Министерство финансов рассмотрело Ваше письмо <...> относительно предоставления разъяснений по вопросам служебных командировок за границу и сообщает.

Перечень оснований, согласно которым работник может направляться в служебную командировку за границу, определен подпунктом 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий".

В частности, установлено, что любые расходы на командировку могут быть включены в состав валовых затрат плательщика налога при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью такого плательщика налога:

приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога;

заключенного договора (контракта);

других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;

документов, удостоверяющих участие лица, командированного стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, совпадающей с основной деятельностью плательщика налога.

По запросу представителя налогового органа плательщик налога должен обеспечить за свой счет перевод отчетных и подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Командировка за границу осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяются цель выезда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению представляется его копия с переводом), и сметой расходов (пункт 1.1 раздела II "Порядок командирования за границу" Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 N 59) .

С учетом приведенного выше приглашение принимающей стороны является обязательным, в случае если оно является основанием для осуществления служебной командировки за границу и/или если в приглашении определены условия пребывания за границей (расходы, которые обязуется возместить принимающая сторона). Для оформления такой командировки приглашение должно быть предоставлено непосредственно принимающей стороной.

Касательно вопроса относительно необходимости оформления приглашения (личное или вообще приглашение) сообщаем, что термин "личное приглашение" законодательством не определен.