З метою зміцнення договірної дисципліни, визначення взаємодії підрозділів Держмитслужби України (інших митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій) при укладанні договорів і під час контролю за їх виконанням

1. Затвердити Порядок опрацювання, реєстрації й обліку договорів, а також контролю за їх виконанням у Держмитслужбі України (інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях), що додається.

2. Контроль за виконання цього наказу покласти на заступника Голови Служби Шейка О.П.

1.1. Цей Порядок визначає загальні засади з питань організації договірної роботи в Держмитслужбі України (інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях) і механізм взаємодії окремих структурних підрозділів при укладанні договорів, їх реєстрації та виконанні.

1.2. До договірної роботи належить:

підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договорів;

підготовка проектів договорів;

урегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні договорів;

розгляд договорів у частині дотримання вимог законодавства України;

робота з укладання договорів;

реєстрація та облік договорів;

контроль за виконанням договорів;

виконання договірних зобов'язань;

аналіз й узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків та пропозицій щодо її вдосконалення в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях.

2.1. Підготовка проектів договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, які підпадають під сферу застосування Закону України від 22.02.00 N 1490-III "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" (далі - Закон), та їх укладання здійснюються з урахуванням вимог цього Закону.

2.2. Не допускається укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів та/або оплату Держмитслужбою України (іншими митними органами, спеціалізованими митними установами й організаціями) товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, передбачених Законом, крім випадків, передбачених ст. 2 цього Закону.

2.3. При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа або організація) у строк не раніше ніж через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури та не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію, що відповідає вимогам замовника та має найнижчу ціну.

2.4. З учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) укладає договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації у строк не раніше ніж через п'ять робочих днів з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам процедур відкритих торгів із зменшенням ціни, двоступеневих торгів, торгів з обмеженою участю і редукціону про їх результати, але не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту.

При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій договір про закупівлю укладається не раніше чим через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця.

При застосуванні процедури закупівлі в одного учасника договір про закупівлю укладається після проведення з учасником переговорів, які оформлюються протоколом довільної форми.

2.5. Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем процедури закупівлі у зв'язку з участю в тендері та укладенням договору, у тому числі пов'язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації), не вважаються збитками і не підлягають відшкодуванню учаснику.

Усі витрати, пов'язані з укладанням договору (у тому числі витрати, пов'язані з його нотаріальним посвідченням), можуть покладатися на учасника - переможця процедури закупівлі виключно на умовах, визначених у тендерній документації, та відповідно до положень Цивільного кодексу України з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів. Нотаріальне посвідчення договору не є обов'язковим, але на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) договір про закупівлю підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню.

2.6. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі, крім випадків зменшення ціни тендерної пропозиції у порядку, передбаченому Законом, та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю, крім випадків коригування ціни договору в разі отримання відповідного позитивного висновку Міжвідомчої комісії з питань державних закупівель (далі - Комісія).

Істотною умовою договору про закупівлю є можливість зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків.

2.7. Дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі в наступному бюджетному періоді на суму коштів не більше 15 відсотків вартості договору, укладеного в попередній бюджетний період, що не перевищує відповідного призначення в попередньому бюджетному періоді.

2.8. У договорах, укладених за результатами процедур закупівлі товарів і послуг, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) може передбачати здійснення попередньої оплати на строк, що не може перевищувати 90 календарних днів, а в разі закупівлі робіт - на строк, що не може перевищувати 180 календарних днів, за умови одержання відповідного позитивного висновку Комісії.

2.9. Укладений договір вважається недійсним (нікчемним) якщо:

Держмитслужбою України (іншим митним органом, спеціалізованою митною установою й організацією) не дотримано вимог частини сьомої статті 12 або частини другої статті 29 Закону;

договір було укладено в період зупинення процедури закупівлі в разі подання скарги замовнику або вповноваженому органу;

договір було укладено всупереч вимогам тендерної документації та визначеним у ній основним умовам, які повинні були бути обов'язково включені до договору про закупівлю;

договір було укладено за результатами процедури закупівлі, проведеної з порушенням вимог статей 4-1, 4-2, 8, 17, 18-1, 19, 26, 29, 29-1 Закону;

договір за результатами торгів з обмеженою участю або процедури закупівлі в одного учасника було укладено з порушенням вимог частини другої статті 14 Закону.

Дія пункту 2.9 цього Порядку не поширюється на застосування процедур запиту цінових пропозицій (котирувань) та закупівлі в одного учасника.

2.9. У разі відмови учасника - переможця процедури закупівлі від виконання договору Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) має право в односторонньому порядку розірвати договір і зобов'язана провести нову процедуру закупівлі.

2.10. Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) зобов'язана надіслати Комісії інформацію щодо укладеного договору та його виконання протягом п'яти робочих днів з моменту укладення.

Інформація щодо укладеного договору повинна містити: повне найменування та місцезнаходження замовника; джерело фінансування закупівлі; предмет закупівлі; дату проведення процедури закупівлі; дату акцепту; дату укладення та ціну договору; інформацію про переможця торгів (повне найменування, місцезнаходження, телефон, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб), прізвище, ім'я та по батькові, місце реєстрації, телефон, ідентифікаційний код за державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для фізичних осіб).

3.1. При укладанні договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг, які не підпадають під сферу застосування Закону, застосовуються положення частин 2-8 ст. 181 Господарського кодексу України.

3.2. До проекту договору повинні додаватися: копія свідоцтва про державну реєстрацію постачальника (виконавця), копія статуту (витяг) постачальника (виконавця), документ, який підтверджує повноваження осіб на підписання договору з боку постачальника (виконавця).

4.1. Господарські договори укладаються за правилами, установленими Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів.

4.2. Договори про закупівлю товарів, робіт і послуг укладаються після затвердження відповідного бюджету.

4.3. Проект договору повинен містити такі умови:

місце укладання договору;

повне найменування сторін договору;

повноваження осіб, які представляють сторони, на підписання договору із зазначенням документів, що свідчать про такі повноваження;

предмет договору;

ціну договору;

права й обов'язки сторін;

вимоги до якості товарів (робіт, послуг);

порядок розрахунків за договором;

порядок прийняття-передання товарів (робіт, послуг);

гарантійні зобов'язання;

порядок внесення змін і доповнень до договору, його розірвання, припинення;

відповідальність сторін;

порядок вирішення спорів;

обставини непереборної сили (у разі потреби);

строк дії договору;

місцезнаходження, банківські та поштові реквізити сторін.

5.1. Посадові особи структурного підрозділу Держмитслужби України, митного органу (спеціалізованої митної установи або організації), на яких покладено відповідальність за здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг та контроль за виконанням укладених договорів, візують кожну сторінку обох примірників проекту договору, а також додатки до нього та передають проект на погодження до відповідних структурних підрозділів Держмитслужби України.

5.2. Опрацювання та погодження проектів договорів проводиться в такому порядку:

а) митним органом або структурним підрозділом Держмитслужби України, що вносить проект договору:

у частині відповідності умовам тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі;

у частині відповідності цін ринковим цінам (при укладанні договорів, які не підпадають під дію Закону);

б) Фінансово-економічним управлінням (службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації):

у частині відповідності видатків кошторисним призначенням;

в) Управлінням бухгалтерського обліку та звітності:

у частині відповідності нормативним актам щодо порядку розрахунків за договором і правильності проведення розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, тарифах, специфікації).

г) Юридичним департаментом (юридичною службою іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації):

у частині відповідності договору чинному законодавству.