Міністерство економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку), керуючись пунктом 10 частини першої статті 8 Закону України "Про здійснення державних закупівель" (далі - Закон), надає методологічну допомогу замовникам щодо порядку проведення переговорної процедури закупівлі товарів, робіт і послуг.

Відповідно до частини першої статті 39 Закону переговорна процедура закупівлі - це процедура, яка використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками.

Рішення про застосування переговорної процедури закупівлі приймається замовником за наявності документально підтвердженої підстави або декількох підстав одночасно, виключний перелік яких визначений частиною другою статті 39 Закону , що підтверджують винятковість ситуації щодо неможливості застосувати іншу, конкурентну процедуру закупівлі.

У протоколі засідання комітету з конкурсних торгів зазначається найменування предмета закупівлі, підстава застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої статті 39 Закону , очікувана вартість, найменування учасника, а також посилання на проведення попередніх переговорів з учасником (якщо переговори проведені в цей же день). Якщо попередні переговори проведені після прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі (до оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі), результати попередніх переговорів оформлюються окремим протоколом засідання комітету з конкурсних торгів.

У частині другій статті 39 Закону визначено 7 виключних випадків застосування переговорної процедури закупівлі. Документи, що підтверджують факт настання таких випадків, залежать від кожного окремого випадку і конкретної ситуації та потрібні замовнику для обґрунтування правильності вибору такої процедури закупівлі у випадку оскарження, контрольних заходів і перевірок контролюючих і правоохоронних органів, а також для майбутніх аналогічних випадків.

Результати проведених попередніх переговорів з одним або декількома учасниками оформлюються протоколом засідання комітету з конкурсних торгів.

Перебіг переговорної процедури закупівлі, установлений частиною першою статті 39 Закону (зокрема абзаци перший і шостий), передбачає обов'язковість проведення переговорів з учасником або учасниками до оприлюднення інформації про застосування процедури закупівлі, яка вже за результатами проведених переговорів містить найменування учасника, з яким буде укладатися договір, та ціну його пропозиції. При цьому Закон не обмежує право замовника проводити переговори як до прийняття рішення про застосування процедури (обов'язково фіксується у протоколі відповідного засідання комітету з конкурсних торгів), так і після такого рішення, але за умови, в останньому випадку, що проведення переговорів буде здійснене до подання для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі.

Відповідно до частини третьої статті 10 Закону процедури закупівлі, попередня кваліфікація учасників не може проводитися до/без оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу згідно з частиною першою цієї статті.

Ураховуючи викладене, початком проведення переговорної процедури закупівлі є оприлюднення інформації про застосування вказаної процедури на веб-порталі Уповноваженого органу.

Таким чином, перші переговори мають характер попередніх та інформативних (проводяться до початку процедури, а не в її рамках), другі переговори проводяться в рамках переговорної процедури закупівлі після оприлюднення оголошення.

У такому контексті норми Закону щодо обов'язкового оприлюднення інформації про застосування не передбачають запрошення інших потенційних суб'єктів до можливої участі у процедурі, а мають лише інформативний характер (у тому числі для надання можливості оскарження вказаної процедури та проведення моніторингу процедури Мінекономрозвитку). Це підтверджується абзацом чотирнадцятим частини першої статті 39 Закону , що чітко зазначає - "Оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі не вважається запрошенням до участі у процедурі закупівлі для невизначеного кола осіб".

Після оприлюднення інформації про застосування і до акцепту пропозиції учасника замовник у разі потреби (за власною ініціативою чи ініціативою учасника) може провести додаткові переговори з учасником для узгодження параметрів та/або умов договору про закупівлю, у тому числі щодо перегляду ціни пропозиції, насамперед щодо її зменшення (знижки тощо).

Протоколи переговорів оформлюються в довільній загальноприйнятій у діловодстві формі.

Протягом трьох робочих днів з моменту прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі замовник забезпечує оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі, а також одночасне оприлюднення обґрунтування застосування вказаної процедури на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону .

Забезпеченням оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу є надсилання замовником інформації й обґрунтування протягом трьох робочих днів з дати засідання комітету з конкурсних торгів (наприклад, комітет з конкурсних торгів прийняв рішення 1-го числа, забезпечити оприлюднення необхідно до 4-го числа включно).