Згідно зі Статутом залізниць України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 06.04.98 N 457, залізнична накладна є основним перевізним документом і водночас є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, яка укладається між відправником та залізницею на користь третьої сторони - одержувача.

Враховуючи особливий статус цього документа та з метою недопущення виникнення конфліктних ситуацій між відправниками, одержувачами, залізницями і митними органами, уникнення неоднозначного трактування результатів митного контролю та оформлення, під час проведення митних операцій з товарами, що переміщуються через митний кордон України залізничними транспортними засобами, слід проставляти відтиски особистих митних забезпечень типів 1 і 2 на всіх аркушах (примірниках) залізничної накладної.