Розглянувши інформацію Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом щодо стану виконавської дисципліни в апараті міністерства за підсумками роботи у 2006 році, колегія відмічає, що в звітному періоді рівень виконавської дисципліни в апараті суттєво поліпшився. Комплекс заходів, вжитих керівництвом міністерства у другому півріччі 2006 року з удосконалення структури апарату, посилення виконавської дисципліни відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 13.05.2004 N 630 "Про стан виконавської дисципліни в органах виконавчої влади та заходи щодо її зміцнення", рекомендацій та доручень Управління моніторингу Секретаріату Кабінету Міністрів України, рішень попередніх колегій з питань забезпечення своєчасного виконання актів законодавства, сприяв підвищенню дієвості та ефективності управлінських рішень, покращанню контролю за їх виконанням, забезпечив більшу стабільність в роботі апарату міністерства.

Відзначаючи позитивні зрушення у справі зміцнення виконавської дисципліни, а також організації контрольної діяльності в апараті міністерства, колегія звертає увагу керівників структурних підрозділів на недостатній рівень персональної відповідальності за виконання контрольних документів, недосконалу систему в роботі з Секретаріатом Кабінету Міністрів, іншими центральними органами виконавчої влади - співвиконавцями, допущення порушень вимог Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України під час підготовки та внесення на розгляд Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів та інших урядових рішень, відсутність стратегічного планування своєї роботи як основи контрольної діяльності органу виконавчої влади.

З метою збереження позитивних тенденцій в системі моніторингу та контролю міністерства, забезпечення в подальшому ефективної роботи апарату управління, підвищення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів і спеціалістів за своєчасне й якісне виконання контрольних завдань

1. Інформацію "Про стан виконавської дисципліни в апараті Мінагрополітики України за підсумками роботи у 2006 році " взяти до відома та направити структурним підрозділам для відповідного реагування (додається).

2. Звернути увагу на недостатній рівень організаторської роботи при виконанні контрольних документів в Департаменті економіки та управління державною власністю (Дробот В.І.), Департаменті розвитку аграрного ринку (Розгон А.В.), Департаменті ринків рослинництва, садівництва, виноградарства та виноробства (Демидов О.А.), Департаменті зовнішньоекономічного співробітництва (Руденко М.М.), Департаменті аграрної освіти, науки та дорадництва (Гойчук А.Ф.).

3. Головам державних департаментів і служб, керівникам структурних підрозділів міністерства:

3.1. Продовжити роботу з забезпечення своєчасного й якісного виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України та власними рішеннями, запитів та звернень народних депутатів України, місцевих органів виконавчої влади та особистих звернень громадян.

3.2. Запровадити в структурних підрозділах міністерства персональну відповідальність виконавців за дотриманням вимог Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України під час підготовки, узгодження та внесення на розгляд проектів законодавчих та нормативно-правових актів.

3.3. Забезпечити дієву співпрацю з Секретаріатом Президента України та Секретаріатом Кабінету Міністрів України, іншими центральними органами виконавчої влади, регіонами, засобами масової інформації та громадськими організаціями.

3.4. Щомісяця в підрозділах розглядати стан виконавської дисципліни та давати допущеним фактам порушень принципову оцінку із застосуванням заходів морального та матеріального впливу.

4. Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом (Шведов В.Г.):

4.1. Продовжити роботу з проведення моніторингу та забезпечення дієвого контролю за роботою структурних підрозділів міністерства щодо своєчасного проходження контрольних документів та суворого дотримання вимог Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, та Інструкції з діловодства, затвердженої наказом Мінагрополітики України від 24.11.2003 N 420.

4.2. Створити необхідні умови для досягнення державними службовцями апарату міністерства найвищого рівня ділової кваліфікації та продуктивності праці шляхом систематичного навчання і стажування керівників і спеціалістів, а також матеріально-технічного переоснащення робочих місць.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Супіханова Б.К.

Основними напрямками в роботі міністерства щодо посилення виконавської дисципліни у 2006 році стали упорядкування та організація діяльності структурних підрозділів апарату, удосконалення нормотворчої роботи, взаємодії з Секретаріатом Кабінету Міністрів України, комітетами Верховної Ради України, забезпечення безумовного виконання актів та доручень Президента України, рішень та доручень Уряду, запитів та звернень народних депутатів, звернень громадян.

За звітний період документообіг в міністерстві склав 148663 документи, що на 16108 більше ніж у 2005 році, з них вхідна кореспонденція - 96120 та 47924 - вихідна кореспонденція.

Підлягало виконанню як контрольні - 22906 документів (23,8 %) від загальної кількості вхідної кореспонденції.

Дані документообігу в розрізі структурних підрозділів

Найбільша кількість документів 57367 (59,7%) надійшла від підприємств, установ, організацій, фізичних осіб та інших категорій кореспондентів. Від органів вищого рівня надійшло 6669 (6,9%) документів, якими доведено 13091 (57,1%) контрольне завдання.

Незважаючи на те, що документообіг органів вищого рівня у 2006 році проти 2005 зменшився на 3535 документів, загальний показник по міністерству зріс на 16108 документів.

Із загальної кількості вхідної кореспонденції Міністром та його заступниками у звітному періоді було розглянуто 28966 документів (31%), решта документів (69%) направлялася для розгляду безпосередньо керівникам структурних підрозділів.

Всі документи органів вищого рівня розглядалися виключно Міністром та його заступниками.

У звітному періоді вся кореспонденція керівництвом міністерства розглядалася оперативно. Із кількості документів, поданих для розгляду, протягом 1 дня розглянуто - 23194 (80%), до 3 днів - 4130 (14,3%) і лише 985 (5,7%) більше 3 днів.

Дані про оперативність розгляду кореспонденції

У звітному періоді вихідна кореспонденція оброблялася відповідно до вимог Інструкції з діловодства. Документи, які направлялися на адресу Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України підписувалися Міністром, а в разі його відсутності першим заступником Міністра або заступниками Міністра, на яких покладалося виконання - обов'язків Міністра. Інша кореспонденція підписувалася заступниками Міністра.

Документи, які надсилалися на адресу підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління міністерства, та фізичним особам підписувалися Міністром та його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

Моніторинг вихідної кореспонденції, підписаної керівництвом міністерства

Протягом січня-грудня 2006 року в міністерстві підлягало виконанню 22906 контрольних завдань, визначених законами України, дорученнями Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими документами.

Порівняльні дані про надходження контрольних документів

Найбільше контрольних завдань 12504 (55%) надійшло від органів вищого рівня. Кількість термінових завдань (строк виконання 1-3 дні) становить 5615 (24,5%).

Виконано з порушенням встановлених термінів 83 (0,36%) завдання, з них 25 (0,44%) термінові. На особливому контролі Секретаріату Кабінету Міністрів України стояло 793 завдання.

Моніторинг виконання структурними підрозділами міністерства контрольних документів