Відповідно до пункту 8 та підпункту 16 пункту 10 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062 "Про затвердження Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів та внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 р. № 1001", а також з метою приведення у відповідність з вимогами до формування структури апарату міністерства, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 24 жовтня 2018 року № 946, для удосконалення внутрішньої нормативної бази з питань проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України

1. Внести зміни до Порядку планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 20 лютого 2013 року № 114 ( v0114730-13)(із змінами), виклавши його у новій редакції, що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Порядок планування та проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Порядок) розроблено відповідно до частини третьої статті 26 Бюджетного кодексу України від 07 квітня 2011 року (далі - Бюджетний кодекс), Порядку здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 (із змінами), Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062, та Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247 (із змінами) (далі - Стандарти), та з метою визначення процедури планування, проведення та документування внутрішніх аудитів і реалізації їх результатів.

1.2. Цей Порядок визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Мінагрополітики, Міністерство), в установах, організаціях та підприємствах, що належать до сфери його управління.

У разі створення підрозділів внутрішнього аудиту в бюджетних установах та закладах, що належать до сфери управління Мінагрополітики, керівники підрозділів внутрішнього аудиту безпосередньо підпорядковуються керівникам таких бюджетних установ (закладів) та є підзвітними начальнику Управління внутрішнього аудиту Мінагрополітики (далі - Управління), який координує діяльність таких підрозділів та надає пропозиції щодо забезпечення ними належної якості проведення внутрішнього аудиту.

1.3. У цьому Порядку терміни "внутрішній аудит", "внутрішній контроль" та "об'єкти внутрішнього аудиту" вживаються у значеннях, що застосовуються у Бюджетному кодексі України.

2.1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється за такими напрямами:

оцінка діяльності об'єкта внутрішнього аудиту щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання

і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування та виконання бюджетних програм і результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань об'єкта внутрішнього аудиту (аудит ефективності);

оцінка діяльності об'єкта внутрішнього аудиту щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку (фінансовий аудит);

оцінка діяльності об'єкта внутрішнього аудиту щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном (аудит відповідності).

3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється Управлінням та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження стратегічних та операційних планів проведення внутрішнього аудиту.

3.2. При плануванні діяльності з внутрішнього аудиту відбір об'єктів внутрішнього аудиту та його періодичність проводиться з урахуванням факторів відбору і критеріїв, передбачених Методичними рекомендаціями щодо визначення критеріїв відбору об'єктів для включення їх до Плану проведення внутрішніх аудитів у Міністерстві аграрної політики та продовольства України, затверджених наказом Мінагрополітики від 28 грудня 2018 року № 665.

Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

ефективність функціонування системи внутрішнього контролю;

ступінь виконання та досягнення цілей, визначених у стратегічних і річних планах;

ефективність планування, виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, управління бюджетними коштами;

якість надання адміністративних послуг і виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства;

стан використання та збереження активів;

надійність, ефективність та результативність інформаційних систем і технологій;

стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності;

виконання функцій і завдань об'єкта аудиту.

3.3. Стратегічний план діяльності з внутрішнього аудиту (далі - Стратегічний план) складається на три роки за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку та повинен враховувати стратегію діяльності Мінагрополітики, інформацію щодо ризикових сфер діяльності Міністерства та пріоритетних об'єктів, які будуть підлягати внутрішньому аудиту.

Стратегічний план визначає завдання та результати, яких Управління повинне досягнути протягом наступних трьох років.

Стратегічний план формується Управлінням та затверджується Міністром аграрної політики та продовольства України (далі - Міністр).

3.4. Актуалізація Стратегічного плану проводиться один раз на рік. Затвердження Стратегічного плану (із змінами) здійснюється за формою згідно з додатком 2 до початку наступного року реалізації Стратегічного плану.

3.5. Операційний план діяльності з внутрішнього аудиту (далі - Операційний план) складається на календарний рік з урахуванням завдань та результатів виконання Стратегічного плану за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.

3.6. Операційний план формується Управлінням та затверджується державним секретарем Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі - Державний секретар).

3.7. При розрахунку планового фонду робочого часу на проведення внутрішніх аудитів використовуються такі коефіцієнти завантаженості працівників Управління у розрізі категорій посад: начальник Управління - 0,20; заступник начальника Управління - начальник відділу - 0,50; начальник відділу - 0,60; головний спеціаліст - 0,75.

3.8. Начальник Управління подає Операційний план на погодження та затвердження з інформацією про ресурси, необхідні для його виконання.

У разі обмеження підрозділу внутрішнього аудиту у ресурсах начальник Управління письмово інформує про це Державного секретаря із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

3.9. Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів керівник підрозділу внутрішнього аудиту готує та подає Державному секретарю Мінагрополітики пропозиції з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання підрозділом внутрішнього аудиту Операційних планів.

3.10. Внесення змін до Операційного плану здійснюється шляхом затвердження Державним секретарем Операційного плану (із змінами), який за потреби складається Управлінням за формою, наведеною у додатку 4 до цього Порядку, не пізніше завершення планового періоду.

3.11. Затвердження Стратегічних та Операційних планів здійснюється не пізніше початку планового періоду.

3.12. Стратегічний та Операційний плани та зміни до них оприлюднюються на офіційному веб-сайті Мінагрополітики.

3.13. Копії затверджених Стратегічних та Операційних планів та змін до них надсилаються до Міністерства фінансів України протягом десяти робочих днів з дати їх затвердження.

3.14. Операційні плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

3.15. Зазначені вище вимоги не поширюються на повторні внутрішні аудити, що проводяться для перевірки фактів, викладених у скаргах на дії працівників Управління, а також для перевірки ефективності впровадження аудиторських рекомендацій.

3.16. З метою своєчасного реагування на проблеми, які виникають під час виконання завдань, покладених на Міністерство, підприємства, установи та організації, що належать до сфери його управління, та в інших визначених законодавством випадках за окремим рішенням Державного секретаря можуть проводитись позапланові внутрішні аудити, що оформляється відповідним наказом.

4.1. Управлінням складається та ведеться база, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту, згідно з додатком 5до цього Порядку.

4.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування, місцезнаходження, код згідно з ЄДРПОУ установ, підприємств та організації, що належать до сфери управління Мінагрополітики;

найменування та код програмної класифікації видатків та кредитування всіх бюджетних програм, адміністративні послуги, контрольно-наглядові функції, інформаційні системи та технології, завдання та функції, покладені на Міністерство;

тема, дата проведення попереднього внутрішнього аудиту та період, за який він проводився;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту.

4.3. Управління забезпечує формування бази даних об'єктів внутрішнього аудиту та не рідше одного разу на рік проводить її актуалізацію.

4.4. База даних передбачає наявність даних про всі об'єкти внутрішнього аудиту.

5.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

5.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються працівником Управління і визначають його очікувані результати.

5.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

5.4. Начальник Управління визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру та ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням у термінах і трудових ресурсах.

5.5. Для досягнення цілей та забезпечення належної якості внутрішнього аудиту призначається керівник аудиторської групи.

Якщо внутрішній аудит проводиться однією посадовою особою, вона вважається керівником аудиторської групи.

Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності та незалежності членів аудиторської групи;

інформує начальника Управління про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує начальника Управління про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених експертів та фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту;

Члени аудиторської групи забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

5.6. При плануванні внутрішнього аудиту працівники Управління вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання та цілі, визначені у стратегічних і річних планах;

бюджетні програми;

адміністративні послуги;

контрольно-наглядові функції;

використання інформаційних технологій (ІТ);

середовище контролю, а саме заходи, що вживаються керівництвом об'єкта аудиту для створення і надійного функціонування системи внутрішнього контролю;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності об'єкта аудиту.

5.7. Детальне вивчення об'єкта аудиту здійснюється шляхом аналізу отриманої на запит інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують його діяльність;

організаційної структури та системи управління;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової та бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стану усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту та його персоналом.

5.8. Отримана інформація є суттєвою, якщо її відсутність або перекручення може впливати на рішення керівництва, які приймаються на її підставі. Суттєвість залежить від розміру помилки, відсутності або перекручень змісту інформації та визначається працівником Управління, виходячи з власних професійних суджень.

5.9. Після вивчення об'єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов'язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу.

5.10. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма. Програма внутрішнього аудиту визначає:

напрям внутрішнього аудиту;

цілі внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту;

об'єкт внутрішнього аудиту;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом;

термін проведення внутрішнього аудиту;

початкові обмеження щодо проведення внутрішнього аудиту (часові, географічні та інші);

питання, що підлягають дослідженню з урахуванням оцінки ризиків (операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю об'єкта внутрішнього аудиту тощо);

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику;

послідовність і терміни виконання робіт;

склад аудиторської групи;

планові трудові витрати.

Програма складається у письмовому вигляді, підписується начальником Управління та затверджується Державним секретарем до початку її виконання.

5.11. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

5.12. Внутрішні аудити проводяться на підставі наказу Мінагрополітики, який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

найменування установи;

назва виду розпорядчого документа;

дата і номер;

посада, прізвище, ім'я, по батькові керівника аудиторської групи, працівників (працівника) Управління або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підстава для проведення внутрішнього аудиту (пункт плану, доручення керівництва тощо);

напрям внутрішнього аудиту;

тема внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта, де планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

дата початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

посада, прізвище, ім'я, по батькові Державного секретаря та його підпис.

Строк проведення аудиту може бути продовжений за поданням начальника Управління, що оформлюється відповідним наказом. При цьому вносяться відповідні зміни до Програми аудиту.

5.13. Залучення до проведення внутрішнього аудиту експерта іншого органу влади або підприємства, установи чи організації здійснюється за письмовим погодженням із керівником органу, підприємства, установи чи організації, де працює цей експерт.

6.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками Управління із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

6.2. Працівники Управління самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту залежно від його об'єкта та відповідно до вимог цього Порядку.

6.3. Під аудиторським доказом розуміється зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує працівник підрозділу внутрішнього аудиту з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту.

6.4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, статистична та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів;

дані, отримані за результатами перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;

інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

6.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої робочій групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об'єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

6.6. На вимогу керівника та членів аудиторської групи посадові особи об'єкта внутрішнього аудиту зобов'язані надавати належним чином завірені копії документів, які є джерелами аудиторських доказів.

6.7. Керівник об'єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, забезпечує членів аудиторської групи та залучених до проведення внутрішнього аудиту фахівців і експертів місцем для роботи, умовами для зберігання документів, можливістю користування зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою, необхідною для виконання службових обов'язків.

6.8. Проведення внутрішнього аудиту може бути призупинене в разі необхідності отримання додаткової інформації щодо об'єкта внутрішнього аудиту від органів державної влади та інших суб'єктів господарювання, а також у разі обґрунтованого звернення керівника аудиторської групи або відповідального за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту.

Рішення про призупинення та поновлення проведення внутрішнього аудиту приймається Державним секретарем за пропозиціями начальника Управління та оформлюється відповідним наказом.

Строк, на який призупиняється проведення внутрішнього аудиту, не включається до загального строку проведення внутрішнього аудиту.

7.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.

7.2. До робочих документів відносяться записи (форми, таблиці), за допомогою яких фіксуються проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, довідки та/або експертні висновки залучених фахівців та експертів, отримана інформація та відповідні висновки, викладені в аудиторському звіті.

7.3. При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об'єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному робочому документу присвоюється порядковий номер (наприклад: "Додаток 1 до Аудиторського звіту") та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;