З метою встановлення єдиного порядку виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

1. Затвердити Інструкцію про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Мінекономрозвитку України, що додається.

2. Покласти на керівників самостійних структурних підрозділів, у роботі яких використовуються печатки, штампи, персональну відповідальність за законність їх використання.

3. Керівникам структурних підрозділів, у роботі яких використовуються печатки, штампи, передбачити в посадових інструкціях на відповідних працівників покладення відповідальності за зберігання та використання в роботі печаток/штампів.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Мінекономрозвитку України (далі - Міністерство).

1.2. Печатка - спеціальне кліше у формі кола, яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок.

Печатки призначені для підтвердження достовірності документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.

1.3. Штамп - спеціальне кліше, переважно у формі прямокутника, що застосовується для отримання відбитків на папері та містить рельєфне дзеркальне відображення тексту.

Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів Міністерства, певних написів.

1.4. У роботі Міністерства використовуються печатки та штампи із зазначенням найменування Міністерства (далі - печатки), а також штампи без зазначення найменування Міністерства (далі - штампи).

2.1. Виготовлення печаток здійснюється в разі:

реорганізації або зміни найменування Міністерства;

утворення, зміни найменування структурного підрозділу;

втрати, викрадення, зношення, пошкодження печатки.

Печатки виготовляються згідно зі зразками та описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 03.08.2011 № 857 “Про затвердження зразків та описів печатки і таблички (вивіски) міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади”.

2.2. Виготовлення штампів здійснюється в разі виробничої потреби структурних підрозділів.

Штампи виготовляються адміністративно-господарським департаментом згідно із замовленнями структурних підрозділів, погодженими департаментом документального забезпечення.

2.3. У разі реорганізації або зміни найменування Міністерства директор департаменту документального забезпечення подає погоджену із заступником Міністра - керівником апарату доповідну записку на ім’я Міністра про необхідність виготовлення великої та малої гербових печаток Міністерства разом із замовленням на їх виготовлення (додаток 1). Дозвіл на виготовлення гербових печаток Міністерства надається Міністром.

Інші печатки Міністерства виготовляються відповідно до замовлень самостійних структурних підрозділів (далі - замовник), положеннями про які передбачено використання в роботі відповідних печаток, за погодженням з департаментом документального забезпечення та з дозволу заступника Міністра - керівника апарату.

2.4. Департамент документального забезпечення перевіряє, чи виготовлялися раніше аналогічні печатки, чи є відмітка про їх втрату або викрадення, акт про знищення печатки в разі її зношення/пошкодження або в разі реорганізації Міністерства/структурного підрозділу.

У разі виявлення департаментом документального забезпечення наявності аналогічної печатки виготовлення нової печатки не погоджується.

2.5. Замовник печатки, отримавши дозвіл заступника Міністра - керівника апарату на її виготовлення, передає замовлення адміністративно-господарському департаменту, який забезпечує виготовлення печатки. Оригінал замовлення зберігається у справі адміністративно-господарського департаменту.

2.6. Керівник замовника видає на ім’я працівника, який зберігатиме та використовуватиме в роботі печатку (далі - користувач), довіреність на одержання її в департаменті документального забезпечення.

2.7. Адміністративно-господарський департамент у встановлений замовником строк забезпечує виготовлення згідно із замовленням печатки, передає її під підпис у накладній працівникові, відповідальному за облік печаток, повідомляє про це замовника.

Документи, необхідні для передавання печатки, готуються адміністративно-господарським департаментом.

3.1. Наказом Міністерства визначається посадова особа, на яку покладається відповідальність за ведення обліку печаток (далі - відповідальний за облік). Відповідальним за облік є директор департаменту документального забезпечення чи його заступник.

3.2. Щороку номенклатурою справ департаменту документального забезпечення передбачається справа постійного зберігання “Журнал обліку відбитків печаток і штампів Міністерства” (далі - журнал) згідно з додатком 2.

Журнал повинен бути прошитий, з пронумерованими сторінками та скріплений печаткою на окремому аркуші. Журнал зберігається у відповідального за облік та через два роки після знищення або визнання втраченими всіх печаток, відбитки яких унесені до нього, передається для зберігання до архіву Міністерства.

3.3. Відповідальний за облік після одержання в адміністративно-господарському департаменті печаток проставляє їх відбитки в журналі із зазначенням дати взяття на облік.

Використання в роботі печаток, відбитки яких не проставлено в журналі, забороняється.

3.4. Виготовлені штампи передаються адміністративно-господарським департаментом безпосередньо структурному підрозділові, що їх замовляв. Штампи не підлягають обліку у відповідному журналі, а обліковуються та знищуються як матеріальні цінності.

3.5. Керівник замовника видає користувачеві довіреність на одержання печатки у відповідального за облік, яка зберігається у справі департаменту документального забезпечення разом із журналом. Печатка видається безпосередньо користувачеві під підпис про її отримання в журналі.

3.6. Департамент документального забезпечення після видачі печатки готує проект наказу про покладення на користувача відповідальності за її зберігання і використання та в установленому порядку подає його на підпис заступнику Міністра - керівникові апарату.

3.7. Проект наказу про покладення відповідальності за зберігання і використання великої гербової печатки Міністерства, місце її зберігання готується департаментом документального забезпечення та подається на підпис Міністру.

3.8. Користувач у разі свого звільнення, переведення на інше місце роботи зобов’язаний передати печатку відповідальному за облік для подальшого її передання іншому користувачеві.

Самостійне передання печаток від одного користувача іншому забороняється.

3.9. Відповідальний за облік приймає печатку, перевіряє її цілісність і відповідність відбитка та проставляє у відповідних графах журналу час і дату одержання печатки та свій підпис. У разі виявлення пошкодження печатки або невідповідності відбитка відповідальний за облік доповідає про це заступнику Міністра - керівникові апарату для прийняття рішення.

3.10. Керівник замовника в день передання печатки відповідальному за облік видає довіреність на одержання печатки новому користувачеві.

3.11. Новий користувач одержує у відповідального за облік згідно з наданою ним довіреністю печатку, проставляючи в журналі дату та підпис.

3.12. Після передання печатки новому користувачеві департамент документального забезпечення готує проект наказу про внесення змін до наказу про покладення відповідальності за зберігання та використання в роботі печаток.

4.1. Керівник замовника готує довіреність, у якій визначає користувача, якому надано право одержати виготовлену печатку, а також пропонує покласти на нього відповідальність за її зберігання та використання.

Заступник Міністра - керівник апарату визначає відповідальних працівників за зберігання та використання печаток.

Місце зберігання великої гербової печатки Міністерства та посадову особу, відповідальну за її зберігання і використання, визначає Міністр.

4.2. Користувачі відповідно до своїх посадових інструкцій несуть адміністративну відповідальність за зберігання та використання одержаних ними печаток.

4.3. Печатки зберігаються в робочий час у столі користувача, а в неробочий час - у сейфах, що зачиняються на ключ та опечатуються.

Зберігання печаток у доступних для сторонніх осіб місцях, передання стороннім особам, а також використання їх за межами Міністерства без дозволу заступника Міністра - керівника апарату забороняється.

4.4. У разі втрати або викрадення печатки користувач негайно інформує про це відповідального за облік, який, у свою чергу, доповідає заступнику Міністра - керівникові апарату.

4.5. Заступник Міністра - керівник апарату організовує проведення службового розслідування та вживає заходів щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки.

4.6. За наявності підстав уважати, що печатку викрали, департамент документального забезпечення повідомляє правоохоронні органи.