше).

Провести обстеження приміщень митниці на предмет:

- відповідності санітарним нормам;

- наявності протипожежної сигналізації;

- наявності охоронної сигналізації;

- захисного заземлення, при використанні засобів радіозв'язку, телекомунікаційного обладнання та комп'ютерної техніки;

- обстеження якості енергопостачання;

- наявності сейфів та спеціальних шаф для зберігання спеціальних технічних засобів.

Технічні засоби, які централізовано розподілялись у митні органи, призначались для використання у конкретних підрозділах та для здійснення конкретних функцій, що регламентувалося та визначалося відповідними директивними документами. Під час перевірки необхідно переконатися, що технічні засоби фактично закріплені за відповідними підрозділами, що повинно підтверджуватись директивними документами по митному органу. Персонал, що безпосередньо використовує відповідні засоби у своїй роботі, повинен підтвердити свою компетентність у їх застосуванні у повному обсязі їх функцій.

Необхідно перевірити наявність та правильність ведення журналу видачі технічних засобів у підрозділи митниці, тобто у технологічні дільниці, згідно табелю оснащеності митниці, а також закріплення та фактичну наявність кожного технічного засобу за конкретною особою митниці.

У ВТЗМКЗ повинна бути вся необхідна документація по правилам використання, обслуговування та зберіганню технічних засобів, які є на озброєнні митниці. Кожний зразок техніки повинен бути документально закріплений за конкретною особою, яка повинна володіти (і це потрібно перевірити) безпечними прийомами експлуатації у всіх режимах роботи.

Перевірити наявність Положення про ВТЗМКЗ та посадових інструкцій на кожного співробітника відділу. Заслухати начальника ВТЗМКЗ про виконання відділом його функцій згідно з Положенням, а також визначити напрями діяльності та безпосередні задачі, які вирішуються персоналом відділу.

За результатами перевірки складається загальний акт, який підписується перевіряючою особою, що є відповідальною за перевірку від митного органу та начальником митного органу.

В акті повинні бути відображені основні етапи перевірки, дії перевіряючої особи, а також докладне описання стану технічних засобів та рівня підготовленості персоналу митної установи по їх використанню.