Згідно зі статтею 2 Закону України "Про захист персональних даних" база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

Відповідно до статті 9 Закону України "Про захист персональних даних" база персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису уповноваженим державним органом з питань захисту персональних даних до Державного реєстру баз персональних даних.

Реєстрація баз персональних даних здійснюється за заявочним принципом шляхом повідомлення.

Заява про реєстрацію бази персональних даних подається володільцем бази персональних даних до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних.

Форма заяви про реєстрацію бази персональних даних затверджена наказом Міністерства юстиції України від 08.07.2011 № 1824/5 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19 липня 2011 р. за № 890/19628).

В значенні Закону України "Про захист персональних даних" володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.

Згідно зі статтею 5 Закону України "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності" (далі - Закон про дозвільну систему) державний адміністратор - посадова особа міської ради міст обласного та/або республіканського Автономної Республіки Крим значення (їх виконавчих органів), районних та районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (їх структурних підрозділів), яка організовує видачу (видає оформлені місцевими дозвільними органами) суб'єктам господарювання документів дозвільного характеру та забезпечує взаємодію місцевих дозвільних органів.