Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, на виконання постанов Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію", від 08 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" та з метою удосконалення порядку опрацювання документів

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Мінагрополітики забезпечити безумовне дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних підрозділів апарату міністерства.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Загальна частина

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі -документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави та іншу службову інформацію (далі -службова інформація) в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Мінагрополітики).

2. В Мінагрополітики утворюються комісії з питань роботи зі службовою інформацією, службовою спеціальною інформацією та службовою інформацією з мобілізаційних питань, які постійно діють, положення про які та склад яких затверджуються наказом Міністра аграрної політики та продовольства України (далі - Міністр).

3. Основними завданнями всіх комісій з питань роботи зі службовою інформацією є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів Мінагрополітики та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження Міністру;

перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом "Для службового користування"на предмет виявлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

розслідування на підставі рішення Міністра щодо фактів втрати документів з грифом "Для службового користування"та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування"документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу комісії з питань роботи зі службовою інформацією включаються кваліфіковані працівники структурних підрозділів Мінагрополітики, а саме: працівники режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів, підрозділів криптографічного або технічного захисту інформації (у разі його створення), структурного підрозділу з діловодства, підрозділу з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в Мінагрополітики.

До складу комісії з питань роботи зі службовою спеціальною інформацією включаються працівники режимно-секретного та інших структурних підрозділів Мінагрополітики, відповідальні за виконання відповідних функцій в Мінагрополітики, визначених наказом Міністра, яким надано доступ до спеціальної інформації.

До складу комісії з питань роботи зі службовою інформацією з мобілізаційних питань включаються працівники мобілізаційного та інших структурних підрозділів Мінагрополітики, яким у встановленому порядку надано доступ до роботи з мобілізаційними документами.

4. Перелік відомостей складається Мінагрополітики відповідно до вимогчастини другої статті 6та статті 9Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується наказом Міністра та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Міністерства.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються Міністром, його заступниками та керівниками структурних підрозділів Мінагрополітики у резолюції до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів Мінагрополітики, які не є його працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі резолюції його керівника.

6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається в Мінагрополітики на Департамент забезпечення роботи Міністерства (далі -Департамент).

Облік, формування справ, зберігання та використання документів та інших матеріальних носіїв із позначкою "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в Мінагрополітики за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.

Керівники структурних підрозділів Мінагрополітики здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання та використання.

7. Посадова особа Департаменту, відповідальна за роботу з документами, що містять службову інформацію, ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів, зазначених у пункті 5 цієї Інструкції органів, з інструкцією Мінагрополітики про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію (далі - інструкція Мінагрополітики), під розпис.

8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється позначка "Літер "М"; питань криптографічного захисту службової інформації - "Літер "К", питань спеціальної інформації - позначка "СІ".

Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування"вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимогчастини другої статті 6тастатті 9ЗаконуУкраїни "Про доступ до публічної інформації".

10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першійстатті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, у тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбаченихчастиною другоюстатті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи зі службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформаціїза формою.

Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в Мінагрополітики порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на керівників структурних підрозділів Мінагрополітики.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування"застосовуються положенняТипової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів, постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію".

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування"в Мінагрополітики здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних,

інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів

копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа Міністраз дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з позначкою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.

16. У разі ліквідації Мінагрополітики рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування"приймає ліквідаційна комісія.

17. Консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберіганнянадає Центральний державний архів вищих органів влади України.

Приймання та реєстрація документів

18. Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюєтьсявідділом документообігу Департаменту.

Порядок приймання та реєстрації документів з грифом "Для службового користування", які містять позначки "Літер "М", "СІ", визначається інструкцією Мінагрополітики.

19. У разі надходження в неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом "Для службового користування"вони приймаються відповідальним черговим Мінагрополітики, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань), а конверти (пакування) з позначками "СІ", "Літер "М" - структурним підрозділам, відповідальним у Мінагрополітики за мобілізаційну роботу та роботу з документами з питань спеціальної інформації за формою згідно з додатком 1 .

20. Забороняється доставляти в неробочий час документи з грифом "Для службового користування"в Мінагрополітики, якщоне передбачене цілодобове чергування.

21. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування"розкривається працівником відділу документообігу Департаменту, який відповідальний за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначених на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

22. У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом "Для службового користування" з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації конверти (паковання) з позначками "Літер "М","Літер "К", та "СІ", що надійшли до відділу документообігу Департаменту, передаються нерозкритими структурним підрозділам Мінагрополітики чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в установі, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставлянням печатки "Для пакетів".

23. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно здодатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі документообігу Департаменту.

24. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування"повертаються відправникові без їх розгляду.

25. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування"на його першому аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування Мінагрополітики, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання -години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з позначками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації), а також з відміткою "Особисто"відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

26. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

27. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування"здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М"або "СІ", наприклад:

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку "без додатка -відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

28. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування"здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3і 4 ,на картках або в електронній базі даних.

29. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування"в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп'ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.

30. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5 .

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

31. Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування"в Мінагрополітики повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

Облік видань з грифом "Для службового користування"

32. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в Мінагрополітики, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6 .

33. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться в журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Облік електронних носіїв інформації

34. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію в Мінагрополітики, ведеться у відділі документообігу Департаменту в журналі за формою згідно з додатком 7 .

35. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування Мінагрополітики, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".

36. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

37. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 35 і 36 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

38. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

39. Гриф "Для службового користування"зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

40. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні Мінагрополітики та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні Мінагрополітики для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

41. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в Мінагрополітики у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в Мінагрополітики. У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

42.Друкування і розмноження в Мінагрополітики документів з грифом "Для службового користування"за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками Мінагрополітики, які мають допуск до роботи з такими документами.

43.У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування"та номер примірника, наприклад:

Установа, яка є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Позначки "Літер "М", Літер "К" та"СІ", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:

або

або

44. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:

У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка -відкрита інформація)", наприклад:

45. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

46. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі Мінагрополітики, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників із найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей Мінагрополітики або реквізити акта комісії з питань роботи зі службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

47. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

48. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються

прізвище (прізвище, ім'я) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

або

49. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування"його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

50. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів або іншим структурним підрозділом Мінагрополітики, визначеним розпорядчим документом Мінагрополітики, з дозволу Міністра (заступниками Міністра) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції Міністра.

Міністр може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів Мінагрополітики, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

51. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

52. Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 50 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

53.Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9 .

Надсилання документів

54. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур'єрською службою установи (кур'єрами), підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку.

У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.