На виконання пункту 4 наказу Міністерства економіки України від 21.11.2006 N 346 комісією, склад якої затверджено наказом Міністерства економіки України від 08.02.2007 N 35, було проведено перевірку стану діловодства в усіх структурних підрозділах Міністерства, у результаті якої встановлено наступне:

номенклатури справ відділів на 2007 рік складено;

справи згідно з номенклатурою справ відділів на 2007 рік заведено;

документи, що надходять до відділів, формуються у справи згідно з номенклатурою тільки наприкінці діловодного року, протягом року в більшості відділів документи зберігаються у виконавців доручень у папках, які розформовуються наприкінці року;

описи справ, переданих на зберігання в архів Міністерства, наявні;

передавання справ постійного зберігання здійснено повністю, але без додержання встановлених строків передавання справ до архіву Міністерства;

документи з грифом "ДСК" зберігаються у шафах чи сейфах, що закриваються на ключ;

акти передавання справ від одного відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі до іншого наявні, відсутні акти передавання справ при зміні керівництва підрозділів;

на документах відсутні позначки про номери справ, до яких буде направлено документ згідно з номенклатурою.

У зв'язку із зазначеним та з метою забезпечення додержання в Міністерстві вимог законодавства щодо роботи з документами

1. Покласти на начальників відділів персональну відповідальність за стан діловодства у відділах, правильність складання номенклатури справ відділів, додержання вимог щодо формування документів у справи згідно з номенклатурою, схоронність документів, вчасну та повну їх передачу до архіву Міністерства.