На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" та наказу Головного управління державної служби України від 31 травня 2002 року N 39 "Про затвердження Загальних методичних рекомендацій щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань"

1. Департаменту кадрової політики, аграрної освіти та науки (Бойко), Державному департаменту продовольства (Жихарєв), Державному департаменту рибного господарства (Алимов), Державному департаменту ветеринарної медицини (Вербицький), Державній службі з охорони прав на сорти рослин (Волкодав) запровадити щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань згідно з встановленим порядком (додаток 1).

2. Затвердити форму бланку щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (додаток 2).

3. Керівникам структурних підрозділів міністерства, державних департаментів забезпечити у встановлені терміни проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань та до 25 січня, наступним за звітним періодом року, подавати звіт Департаменту кадрової політики, аграрної освіти та науки.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Державного секретаря Лузана Ю.Я.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922, якою затверджено нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків (далі - щорічна оцінка). Така оцінка проводиться керівником структурного підрозділу, у випадках його відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) або якщо він працює не повний звітний рік, щорічну оцінку проводить заступник керівника структурного підрозділу, у разі відсутності такої посади - керівник вищого рівня.

Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

Щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків запроваджується за підсумками роботи у 2002 році.

Щорічна оцінка має стати одним з важливих компонентів управління персоналом, сприяти поліпшенню добору і розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар'єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і міністерства в цілому, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.

Оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності міністерства, доручень, які отримані в оперативному порядку певним структурним підрозділом) і здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного державного органу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами.

Наприклад, якість, кількість, своєчасність результатів роботи; продемонстровані державним службовцем поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти.

Щорічна оцінка повинна здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року N 912 (із змінами і доповненнями), організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на кадрову службу міністерства.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з етапів:

- підготовчий. До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, а також наданих окремими дорученнями у звітний період, встановлюється дата проведення співбесіди;

- оцінювання здійснюється державним службовцем (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланку щорічної оцінки (додаток 2). При цьому розділи 1, 2, 3 Форми заповнюються державним службовцем, який має її передати безпосередньому керівнику до 10 січня.

Самооцінка забезпечує активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. У державних службовців є можливість висловити свою точку зору і самим визначити проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції та виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів виконання та їх причини, додаткові завдання, заповнюючи розділ 4 Форми бланку щорічної оцінки та додаток до неї. Оцінка має бути обгрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену Форму бланку щорічної оцінки безпосередній керівник передає (до 15 січня) державному службовцю для ознайомлення з оцінкою;

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди, як правило, обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, плани на майбутні пріоритети структурного підрозділу.

Обговорення досягає мети, якщо воно структуроване і відносно не формальне, а також, коли воно є рекомендацією і наставництвом. Необхідно стимулювати державних службовців висловлювати власні думки. Проблеми виносяться на обговорення для того, щоб спільними зусиллями знайти їх вирішення, а не для взаємних докорів і звинувачень. При обговоренні коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку державного службовця. Необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів (усьому має бути підтвердження). Доцільно підбиття підсумків виконання державним службовцем обов'язків та завдань завершувати на позитивній і конструктивній ноті.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланку щорічної оцінки (розділ 5);

- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 6 Форми бланку щорічної оцінки), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;

- заключний етап. Повноту заповнення Форми бланку щорічної оцінки перевіряє кадрова служба органу, і долучає її до особової справи державного службовця. Кадровою службою аналізуються та узагальнюються результати щорічної оцінки з метою врахування при плануванні роботи з кадрами, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадках, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для покращення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у десятиденний термін оформляє свої зауваження та обгрунтування, з якими звертається до керівника вищого рівня. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення керівникові органу або керівникові органу вищого рівня у такий же термін.