З метою подальшого вдосконалення організації роботи щодо порядку приймання-передачі справ, документів та майна при звільненні і призначенні керівників урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономіки, та реалізації пункту 6 наказу Міністерства економіки України від 28.12.2009 N 1477 "Про результати комплексної ревізії державного підприємства "Управління будівництва та експлуатації майнових об'єктів Міністерства економіки України" (ДП "Будекс")"

1. Затвердити Положення про порядок приймання-передачі справ, документів та майна при звільненні та призначенні керівників урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономіки (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономіки, забезпечити безумовне виконання наказу.

3. Організаційне забезпечення виконання цього наказу покласти на фінансово-господарський департамент.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Марухна В.О.

1. Положення регулює порядок приймання-передачі справ, документів, електронних баз даних та майна при звільненні та призначенні керівників урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, керівників підприємств, установ та організації, що належать до сфери управління Мінекономіки.

2. Департамент кадрового забезпечення та проходження державної служби у разі отримання заяви про звільнення керівників урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, керівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономіки, негайно надає таку інформацію фінансово-господарському департаменту до відома, а також відділу фінансових ревізій та забезпечення заходів по боротьбі з корупцією для проведення, у разі необхідності, ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства.

3. При звільненні або призначенні керівників урядових органів, що діють у системі Мінекономіки, керівників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономіки, керівник підприємства, установи та організації забезпечує організацію своєчасної, якісної і повної передачі справ, документів та майна утвореною комісією за головуванням представника Міністерства із складанням акта приймання-передачі за формою згідно з додатком.

4. Наказ про організацію приймання-передачі справ, документів і майна та склад комісії готує підприємство, установа або організація.

5. У наказі зазначаються:

причина (підстава) приймання-передачі;

порядок та строки приймання-передачі;

відповідальні особи, які здійснюють приймання-передачу;

особи, відповідальні за своєчасність приймання-передачі.

6. Інформація про приймання-передачу справ, документів та майна готується головою комісії за результатами роботи комісії за формою, наведеною в додатку.

Основним змістом акта приймання-передачі є встановлення наявності та переліку документів, передача матеріальних цінностей і стан справ на підприємстві, в установі та організації.

7. В акті приймання-передачі справ, документів та майна обов'язково зазначаються такі дані:

опис документів, що зберігаються в архіві;

стан ведення поточного діловодства та збереження документів;

наявність облікових регістрів;

кількість переданих печаток, штампів із зразками їх відбитків;

опис особових справ та трудових книжок працівників;

опис матеріальних цінностей та іншого майна (будинки, бази відпочинку, транспорт, меблі, інше майно);

залишок коштів на банківських рахунках та в касі;

вступний фінансовий баланс;

бази даних (спеціалізовані програми, інтернет-ресурси тощо).

Зазначені відомості базуються на підтвердних документах роботи комісії (інвентаризаційних описах основних засобів та інших нематеріальних активів, актів, довідок), які є невід'ємною частиною акта приймання-передачі.

8. Приймання-передача майна, справ, документів здійснюється в упорядкованому стані (документи постійного користування прошиті з внутрішніми описами) та закінчується у термін, визначений наказом про її проведення, при цьому час роботи комісії не повинен перевищувати десяти робочих днів.

Приймання-передача справ та документів здійснюється згідно із затвердженою номенклатурою. Посадова особа, що приймає майно, справи, документи, має право здійснювати поаркушне звіряння документів у справах.

9. Акт приймання-передачі складається у трьох примірниках за підписами керівника підприємства, установи та організації, що передає справи, документи та майно, керівника, що приймає справи, документи та майно, та членів комісії.

10. Перший примірник акта приймання-передачі передається керівникові, який призначається на посаду, другий - керівникові, який звільняється з посади, третій - реєструється і зберігається відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, за місцем їх формування у справи.

11. У разі коли керівник, що передає або приймає справи, документи або майно має заперечення, він викладає їх письмово при підписанні акта. Ці заперечення розглядає комісія та у трьохденний термін приймає рішення з цього питання.

12. У разі коли керівник звільняється з підприємства, установи, організації і деякий час посада керівника залишається вакантною, справи, документи та майно передаються у вищевказаному порядку особі, на яку покладено виконання обов'язків керівника відповідно до норм законодавства, від якої в аналогічному порядку передаються справи, документи та майно призначеному керівникові.