Затвердити Положення про відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів , що додається.

1.1. Відділ вихідної кореспонденції та архіву у складі управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - відділ) є структурним підрозділом апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів, Положенням про управління документального забезпечення, вказівками керівництва Мінекономрозвитку, департаменту, управління, а також цим Положенням.

1.3. Відділ у своїй роботі використовує печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Для пакетів", "Для телеграм", відповідальність за зберігання та використання яких покладається на конкретну посадову особу відділу та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Чисельність відділу визначаються відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.5. Державні службовці та працівники (далі - працівники) відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Завданнями відділу є:

2.1.1. Участь у реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи, у тому числі щодо роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу з грифом "Для службового користування" (далі - документи з грифом "ДСК");

2.1.2. Установлення єдиного порядку роботи з вихідними документами в апараті Мінекономрозвитку із застосуванням системи електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономрозвитку (далі - АСКОД ), а також з документами з грифом "ДСК";

2.1.3. Контроль за додержанням структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку вимог інструкцій з діловодства, у тому числі документів з грифом "ДСК", щодо оформлення вихідних документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

2.1.4. Контроль за умовами зберігання та правильністю формування структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку документів у справи;

2.1.5. Забезпечення реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції Мінекономрозвитку, у тому числі документів з грифом "ДСК", оцінка їх вартості з використанням маркувальної машини;

2.1.6. Забезпечення реєстрації та доведення організаційно-розпорядчої документації Мінекономрозвитку до структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку;

2.1.7. Приймання від структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку, зберігання архівних документів, у тому числі документів з грифом "ДСК", з різними матеріальними носіями інформації, ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (далі - НАФ), подання щороку відомостей про їх кількість Центральному державному архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВОВУ);

2.1.8. Формування зведеної номенклатури справ апарату Мінекономрозвитку, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

2.1.9. Складання підсумкового запису зведеної номенклатури справ;

2.1.10. Збереження архівного документаційного фонду Мінекономрозвитку та забезпечення користування ним, надання відповідно до вимог законодавства юридичним та фізичним особам архівних копій, витягів з документів;

2.1.11. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні в архіві Мінекономрозвитку, складання та подання на розгляд комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів, що створюються в його діяльності (далі - ЕК), проектів річних розділів описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу, актів про вилучення до знищення документів, що не внесені до НАФ;

2.1.12. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

2.1.13. Підготовка, транспортування та передавання документів НАФ на державне зберігання до ЦДАВОВУ;

2.1.14. Підготовка та передавання документів, вилучених до знищення, на перероблення;

2.1.15. Ведення документації ЕК;

2.1.16. Надання структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку консультативно-методичної допомоги з питань, віднесених до компетенції відділу;

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

2.2.1. Підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, у тому числі щодо документів з грифом "ДСК";

2.2.2. Підготовку проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

2.2.3. Розроблення проектів інструкції Із загального діловодства та порядку роботи з документами з грифом "ДСК", реалізацію відповідних їх положень;

2.2.4. Надання методичної допомоги структурним підрозділам апарату Мінекономрозвитку в організації роботи з вихідними та організаційно-розпорядчими документами, у тому числі з документами з грифом "ДСК", підготовки їх до передавання на відомче зберігання;

2.2.5. Участь представників відділу в семінарах-практикумах з питань, що належать до компетенції відділу;

2.2.6. Погодження номенклатур справ структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку в частині визначення строків їх зберігання;

2.2.7. Участь у перевірках стану діловодства, у тому числі в перевірці наявності та умов зберігання документів з грифом "ДСК", у структурних підрозділах апарату Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;

2.2.8. Контроль за правильністю формування структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку документів, у тому числі з грифом "ДСК", у справи, оформлення описів справ, додержанням структурними підрозділами апарату Мінекономрозвитку вимог законодавства щодо зберігання справ постійного, тимчасового зберігання;

2.2.9. Відбір, облік, схоронність документів, що створюються під час діяльності апарату Мінекономрозвитку, для передавання на державне зберігання;

2.2.10. Ведення документації комісії Мінекономрозвитку з питань роботи із службовою інформацією, участь у формуванні переліку службової інформації Мінекономрозвитку;