У зв'язку з чисельними запитами Міністерство економіки відповідно до статті 3 Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" (далі - Закон) надає офіційні роз'яснення щодо окремих питань застосування законодавства про державні закупівлі для доведення до відома розпорядників коштів місцевих бюджетів.

Статтею 2-2 Закону визначені стадії державних закупівель, зокрема:

1) затвердження кошторису (програми, плану використання державних коштів);

2) затвердження річного плану державних закупівель;

3) обрання і проведення процедур закупівель на підставі затвердженого кошторису (програми, плану використання державних коштів) та річного плану державних закупівель.

Закупівлі здійснюються відповідно до річного плану, який затверджується замовником не пізніше ніж у місячний строк після затвердження кошторису (програми, плану використання державних коштів).

Разом з цим, Законом не встановлено прямого обмеження щодо виключної послідовності вказаних стадій, що дозволяє здійснювати відповідні підготовчі заходи за стадіями окремо.

Коли бюджетні призначення на поточний рік не затверджені, слід керуватись статтею 46 Бюджетного кодексу України, згідно з якою щомісячні видатки Державного бюджету України не можуть перевищувати 1/12 обсягу видатків, визначених законом про Державний бюджет України на попередній бюджетний період. Відповідно, план державних закупівель та обрання і проведення процедур закупівель (або рішення замовника про незастосування норм Закону складаються замовником, виходячи з 1/12 обсягу видатків, визначених законом про Державний бюджет України на попередній бюджетний період.

У свою чергу, пунктом 45 постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 N 228 "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ" визначено, що у разі, коли бюджетний розпис на наступний рік не затверджено в установлений законодавством термін, в обов'язковому порядку складається тимчасовий розпис бюджету на відповідний період. Бюджетні установи складають на цей період тимчасові індивідуальні кошториси, які затверджуються їх керівниками. Тому, виходячи з обсягів коштів, затверджених у тимчасовому розписі, замовник складає тимчасовий план державних закупівель, обирає і проводить виходячи з нього відповідну процедуру закупівлі.

Після затвердження та доведення кошторису на рік замовник затверджує річний план державних закупівель, який у свою чергу повинен включати закупівлі, здійснені відповідно до статті 46 Бюджетного кодексу України або тимчасового розпису. При цьому, обрання і проведення нових процедур закупівель повинно здійснюватися замовником без урахування обсягів закупівель, здійснених до затвердження кошторису на рік.

У разі, якщо наприкінці року замовник має намір провести процедуру закупівлі для забезпечення потреб на наступний рік, або на початку року, то у даному випадку такий замовник може провести процедуру закупівлі виходячи з її очікуваної річної вартості за умови, що у договорі про закупівлю та у проекті договору про закупівлю, який є невід'ємною складовою тендерної документації, (у запиті - при здійсненні процедури запиту цінових пропозицій) буде передбачений відповідний порядок його виконання в залежності від обсягів реального фінансування, передбачених у кошторисі організації. При цьому, виходячи з частини першої статті 23 Бюджетного кодексу у договорі необхідно обов'язково передбачити умову виникнення платіжних зобов'язань замовника при наявності відповідного бюджетного призначення.