Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України , затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2011 року № 500, та з метою виконання завдань, покладених на Міністерство аграрної політики та продовольства України,

1. Затвердити Положення про Департамент електронного документообігу та контролю апарату Міністерства аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Департаменту електронного документообігу та контролю апарату подати Департаменту роботи з персоналом примірники положень про структурні підрозділи у складі департаменту та посадових інструкцій працівників.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Лапу В.І.

1.1. Департамент електронного документообігу та контролю апарату (далі - Департамент) є самостійним структурним підрозділом Міністерства аграрної політики та продовольства України (далі - Міністерство) згідно з функціональним розподілом, підпорядкованим заступнику Міністра аграрної політики та продовольства України - керівнику апарату.

1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство аграрної політики та продовольства України, Типовим положенням про структурний підрозділ з контролю апарату міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року № 2037, наказами Міністерства та іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

1.3. Департамент очолює директор Департаменту, який підпорядковується заступникові Міністра аграрної політики та продовольства України - керівнику апарату і несе перед ним відповідальність за виконання покладених на Департамент завдань та функцій.

1.4. Директор Департаменту має двох заступників - начальників відділів, які призначаються на посади та звільняються з посади у встановленому порядку.

1.5. Департамент проводить свою діяльність на основі місячних і річних планів, які затверджуються заступником Міністра - керівником апарату.

2.1. Контроль за дотриманням центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, самостійними структурними підрозділами Міністерства строків виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України (далі - доручення), наказів, рішень колегії, доручень керівництва Міністерства.

2.2. Організація та здійснення планування роботи апарату Міністерства.

2.3. Організація єдиного порядку роботи з документами в самостійних структурних підрозділах Міністерства відповідно до законодавства України.

2.4. Організація технічного забезпечення інформатизації управлінських і робочих процесів та ведення електронного документообігу в Міністерстві.

2.5. Забезпечення в межах компетенції Департаменту стійкого функціонування системи електронної взаємодії Міністерства з Адміністрацією Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, апаратами інших державних органів влади, місцевого самоврядування.

2.6. Організація технічного забезпечення функціонування електронних інформаційних ресурсів Міністерства.

2.7. Розроблення в межах компетенції Департаменту проектів законодавчих та нормативно-правових актів.

2.8. Координація робіт щодо забезпечення обслуговування технічної інфраструктури інфокомунікаційної системи Міністерства та оргтехніки.

3.1. Готує інформаційні, довідкові матеріали керівництву Міністерства про хід виконання актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, та самостійними структурними підрозділами Міністерства.

3.2. Проводить випереджувальний моніторинг стану виконання актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності працівниками Міністерства та центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, своєчасно інформує керівництво Міністерства у разі неможливості їх виконання у визначені строки.

3.3. Готує проекти наказів Міністерства та доручень керівництва Міністерства з питань ведення електронного документообігу, інформатизації, архівної справи, підвищення ефективності контролю виконання документів та дотримання виконавської дисципліни.

3.4. Перевіряє стан виконання центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, самостійними структурними підрозділами Міністерства актів законодавства, доручень, наказів Міністерства з основної діяльності.

3.5. Готує і систематично надає в установленому порядку центральним органам виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, та самостійним структурним підрозділам Міністерства інформаційні матеріали в електронній формі щодо строків виконання законодавчих та нормативно-правових актів, доручень та наказів Міністерства з основної діяльності.

3.6. Вносить пропозиції керівництву Міністерства про притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів Міністерства за невиконання або неналежне виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва Міністерства.

3.7. Розробляє інструкції з діловодства та з електронного документообігу в Міністерстві, зведену номенклатуру справ Міністерства та надає методичну допомогу у складенні номенклатури справ у самостійних структурних підрозділах Міністерства.

3.8. Здійснює реєстрацію документів, в тому числі з грифом "Для службового користування".

3.9. Встановлює єдиний порядок документування управлінської інформації, організації роботи в умовах електронного документообігу та архівування документів.

3.10. Здійснює реєстрацію наказів Міністерства з основної діяльності та контроль за їхнім виконанням.

3.11. Засвідчує копії документів, створених у Міністерстві.

3.12. Забезпечує літературне редагування проектів наказів Міністерства, спільних наказів, листів, а також проектів нормативно-правових актів, зокрема проектів законів України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, за підписом Міністра аграрної політики та продовольства України та у разі його відсутності - посадової особи, яка виконує його обов'язки, документів, які містять таємні відомості, передбачені статтями 1.12.2, 1.12.4, 2.1.2 Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, ступеня секретності "Таємно", затвердженого наказом Служби безпеки України від 12 серпня 2005 року № 440, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 2005 року за № 902/11182.

3.13. Подає на затвердження Міністру аграрної політики та продовольства України проекти Календарного плану основних заходів Міністерства на місяць, Плану роботи Міністерства на рік та звіту про його виконання.

3.14. В межах компетенції Департаменту бере участь в підготовці та проведенні апаратних нарад Міністерства.

3.15. Здійснює підготовку проектів протокольних доручень за підсумками проведення апаратних нарад Міністерства та забезпечує контроль за їх виконанням.

3.16. В межах компетенції надає пропозиції щодо тендерних вимог до програмно-технічних рішень, матеріали та надає методичну допомогу, за необхідності, у проведенні торгів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг з питань інформаційно-комунікаційних систем.