Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119,

1. Затвердити Положення про апаратну нараду Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі – Положення), що додається.

2. Встановити, що:

2.1. Міністр аграрної політики та продовольства України (далі – Міністр), заступники Міністра (за дорученням або за погодженням з Міністром) проводять тематичні, профільні та інші наради у визначені ними дні.

2.2. Департамент електронного документообігу та контролю апарату здійснює організаційне забезпечення проведення нарад під головуванням Міністра згідно з відповідними нормами Положення.

2.3. Організаційне забезпечення проведення нарад під головуванням заступників Міністра здійснює структурний підрозділ, визначений відповідальним за підготовку такої наради.

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Цим Положенням визначається порядок підготовки та проведення апаратної наради у Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі – Міністерство) для забезпечення організації роботи апарату Міністерства, координації діяльності самостійних структурних підрозділів Міністерства та співпраці з питань координації роботи з керівниками центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України (далі – ЦОВВ).

1.2. Апаратна нарада проводиться під головуванням Державного секретаря Міністерства, а до його призначення в установленому законом порядку – особи, яка виконує його функції відповідно до вимог законодавства (далі – керівник державної служби), якщо Міністром аграрної політики та продовольства України не визначено інше.

1.3. Апаратна нарада, як правило, проводиться щотижнево у день, визначений керівником державної служби, о 08.30 в адміністративній будівлі Міністерства, вул. Хрещатик, 24.

1.4. Організаційне забезпечення підготовки та проведення апаратної наради здійснює Департамент електронного документообігу та контролю апарату (далі – Департамент).

1.5. Матеріально-технічне забезпечення підготовки апаратної наради здійснює підрозділ, до компетенції якого належить господарське та матеріально-технічне забезпечення працівників апарату Міністерства.

1.6. В апаратній нараді беруть участь керівники ЦОВВ, керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства, а у разі їх відсутності – посадові особи, які їх заміщають, а також працівники, які забезпечують діяльність заступників Міністра аграрної політики та продовольства України у процесі виконання покладених на них завдань та наданих повноважень.

За окремим дорученням керівника державної служби для участі в апаратній нараді можуть бути запрошені інші особи, зокрема, із числа працівників Міністерства, ЦОВВ, керівники підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, з урахуванням питань, визначених орієнтовним порядком денним апаратної наради.

1.7. Департамент повідомляє учасників про час, дату та місце проведення апаратної наради наступними способами:

електронною поштою на офіційну електронну скриньку;

засобами стаціонарного та мобільного телефонного зв’язку;

телефаксом з обов’язковим зазначенням дати, часу відправлення, прізвища та посади особи, яка прийняла повідомлення.

1.8. Терміни надання пропозицій до порядку денного апаратної наради та строки підготовки матеріалів визначаються цим Положенням.

1.9. Учасники та запрошені на апаратну нараду реєструються особисто. Процедуру реєстрації забезпечує Департамент. Хід засідання протоколюється.

1.10. На апаратній нараді питання розглядаються відповідно до затвердженого порядку денного, а прийняті за результатами наради рішення включаються до протоколу (протокольні доручення), де зазначаються відповідні заходи, відповідальні особи та терміни виконання.

2.1. Організація проведення апаратної наради покладається на Департамент, а підготовка матеріалів – на структурний підрозділ, чиє питання включене до порядку денного.

2.2. 3 метою організованого проведення апаратної наради формується порядок денний (додаток 1) на підставі пропозицій заступників Міністра аграрної політики та продовольства України (у разі проведення апаратної наради Міністром аграрної політики та продовольства України), керівників ЦОВВ та керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства.

2.3. Пропозиції до порядку денного апаратної наради (додаток 2) надаються Департаменту не пізніше ніж за три робочих дні до проведення наради.

2.4. Сформований порядок денний подається на затвердження керівнику державної служби.

2.5. Затверджений порядок денний апаратної наради Департамент направляє електронною поштою учасникам апаратної наради у день його затвердження для підготовки матеріалів.

2.6. Особи, відповідальні за підготовку матеріалів до апаратної наради, згідно з порядком денним апаратної наради, напередодні проведення до 12 год подають до Департаменту матеріали, які включають у себе інформаційну довідку до питання (додаток 3), що розглядається, проект протокольного доручення та мають бути готовими до виступу на апаратній нараді.

2.7. За необхідності до матеріалів можуть додаватися:

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питання порядку денного;

погоджений з керівником державної служби список осіб, які запрошені для участі в обговоренні питання порядку денного апаратної наради, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, займаних посад;

пропозиції до вступного та заключного слова;

тези основної доповіді та виступів, які забезпечуються мультимедійною презентацією.

2.8. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів до апаратної наради покладається на осіб, визначених у порядку денному як доповідачі.

2.9. Департамент формує та не пізніше 17 год напередодні проведення апаратної наради надає керівнику державної служби:

порядок денний апаратної наради;

список учасників апаратної наради;

копію протоколу попередньої апаратної наради;

матеріали з питань, зазначених у порядку денному апаратної наради.

2.10. Контроль за виконанням доручень за результатами проведення апаратної наради та підготовку інформації про стан виконання доручень, визначених у протоколах попередніх апаратних нарад, здійснює підрозділ, до компетенції якого належать питання контролю за виконанням документів.

3.1 Учасники апаратної наради:

мають бути присутніми особисто;

у разі неможливості бути присутніми особисто завчасно повідомляють про це Департамент, а також Секретаріат Державного секретаря.

3.2. Департаментом перед початком апаратної наради в установленому порядку проводиться реєстрація учасників.

3.3. Список учасників апаратної наради (додаток 4) складається у двох примірниках, один з яких передається головуючому, а інший залишається у Департаменті.

3.4. Відкриває та веде апаратну нараду керівник державної служби, або особа, яка його заміщає.

3.5. Керівники ЦОВВ, керівники структурних підрозділів доповідають з питань, визначених порядком денним апаратної наради, та з питань організації роботи підпорядкованих структурних підрозділів з виконання поставлених завдань.

3.6. Усі присутні на апаратній нараді можуть брати участь в обговоренні питань відповідно до порядку денного.

3.7. Рішення щодо розгляду питань, не включених до порядку денного, приймається головуючим.

3.8. За результатами проведення апаратної наради складається протокол, (додаток 5), який підписує керівник державної служби.