Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", з метою подальшого підвищення відповідальності посадових осіб за роботу з документами, забезпечення належного рівня виконавської дисципліни в апараті Мінагрополітики

1. Затвердити такі, що додаються:

1.1. Список працівників самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики, на яких покладено обов’язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу.

1.2. Примірний перелік функцій працівників самостійних структурних підрозділів апарату Мінагрополітики, на яких покладено обов’язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики:

2.1. Забезпечити виконання працівниками підрозділів функцій з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами.

2.2. У двотижневий строк подати до Департаменту електронного документообігу та контролю апарату (І. Кавун) списки осіб, які заміщуватимуть працівників самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики, на яких покладено обов’язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу, на час їх відсутності (відпустка, лікарняний, відрядження тощо).

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Працівник самостійного структурного підрозділу апарату Мінагрополітики (далі – структурний підрозділ), який виконує функції забезпечення документування управлінської діяльності та організації роботи з документами (діловод):

безпосередньо відповідає за організацію роботи з документами у структурному підрозділі;

одержує і обліковує кореспонденцію, що надходить до структурного підрозділу, фіксує факт одержання документів у системі електронного документообігу Мінагрополітики (далі – СЕД);

кореспонденцію з грифом "Для службового користування" обліковує у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію";

доповідає про вхідну, у першу чергу термінову, кореспонденцію керівнику структурного підрозділу та за його дорученням передає працівнику структурного підрозділу, відповідальному за виконання, про що вносить відповідну позначку у реєстраційно-контрольну картку СЕД;

за дорученням керівництва структурного підрозділу зазначає назви адресатів на копіях вихідних документів, що розсилаються за списком, оформлює і комплектує відправку вихідної кореспонденції, адресує матеріали та передає в установленому порядку до відділу опрацювання кореспонденції служби діловодства;

здійснює за дорученням керівника структурного підрозділу технічну підготовку службових документів, а за необхідності – їхнє копіювання;

забезпечує аналіз своєчасності опрацювання у структурному підрозділі документів, щодо яких встановлено контрольні завдання і які виконано у повному обсязі, та здійснює заходи з припинення контролю за виконанням таких документів;

у встановлений керівником структурного підрозділу строк доповідає про невиконані завдання за документами із встановленими контрольними термінами, окремо за кожним виконавцем та відділом (сектором), що належить до складу структурного підрозділу;

ознайомлює за дорученням керівника структурного підрозділу працівників цього підрозділу зі службовими документами;

забезпечує підготовку матеріалів структурного підрозділу до засідання експертної комісії з експертизи цінності документів (далі – експертна комісія), складає та подає на погодження керівнику структурного підрозділу протокол засідання комісії;

складає із залученням працівників структурного підрозділу та за погодженням з архівом Мінагрополітики проект номенклатури справ структурного підрозділу у двох примірниках, який подає для розгляду та схвалення на засіданні експертної комісії, підписує та подає його на затвердження керівникові структурного підрозділу, після чого узгоджує з керівником Департаменту електронного документообігу та контролю апарату та надає до архіву Мінагрополітики для складання зведеної номенклатури справ;

формує справи відповідно до номенклатури, забезпечує оперативне зберігання справ;