На підставі постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", з урахуванням вимог Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 N 168 і від 13.07.2004 N 185

1. Затвердити Інструкцію про порядок здійснення внутрішнього фінансового контролю за роботою державних підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління Міністерства аграрної політики України (далі - Інструкція), що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Лузана Ю.Я.

1. Загальні положення

1.1. Цю Інструкцію розроблено на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, Іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" з урахуванням вимог Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 N 168 і від 13.07.2004 N 185, з метою забезпечення дотримання фінансової дисципліни в Міністерстві аграрної політики України (далі - Мінагрополітики).

Інструкція визначає механізм здійснення суб'єктами фінансового контролю контрольних заходів і реалізації їх матеріалів.

1.2. Діяльність суб'єктів фінансового контролю Мінагрополітики спрямовується на здійснення ними попереднього, поточного та подальшого фінансового контролю, забезпечення керівництва Мінагрополітики достовірною інформацією про використання фінансових ресурсів, оцінку ефективності господарської діяльності, виявлення й запобігання порушенням, що перешкоджають законному та ефективному використанню державного майна, бюджетних коштів.

1.3. Під час організації та проведення контрольно-ревізійними підрозділами внутрішнього фінансового контролю належить керуватися положеннями Конституції України, законами України актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про Міністерство аграрної політики України, наказами міністерства, цією Інструкцією та іншими нормативно-правовими актами (далі - нормативно-правові акти).

2. Визначення термінів:

внутрішній фінансовий контроль - це контроль, який здійснюється суб'єктом фінансового контролю щодо суб'єкта господарювання, до сфери управління якого суб'єкт фінансового контролю належить або якому він підпорядкований;

додаткова документація - документи, що оформлені як додатки до офіційної документації і підтверджують підсумки досліджень за окремими напрямами або етапами контрольного заходу, а також зафіксовані в офіційній документації;

документація об'єкта контролю - первинні та зведені бухгалтерські документи, облікові регістри, меморіальні ордери, головні й касові книги, матеріали інвентаризацій, фінансова звітність, а також розпорядчі документи суб'єкта господарювання, його керівництва з питань, пов'язаних з організацією бухгалтерського обліку й фінансової звітності тощо;

документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального й аналітичного характеру, що повинна забезпечувати розкриття теми контрольного заходу;

збитки - грошові або матеріальні витрати, здійснені суб'єктом господарювання всупереч вимогам чинного законодавства; втрата або пошкодження його майна; не одержані суб'єктом господарювання доходи, які б він одержав, якби зобов'язання боржника були виконані в межах строку позовної давності; придбання матеріалів та обладнання (послуг) за кошти від господарської діяльності без застосування проведення тендерів, за цінами, що перевищують середньогалузеві; реалізація власної продукції за цінами, що нижчі, ніж середньогалузеві;

контрольний захід - це сукупність способів І методичних прийомів фінансового контролю, які застосовуються суб'єктами фінансового контролю в межах повноважень, визначених Конституцією України та іншими актами законодавства, що регулюють їх діяльність, і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності суб'єктів господарювання, пов'язаної з використанням коштів, майна;

об'єкт фінансового контролю (далі - об'єкт контролю) - повний комплекс (система) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання, на які спрямовуються контрольні заходи суб'єкта фінансового контролю;

офіційна документація - службовий двосторонній документ (акт, довідка), що підтверджує проведення контрольного заходу, відображає його результати та є носієм інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки у фінансово-господарській діяльності суб'єкта господарювання, порушення законодавства України посадовими особами суб'єкта господарювання; супровідна документація офіційного характеру;

подальший фінансовий контроль - вид фінансового контролю, який здійснюється після закінчення строку виконання управлінського рішення;

попередній фінансовий контроль - вид фінансового контролю, який передує прийняттю управлінського рішення;

поточний фінансовий контроль - вид фінансового контролю, який здійснюється на стадії виконання управлінського рішення;

позапланові контрольні заходи - заходи, що не включені до відповідних планів проведення контрольних заходів і здійснюються в межах компетенції суб'єкта фінансового контролю за дорученнями його керівника у разі звернень органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян;

перевірка - вид фінансового контролю, об'єктом якого є окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності, суб'єкта господарювання;

планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів проведення контрольних заходів суб'єктів фінансового контролю;

програма контрольного заходу - документ, що визначає тему й основні завдання та питання контрольного заходу;

ревізія - це вид фінансового контролю, об'єктом якого є повний комплекс (система) фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарської діяльності;

робочі матеріали - допоміжні неофіційні записи, у яких посадова особа, яка здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію;

робочий план - документ, що складається на основі програми контрольного заходу й визначає конкретні завдання та їх виконавців, строк виконання цих завдань;

суб'єкт господарювання - підприємство, установа, організація, що належать , до сфери управління Мінагрополітики, мають статус юридичної особи та їх відокремлені підрозділи без статусу юридичної особи;

суб'єкт фінансового контролю (далі - суб'єкт контролю) - контрольно-ревізійний підрозділ, посадова особа Мінагрополітики або суб'єкта господарювання, що належить до сфери управління Мінагрополітики, які відповідно до визначених внутрішніми положеннями та нормативно-правовими актами повноважень мають право здійснювати фінансовий контроль;

супровідна документація - листування з питань діяльності суб'єкта господарювання;

управлінські рішення - нормативно-правові акти, письмові розпорядження, рішення посадових осіб суб'єктів господарювання, на яких в установленому порядку покладено виконання організаційно-розпорядчих, адміністративно-господарських та консультативно-дорадчих функцій або які виконують такі функції в межах спеціальних повноважень, що вплинули або можуть у подальшому вплинути на фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання;

фінансова дисципліна - дотримання суб'єктом господарювання визначених нормативно-правовими актами фінансово-правових норм;

фінансовий контроль - функція дослідження суб'єктом фінансового контролю об'єкта фінансового контролю, спрямована на забезпечення дотримання законності, ефективності та економічної доцільності в ході формування, володіння, використання і відчуження об'єктів права власності.

3. Основні завдання І форми внутрішнього фінансового контролю

3.1. Внутрішній фінансовий контроль Мінагрополітики здійснюється суб'єктами контролю у формі ревізій і перевірок фінансово-господарської діяльності.

3.2. Суб'єкти контролю контролюють:

дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни; збереження й цільове використання бюджетних коштів і коштів державних цільових фондів;

стан збереження та ефективного використання державного майна;

ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів; своєчасність документального оформлення господарських операцій, а також причини непродуктивних витрат і втрат;

правильність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, своєчасність й повноту відображення в обліку фінансових, кредитних і розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетами й кредиторами;

стан дебіторської і кредиторської заборгованості;

дотримання порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) із застосуванням процедури проведення тендерів за державні кошти та кошти, отримані від господарської діяльності;

інші питання фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю у межах компетенції суб'єкта контролю;

стан виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попередньою ревізією чи перевіркою, а також ревізіями чи перевірками, здійсненими контролюючими органами.

4. Планування та періодичність проведення контрольного заходу

4.1. Контрольні заходи у суб'єктів господарювання Мінагрополітики проводяться, як правило, на підставі планів проведення контрольних заходів, проекти яких складаються суб'єктами контролю на півріччя, затверджуються керівником і повинні містити Інформацію про:

тему контрольного заходу;

назву об'єкта контролю й місце його розташування; строк проведення такого контрольного заходу; період, за який перевірятиметься об'єкт контролю.

4.2. Терміни для подання на затвердження Міністру або заступнику Міністра з питань контрольно-ревізійної роботи проектів планів проведення контрольних заходів суб'єктами контролю:

до 10 грудня - на І півріччя наступного року;

до 10 червня - на II півріччя поточного року.

Затверджені керівництвом плани контрольних заходів суб'єктів контролю у суб'єктів господарювання, що належать до сфери управління Мінагрополітики, подаються на погодження контрольно-ревізійному підрозділу Мінагрополітики.

Для запобігання дублюванню контрольних заходів контрольно-ревізійний підрозділ Мінагрополітики подає затверджені плани проведення таких заходів на погодження Головному контрольно-ревізійному управлінню України (далі - ГоловКРУ) у встановленому ним порядку.

4.3. Об'єкти контролю включаються суб'єктами контролю до проекту плану проведення контрольних заходів з урахуванням встановленої періодичності проведення таких заходів.

До плану не включаються об'єкти контролю, у яких:

попередній контрольний захід з тих самих питань проводився менше ніж один рік тому;

контрольний захід проведено державними контрольними органами з тих самих питань і за той самий період.

4.4. Внесення змін до плану проведення контрольних заходів здійснюється у тому ж порядку, що і його затвердження.

4.5. Позаплановий контрольний захід за зверненнями державних і правоохоронних органів у суб'єкта господарювання може проводитися суб'єктом контролю за наявності наказу або окремого доручення керівника, незалежно від кількості раніше проведених на цьому суб'єкті господарювання ревізій і перевірок, за винятком випадків, коли зазначені у зверненні правоохоронного органу питання за вказаний ревізійний період уже перевірені за зверненням цього чи іншого правоохоронного органу.

4.6. Позапланові ревізії та перевірки за зверненням правоохоронних органів проводяться за наявності хоча б однієї з таких обставин: падання прокурором, слідчим постанови на проведення ревізії (перевірки), винесеної в ході розслідування кримінальної справи; або письмових відомостей про значні фінансові порушення, нецільове використання бюджетних коштів, недостачу державного і комунального майна. Про термін початку таких заходів письмово Інформується правоохоронний орган.

4.7. У разі отримання від правоохоронного органу звернень стосовно проведення контрольних заходів з питань, що не належать до компетенції Мінагрополітики, протягом 10 днів з дня отримання такого звернення дається обґрунтована письмова відповідь про неможливість проведення контрольних заходів у суб'єкта господарювання.

5. Організація підготовки контрольного заходу

5.1. Проведенню контрольного заходу має передувати підготовка, яка передбачає вивчення наявних у суб'єкта контролю матеріалів, що стосуються фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання. На підставі таких документів суб'єктом контролю розробляється програма контрольного заходу.

5.2. Проведення планового чи позапланового контрольного заходу здійснюються згідно з наказом, розпорядженням, дорученням керівника суб'єкта фінансового контролю.

5.3. Для проведення планових і позапланових контрольних заходів призначається комісія або робоча група, до складу якої входять посадові особи суб'єкта контролю із залученням необхідних фахівців інших структурних підрозділів (Мінагрополітики або суб'єкта господарювання), а також інших підвідомчих суб'єктів господарювання (за згодою).

5.4. До складу комісій або робочих груп за згодою можуть включатись - повноважні представники профспілок відповідних рівнів.

5.5. Головою комісії або робочих груп для проведення планового контрольного заходу призначається посадова особа суб'єкта контролю.

5.6. У разі проведення позапланового контрольного заходу пріоритетність у призначенні голови комісії або робочої групи надається структурному підрозділу Мінагрополітики або підприємству, установі, організації, що ініціюють перевірку чи є відповідальними виконавцями доручення.

5.7. Наказ (розпорядження) про проведення контрольного заходу повинен містити відомості про:

посади, прізвища, імена й по батькові членів комісії (робочої групи) з проведення контрольного заходу;

назву об'єкта контролю;

період, за який перевірятиметься діяльність суб'єкта господарювання; строк проведення контрольного заходу;

строк, протягом якого голова комісії або робочої групи повинен доповісти керівництву про результати контрольного заходу;

підстава проведення контрольно-ревізійного заходу.

5.8. Програма проведення контрольного заходу затверджується наказом або розпорядженням керівника суб'єкта контролю про проведення контрольного заходу. Форму зразкової програми проведення контрольного заходу з питань фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання наведено у додатку 1 до цієї Інструкції.

5.9. На підставі програми проведення контрольного заходу головою комісії (робочої групи) складається робочий план його проведення, форму якого наведено у додатку 2 до цієї Інструкції. Під час проведення контрольного заходу головою комісії (робочої групи) можуть вноситися до робочого плану за наявності обґрунтованих підстав зміни чи доповнення.

5.10. З метою запобігання порушенням членами комісії або робочої групи, що здійснюють контрольний захід, законодавства або прав посадових осіб суб'єкта господарювання, суб'єкт контролю під час формування складу комісії (робочої групи) та проведення таких заходів забезпечує:

ознайомлення членів комісії або робочої групи з нормативно-правовими актами, що встановлюють відповідальність за неправомірні дії або бездіяльність;

недопущення залучення до проведення контрольного заходу посадових осіб, що мають родинні зв'язки з посадовими особами суб'єкта господарювання, діяльність яких перевіряється, або які раніше працювали у суб'єкті господарювання на керівних посадах;

участь у його проведенні не менше ніж трьох членів комісії або робочої групи.

5.11. Строк проведення контрольного заходу визначається з урахуванням обсягу роботи, яку потрібно виконати під час проведення контрольного заходу, але він не може перевищувати 30 робочих днів.

В окремих випадках, у разі особливої складності контрольного заходу, цей строк може бути продовжений керівником суб'єкта фінансового контролю на підставі доповідної записки голови комісії або робочої групи, але на строк не більше 15 календарних днів, про що видається наказ (розпорядження), який надсилається керівництву суб'єкта господарювання та посадовим особам, яких залучено до проведення контрольного заходу.

6. Права, обов'язки та відповідальність членів комісії

6.1. Члени комісії (робочої групи) мають право:

перевіряти під час проведення контрольного заходу у суб'єкта господарювання виконання кошторисних призначень, грошові, фінансові, бухгалтерські та інші документи, наявність коштів І цінностей, а у разі виявлення підробок документів та інших зловживань, - вилучати такі документи до закінчення контрольного заходу, залишаючи у справі об'єкта контролю акт про вилучення або реєстри вилучених документів, копії вилучених документів;

перевіряти та здійснювати контроль господарської діяльності згідно з п. 3.2;

контролювати правильність списання палива, інших матеріальних цінностей, а також розрахунків за спожиту тепло та електроенергію, повноту оприбуткування грошових і матеріальних цінностей, вимагати від керівника об'єкта контролю здійснення контрольних обмірів виконаних робіт;

вимагати від керівника суб'єкта господарювання проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків, у разі потреби - опечатувати каси й касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви тощо;

вимагати від керівника суб'єкта господарювання, щоб матеріально відповідальні особи обов'язково брали участь у проведенні інвентаризації, перевірки довірених їм цінностей, у контрольних обмірах виконаних робіт, в інших аналогічних діях, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів, матеріальних цінностей та діяльності матеріально відповідальних осіб і обов'язкового засвідчення зазначеними особами своїми підписами результатів інвентаризацій, перевірок;

безперешкодного доступу у приміщення всіх підрозділів об'єкта контролю з метою з'ясування питань, пов'язаних з проведенням контрольного заходу;

отримувати від посадових осіб суб'єкта господарювання письмові пояснення з питань, що виникають у ході проведення контрольного заходу;

вимагати від керівництва суб'єкта господарювання усунення встановлених порушень і виявлених недоліків.

6.2. Члени комісії або робочої групи зобов'язані:

неухильно дотримуватися вимог нормативно-правових актів;

проводити контрольний захід відповідно до програми та робочого плану його проведення;

під час проведення контрольного заходу .неухильно дотримуватися повноти, об'єктивності, достовірності та доказовості його результатів;

на будь-якій стадії ревізії, перевірки приймати від посадових осіб суб'єкта господарювання докладні письмові пояснення обставин, мотивів, причин і умов учинення порушень, долучати ці пояснення до матеріалів контрольного заходу;

надавати керівництву суб'єкта господарювання за один робочий день до закінчення контрольного заходу один примірник офіційної документації (акт, довідка), оформленої відповідно до розділу 8 цієї Інструкції, для ознайомлення, підписання й прийняття рішення про усунення виявлених порушень і недоліків.

6.3. Члени комісії (робочої групи) несуть відповідальність згідно із законодавством за:

відповідність фактів, зазначених в офіційній документації, реальному станові справ;

зловживання владою чи службовим становищем або перевищення влади чи службових повноважень;

використання свого службового становища з корисливою метою, а також за дії (бездіяльність), що відповідно до законодавства вважаються 1 - корупційними;

упереджене або прихильне ставлення до конкретної посадової особи суб'єкта господарювання, якщо це призвело до негативних фінансово-правових наслідків (викривлення інформації про реальний стан справ, приховування отриманої інформації про факти правопорушень тощо).

7. Права та обов'язки посадових осіб суб'єктів господарювання, діяльність яких перевіряється

7.1. Посадові особи суб'єктів господарювання, діяльність яких перевіряється, мають право:

на будь-якій стадії проведення контрольного заходу подавати комісії або робочій групі усні та письмові заяви, зауваження, пояснення з питань, що є об'єктом контролю;

надавати пояснення з питань, що стосуються державної таємниці, з урахуванням вимог Закону України від 21.09.99 N 1079, "Про державну таємницю";

інші права, передбачені нормативно-правовими актами, чинними на момент перевірки.

7.2. Керівництво суб'єкта господарювання, а також керівники відповідних підрозділів цього суб'єкта також мають право:

вимагати від голови комісії або робочої групи надання примірника офіційної документації (акт, довідка) про результати контрольного заходу для ознайомлення, підписання та забезпечення усунення виявлених порушень і недоліків;

у разі незгоди з викладеними в офіційній документації фактами подавати мотивовані письмові зауваження або заперечення до них й вимагати їх розгляду на засіданні комісії або робочої групи з залученням цих матеріалів як додатків до такого документа.

7.3. Керівництво суб'єкта господарювання зобов'язане:

забезпечити членам комісії або робочої групи належні умови для ефективного проведення контрольного заходу, а саме: надавати у встановлений термін інформацію, матеріали (довідки, статистичні дані), документи (копії та витяги з документів), технічне оснащення й транспортні засоби разом з обслуговуючим персоналом, окремі приміщення з технічним оснащенням і засобами зв'язку;

на вимогу голови комісії або робочої групи проводити інвентаризацію матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, не перешкоджати опечатуванню кас і касових приміщень, складів, комор, архівів, інших сховищ, брати на відповідальне зберігання документи, що підтверджують факти зловживань;

надавати членам комісії або робочої групи письмові пояснення щодо порушень і недоліків, виявлених у ході контрольного заходу;

уживати невідкладних заходів для усунення виявлених у ході контрольного заходу порушень і недоліків, відшкодування завданих збитків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у вчиненні порушень, у встановленому законодавством порядку.

8. Організація проведення контрольних заходів

8.1. Контрольний захід проводиться відповідно до програми та робочого плану проведення такого заходу.

8.2. На початку проведення контрольного заходу голова комісії або робочої групи представляє її членів керівництву суб'єкта господарювання та ознайомлює керівництво суб'єкта господарювання зі змістом наказу (розпорядження) про проведення контрольного заходу та планом перевірки.

8.3. Голова комісії або робочої групи повинен ознайомити членів комісії (робочої групи) з умовами й особливостями роботи суб'єкта господарювання, забезпечити організацію проведення контрольного заходу та створення умов для його проведення.

8.4. Якщо на початку проведення контрольного заходу буде встановлено, що у суб'єкта господарювання відсутнє належне ведення бухгалтерського обліку, що унеможливлює якісне проведення контрольного заходу, то голова комісії (робочої групи) інформує про це керівника суб'єкта контролю, наказом (розпорядженням) якого було призначене проведення контрольного заходу. Після чого головою комісії або робочої групи пред'являються керівнику суб'єкта господарювання у письмовому вигляді вимоги про приведення стану бухгалтерського обліку у відповідність з нормами законодавства із встановленням конкретного строку виконання зазначеного. У такому разі контрольний захід слід розпочати після впорядкування ведення бухгалтерського обліку об'єктом контролю з терміну початку ревізії (перевірки).

8.5. Контрольний захід проводиться шляхом перевірки дотримання посадовими особами об'єкта контролю положень нормативно-правових актів, що регулюють питання використання бюджетних коштів і державного майна, ведення бухгалтерського обліку тощо; уважного й усебічного вивчення бухгалтерських та інших документів; перевірки правильності відображення (проведення) обліку операцій з готівкою та матеріальними цінностями, застосування норм витрат матеріалів; ретельної перевірки зберігання готівки й матеріальних цінностей, а також їх інвентаризації, правильності віднесення витрат на видатки, розрахунків з бюджетом тощо.

8.6. У разі виявлення фактів порушень вимог нормативно-правових актів, незаконного й нецільового витрачання бюджетних коштів, а також інших порушень фінансової дисципліни та зловживань, члени комісії або робочої групи повинні вимагати письмові пояснення від посадових осіб суб'єкта господарювання (на ім'я керівника, наказом (розпорядженням) якого було призначене проведення контрольного заходу), винних у виявлених порушеннях і зловживаннях, а також установити відповідно до законодавства розмір заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення.

9. Документування результатів і формування матеріалів контрольного заходу, порядок їх опрацювання й використання

9.1. Документування результатів контрольного заходу здійснюється з метою надання керівництву суб'єкта контролю, наказом (розпорядженням), дорученням якого було призначене проведення контрольного заходу, і керівництву суб'єкта господарювання повної та достовірної інформації про результати проведення заходу.

9.2. Матеріали контрольного заходу складаються з робочих матеріалів, офіційної, додаткової та супровідної документації.

9.3. Робочі матеріали, які складаються за темою контрольного заходу, повинні містити результати досліджень, проведених суб'єктом контролю, і використовуватися у складанні офіційної документації.

Після завершення контрольного заходу робочі матеріали знищуються суб'єктом контролю, який безпосередньо їх склав (у разі, якщо офіційний документ підписаний керівником об'єкта контролю без заперечень або зауважень), за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність їх зберігання.

9.4. Офіційна документація (акт, довідка) умовно складається з таких частин:

вступної, у якій зазначаються: підстава для проведення контрольного заходу; прізвище, ім'я та по батькові, посада, місце роботи суб'єкта контролю, що його проводить; тема контрольного заходу; назва суб'єкта господарювання; . місце розташування суб'єкта господарювання та загальні відомості про нього; дати початку й закінчення контрольного заходу; період, який підлягав фінансовому контролю у суб'єкта господарювання; перелік посадових осіб, що здійснювали керівництво суб'єктом господарювання протягом цього періоду;

констатуючої, у якій зазначаються зміст, характер і результати контрольного заходу та яка може бути поділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи етапами контрольного заходу.

9.5. Додаткова документація, яка може складатися зі зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо і є невід'ємною частиною - офіційної документації.

9.6. Супровідна документація може мати характер:

офіційної - листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання й громадянами з питань, що стосуються результатів контрольного заходу; інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу;

неофіційної - внутрішні документи стосовно розгляду або оцінки результатів проведення контрольного заходу.

Супровідна документація, що має офіційний характер, є невід'ємною частиною офіційної документації.

9.7. Офіційна документація формується на підставі перевірених даних і фактів, які обґрунтовані оригіналами документів суб'єкта господарювання, даних про результати проведення зустрічних перевірок, а також пояснень, наданих посадовими особами цього суб'єкта тощо.

Під час складання офіційної та супровідної документації слід дотримуватися таких принципів викладення інформації:

об'єктивності й обґрунтованості;

лаконічності, чіткості, вичерпності й системності;

ясності й доступності;

недопущення викладення інформації, яка безпосередньо не стосується фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання, або інформації, одержаної не в ході контрольного заходу, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів;

недопущення включення різного роду припущень і не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання;

недопущення надання правової або морально-етичної оцінки діям посадових осіб суб'єкта господарювання.

9.8. В офіційній та супровідній документації повинні бути зазначені обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, номер, місце складання, відомості про наявність додатків, підписи уповноважених осіб.

Офіційна документація, складена за результатами контрольного заходу (акт, довідка), підписується головою комісії або робочої групи суб'єкта контролю, керівником суб'єкта господарювання та його головним бухгалтером, при цьому в усіх випадках виявлення порушень положень нормативно-правових актів, а також зловживань, приписок, викривлення бухгалтерського обліку й фінансової звітності, заподіяння збитків державі тощо за результатами перевірки повинен складатися акт.

9.9. Якщо на одному суб'єкті господарювання одночасно проводяться контрольні заходи посадовими особами різних суб'єктів державного фінансового контролю, то голова комісії (робочої групи) може застосовувати положення пунктів 15-18 Стандарту державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна - 4, затвердженого наказом ГоловКРУ від 09.08.2002 N 168 "Стандарт державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна - 4. Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.2002 за N 759/7047.

9.10. Офіційна документація складається на підставі довідок, наданих членами комісії або робочої групи.

Кожна довідка складається й підписується членом комісії або робочої групи, який здійснював контрольний захід за напрямом, визначеним робочим планом, і керівником відповідного підрозділу суб'єкта господарювання.

Довідка повинна повною мірою відображати результати проведення контрольного заходу згідно з питаннями, визначеними робочим планом. Особлива увага приділяється виявленим недолікам, чітко зазначаються реквізити нормативно-правового акта, вимоги якого порушено; встановлюються причини виникнення порушень і недоліків, посадові особи, внаслідок дій (бездіяльності) яких вони стали можливими.

У довідці повинно бути зазначено, яку саме документацію суб'єкта господарювання перевірено, за який період і яким методом (вибірковим, суцільним).

Кожний член комісії або робочої групи має право окремо до довідки додати особисті пропозиції щодо можливих шляхів усунення виявлених порушень і недоліків.

9.11. Голова комісії (робочої групи) повинен ретельно ознайомитися з довідками, наданими членами комісії або робочої групи, оцінити повноту та якість розкриття теми (тем) контрольного заходу та прийняти рішення про достатність або необхідність їх доопрацювання. Про прийняте рішення голова комісії (робочої групи) повідомляє членів комісії та в разі потреби визначає конкретні вимоги щодо доопрацювання матеріалів контрольного заходу. Члени комісії повинні допрацювати матеріали, викладені у довідках, і у встановлений головою комісії (робочої групи) строк подати йому для узагальнення.

9.12. Якщо до закінчення контрольного заходу потрібно вжити невідкладних заходів для усунення порушень, відшкодування заподіяних державі збитків або притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у виявлених порушеннях чи збитках, то комісією (робочою групою) складається про це відповідний акт, а від винних посадових осіб суб'єкта господарювання вимагаються необхідні письмові пояснення. За потреби додаткової перевірки фактів, викладених у такому акті, керівник суб'єкта господарювання за поданням голови комісії або робочої групи чи з власної ініціативи приймає (відповідно до своєї компетенції) рішення про проведення службового розслідування. Відомості про зазначене включаються до офіційної документації.