З метою поліпшення якості представництва інтересів Міністерства аграрної політики України у судах та інших юрисдикційних органах, покращення організації претензійно-позовної роботи та відповідно до Положення про Міністерство аграрної політики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.11.2006 N 1541

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення претензійно-позовної роботи у Міністерстві аграрної політики України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам урядових органів державного управління у місячний термін розробити та затвердити власні Інструкції про порядок ведення претензійно-позовної роботи відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. Затвердити Методичні рекомендації з питань організації претензійно-позовної роботи у Міністерстві аграрної політики України, що додаються.

4. Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом (Шведов В.Г.) забезпечити розсилку Інструкції та вчасні виплати для здійснення представництва інтересів Мінагрополітики у судах та інших юрисдикційних органах.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Супіханова Б.К.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок організації претензійної та ведення позовної роботи (далі - претензійно-позовна робота) у Міністерстві аграрної політики України (далі - Мінагрополітики).

1.2. Керівництво претензійно-позовною роботою та контроль за її веденням здійснює Департамент правової та законопроектної роботи (далі - Департамент), який відповідно до цієї Інструкції представляє у встановленому законодавством порядку інтереси Мінагрополітики в судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів, дає правову оцінку претензіям, розробляє методичні рекомендації з цих питань тощо.

Будь-які матеріали (документи) з питань претензійно-позовної роботи, що опрацьовуються в Мінагрополітики, погоджуються з Департаментом.

Недотримання відповідними посадовими особами встановленого цією Інструкцією порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням трудової дисципліни і тягне за собою відповідальність згідно з законодавством.

1.3. Керівники структурних підрозділів Мінагрополітики (далі - структурні підрозділи) зобов'язані вживати заходів щодо недопущення фактів зволікань під час розгляду претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду безспірних позовів, що тягне за собою додаткові фінансові витрати, а також заходів щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.

1.4. Представництво інтересів Мінагрополітики здійснюється за довіреністю, Довіреністю є письмовий документ, що видається для представництва перед третіми особами та відповідає вимогам Глави 17 Цивільного кодексу України.

Проект довіреності готується у Департаменті і подається на підпис у встановленому порядку.

Довіреність реєструється у журналі обліку, який ведеться у Департаменті.

1.5. Департамент веде журнали обліку довіреностей, претензій, позовних заяв (додатки 1, 2, 3).

Ведення таких журналів може здійснюватись в електронному вигляді.

1.6. Претензійно-позовна робота повинна сприяти: забезпеченню виконання зобов'язань у всіх сферах діяльності; економії та раціональному використанню матеріальних, трудових,

фінансових, сировинних та інших видів ресурсів;

зниженню зайвих витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та законних інтересів держави в особі Мінагрополітики, що охороняються законом;

забезпеченню відповідальності порушників зобов'язань;

ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.

1.7. До претензійно-позовної роботи належать:

підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій та позовів;

пред'явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

підготовка відповідей (відзивів) та апеляційних (касаційних) скарг на рішення суду;

співпраця з органами прокуратури в організації забезпечення судового захисту інтересів держави в особі Мінагрополітики;

захист інтересів держави в особі Мінагрополітики під час розгляду спорів у судах;

підготовка та пред'явлення скарг (позовів) на дії чи бездіяльність органів Державної виконавчої служби (державного виконавця чи іншої посадової особи) щодо виконання рішень, ухвал, постанов судів;

здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправлення претензійно-позовних матеріалів);

забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

розгляд, аналіз та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;

підготовка висновків та пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

2.1. У разі порушення інтересів держави в особі Мінагрополітики керівники структурних підрозділів з метою безпосереднього врегулювання спору та захисту цих інтересів організовують роботу щодо направлення письмової претензії.

2.2. Порядок досудового врегулювання спорів не поширюється на спори:

про визнання договорів недійсними;

про визнання недійсними актів державних та інших органів, підприємств та організацій, які не відповідають законодавству і порушують їх права та інтереси, що охороняються законом;

про стягнення заборгованості за опротестованими векселями;

про звернення стягнення на заставлене майно;

про стягнення штрафів Національним банком України з банків та інших фінансово-кредитних установ.

2.3. За наявності підстав та обґрунтованості вимог матеріали для пред'явлення претензії готує структурний підрозділ відповідно до покладених завдань (далі - відповідальний підрозділ) за участю фахівців Департаменту.

2.4. У претензії зазначаються:

повне найменування і поштові реквізити міністерства або урядового органу та юридичної особи, якій вона пред'являється (боржнику);

дата пред'явлення і номер претензії;

обставини, на підставі яких пред'явлено претензію і докази, що підтверджують ці обставини з посиланням на відповідні нормативні акти;

вимоги заявника;

сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;

платіжні реквізити заявника претензії;

перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у контрагента, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії.

2.5. Претензія, після правової оцінки Департаментом та візування її керівниками заінтересованих підрозділів, підписується Міністром (особою, яка його заміщує) або особами, уповноваженими на здійснення представництва Мінагрополітики, за належним чином оформленими довіреностями, реєструється в журналі обліку та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

2.6. Департамент реєструє претензію в журналі обліку, а також здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей від контрагентів, яким були пред'явлені претензії. Уразі необхідності директор Департаменту надсилає нагадування про прискорення надання відповіді на претензію.

2.7. Претензія має бути розглянута боржником у місячний строк з дня одержання, якщо інше не визначено законодавством України.

2.8. Про фактичне виконання претензії Департамент здійснює відповідний запис у журналі обліку. У Департаменті на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа, у яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії.

2.9. Якщо претензія боржником відхилена повністю або частково без належних підстав або залишена без відповіді, договірні і претензійні матеріали з висновком та документами, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються заінтересованим підрозділом у Департамент для підготовки позову.

3.1. Керівник заінтересованого підрозділу у разі надходження претензії розглядає та опрацьовує її разом з працівниками Департаменту.

3.2. Під час перевірки матеріалів претензії з'ясовуються такі обставини: наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії; правильність складання розрахунку; наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

3.3. Претензія підлягає розгляду в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії Мінагрополітики.

Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, їх запрошують у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. До того ж перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання.

Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що безпосередньо стосуються розгляду претензії і відсутні в Мінагрополітики.

Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається заінтересованим підрозділом за наявними документами разом з працівниками Департаменту.

Під час розгляду претензії структурні підрозділи повинні звірити розрахунки з контрагентами, провести відповідну експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

3.4. Заінтересований підрозділ, якому доручено розгляд претензійних матеріалів, за участю працівників Департаменту у встановлений строк перевіряє їх та подає відповідній посадовій особі письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог.

3.5. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на нормативні акти. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково.

3.6. Проект відповіді на претензію повинен містити:

повне найменування і поштові реквізити Мінагрополітики та підприємства чи організації, яким надсилається відповідь;

дату і номер відповіді;

дату і номер претензії, на яку дається відповідь;

коли претензію визнано повністю або частково - визнану суму, номер і дату платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

коли претензію відхилено повністю або частково - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення (часткове відхилення) претензії;

перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

3.7. У разі відмови в задоволенні претензії заявнику повертаються долучені до неї оригінали документів.

3.8. Відповідь на претензію підписує уповноважена посадова особа після візування її керівниками заінтересованих підрозділів та правової оцінки, яку дають працівники Департаменту.

3.9. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

3.10. Претензія з усіма копіями документів, копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований або цінний лист чи розписка про вручення) передаються до Департаменту, де підшиваються в окрему претензійну справу.

3.11. Результати розгляду претензії вносять до журналу обліку.

3.12. Залишення претензії без відповіді не допускається.

3.13. За кожним фактом порушень, у разі необхідності, керівник структурного підрозділу вносить пропозицію щодо проведення службового розслідування, винних осіб притягують до відповідальності згідно з законодавством.

4.1. Позовну роботу, що включає підготовку позовів, матеріалів для пред'явлення позовів, відзивів (пояснень, заперечень), апеляційних та касаційних скарг на рішення (ухвали) суду, здійснює Департамент за участю заінтересованих підрозділів.

4.2. Позов пред'являється у всіх випадках порушення державних інтересів.

4.3. Департамент здійснює правову експертизу позовних матеріалів (документів) щодо їх обґрунтованості та законності, у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від структурних підрозділів додаткові матеріали, що підтверджують вимоги Мінагрополітики як позивача.

4.4. Якщо переданих документів виявиться недостатньо чи вони будуть неналежно оформлені, Департамент зобов'язаний встановити строк для усунення недоліків. Після закінчення строку, протягом якого доручення не виконано, чи виконано не в повному обсязі, директор Департаменту вносить пропозицію відповідній посадовій особі щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні трудової дисципліни.

4.5. Позовну заяву оформлюють відповідно до вимог чинного законодавства, зокрема Розділу VIII Господарсько процесуального кодексу України.

4.6. До позовної заяви додають всі необхідні докази, що підтверджують вимоги позивача, а також платіжне доручення про сплату державного мита (судового збору), витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи у встановленому порядку і розмірі, та докази того, що копія позовної заяви надіслана відповідачу - у господарських справах, а також довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження представника Мінагрополітики.

4.7. У разі подачі позову особливу увагу слід приділяти безперечному виконанню вимог Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.1993 N 7, Інструкції про порядок обчислення та справляння державного мита, затвердженої наказом Головної державної податкової інспекції України від 22.04.1993 N 15 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19.05.1993 за N 50, постанови Кабінету Міністрів України від 21.12.2005 N 1258 "Про затвердження Порядку оплати витрат з інформаційно-технічного забезпечення розгляду цивільних справ та їх розмірів".

4.8. Позовна заява подається до суду в письмовій формі і підписується Міністром (особою, яка його заміщує) або особами, уповноваженими на представництво інтересів Мінагрополітики, за належним чином оформленими довіреностями, та реєструється в журналі обліку.

4.9. Позовна заява надсилається до суду (у господарських справах також копія - відповідачеві) рекомендованим або цінним листом або здається до канцелярії суду.

4.10. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі чи порушення провадження у справі заінтересований підрозділ за участю працівників Департаменту виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.

4.11. Департамент представляє в установленому законодавством порядку інтереси Мінагрополітики під час розгляду справи. Планування та звітність з питань представництва інтересів здійснюється у порядку, який визначається директором Департаменту.

4.12. Особа, яка представляє інтереси Мінагрополітики перед судовим засіданням узгоджує свою позицію з директором Департаменту (начальником відповідного відділу) та не пізніше дня наступного за звітним інформує про результати розгляду справи.

Порядок узгодження позиції під час представництва інтересів Мінагрополітики та інформування за результатами розгляду справи у судовому засіданні визначає директор Департаменту.

4.13. Судове рішення аналізується заінтересованим підрозділом та працівниками Департаменту. За результатами аналізу Департаментом приймається рішення про: