Відповідно до структури центрального апарату Міністерства економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 12.07.2005 N 199, у редакції наказу від 03.10.2005 N 320, зі змінами,

1. Затвердити Положення про департамент документального забезпечення Міністерства економіки України, що додається.

2. Вважати таким, що втратило чинність, Положення про відділ документального забезпечення Міністерства економіки України, затверджене наказом Міністерства від 08.11.2005 N 405.

1. Загальні положення

1.1. Департамент документального забезпечення (далі - департамент) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство), який підпорядкований першому заступникові Міністра згідно з розподілом обов'язків.

1.2. У своїй діяльності департамент керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки (далі - Інструкція), затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України (далі - Інструкція з "ДСК"), затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи та цим Положенням.

1.3. Департамент має круглу печатку зі своїм найменуванням, а також використовує у своїй роботі гербову печатку Міністерства, відповідальність за зберігання та використання якої покладається наказом Міністерства на керівника департаменту, інші печатки і штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність департаменту визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. До складу департаменту входять:

відділ методичного забезпечення діловодного процесу;

відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції;

відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;

відділ пошти та архіву.

1.6. Працівники департаменту здійснюють свої функції, керуючись діючими в Міністерстві Інструкціями з питань діловодства, цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.7. Покладання на департамент обов'язків, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань діловодства, архівної справи, не допускається.

2. Основні завдання департаменту

Головною метою діяльності департаменту є забезпечення діловодного процесу Міністерства, формування архіву Міністерства та роботи з архівними документами.

Для досягнення цієї мети департамент виконує завдання щодо:

2.1. Забезпечення реалізації в Міністерстві державної політики з питань діловодства, архівної справи;

2.2. Методичного забезпечення та організації процесу діловодства в центральному апараті Міністерства;

2.3. Здійснення методичного керівництва всім процесом діловодства в Міністерстві;

2.4. Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства до оформлення документів, які надсилаються до Секретаріату Президента України, Верховної Ради України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (далі - вищі органи влади) тощо;

2.5. Здійснення систематичного аналізу документообігу в Міністерстві (кількість, склад вхідної та вихідної кореспонденції, у тому числі "Для службового користування" (далі - "ДСК")). Підготовка аналітичних матеріалів з цих питань для керівництва Міністерства;

2.6. Підготовки та подання на підпис Міністрові проектів наказів з питань діловодства;

2.7. Забезпечення, у межах своєї компетенції, взаємодії між структурними підрозділами Міністерства, діловодними службами вищих органів влади, інших міністерств, державних комітетів, підприємств, організацій, керуючись при цьому вимогами Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (далі - Тимчасовий регламент), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами;

2.8. Розроблення та безпосередньої участі в підготовці проектів нормативно-правових актів вищих органів влади з питань діловодства, архівної справи;

2.9. Участі в експертизі цінності документів Міністерства, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі "ДСК";

2.10. Здійснення вибірково у разі потреби перевірки стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

2.12. Формування архіву Міністерства, забезпечення в установленому порядку роботи структурних підрозділів з їх документами, переданими до архіву Міністерства на зберігання.

3. Функції департаменту

Департамент відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними, архівними службами інших установ та організацій виконує такі функції:

3.1. Здійснює згідно з розділом 3 Інструкції приймання, первинний розгляд, реєстрацію всієї вхідної та вихідної урядової кореспонденції, відправлення в установленому порядку вихідної кореспонденції Міністерства;

3.2. Визначає коло порушених у документах питань та посадову особу, до компетенції якої вони належать, здійснює реєстрацію документів, направляє їх на розгляд керівництву Міністерства та структурних підрозділів;

3.3. Здійснює згідно з вимогами Інструкції відправлення вихідної кореспонденції на адресу юридичних та фізичних осіб через поштове відділення N 8 м. Києва, веде в установленому порядку їх облік, а також контроль над процесом використання коштів на авансовому рахунку;

3.4. Щодня здійснює моніторинг проходження документів у Міністерстві, у разі проведення службового розслідування - аналіз причин затримки документів;

3.5. Щомісяця готує аналітичні довідки про кількісний та якісний склад вхідної і вихідної кореспонденції Міністерства;

3.6. Щокварталу готує порівняльний аналіз кількісного та якісного складу кореспонденції Міністерства;

3.7. Здійснює первинний розгляд, облік документів з грифом "ДСК" та контроль за додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі з відповідною інформацією;

3.8. Готує проекти нормативно-правових актів Міністерства з питань діловодства, архівної справи, бере безпосередню участь у розгляді проектів нормативно-правових актів вищих органів влади, що надходять до Міністерства на погодження, із зазначених питань;

3.9. Здійснює згідно з Інструкцією реєстрацію наказів Міністерства, у тому числі спільних, щодо основної діяльності;

3.10. Оформляє відповідно до вимог законодавства накази Міністерства для подальшого подання їх структурним підрозділом - виконавцем на державну реєстрацію;

3.11. Здійснює методичне керівництво процесом діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

3.12. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що надійшли до Міністерства, їх реєстрацію та направлення на розгляд згідно із Законом України "Про звернення громадян";