На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" та наказу Головного управління державної служби України від 31 жовтня 2003 року N 122 "Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань"

1. Керівникам урядових органів державного управління та структурних підрозділів міністерства:

1.1. Проводити щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань в період між атестаціями у січні - лютому за підсумками минулого року, згідно з встановленим Загальним порядком (додаток 1, 2);

1.2. Доручити державним службовцям сформувати особисті річні плани на поточний рік відповідно до планів роботи структурного підрозділу за встановленою формою (додаток 4).

2. Затвердити форму бланку щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (додаток 3).

3. Керівникам структурних підрозділів міністерства забезпечити у встановлені терміни проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань та до 25 лютого, наступного за звітним періодом року, подавати заповнені бланки щорічної оцінки Відділу обліку кадрів апарату та ведення архівної справи.

4. Визнати таким, що втратив чинність наказ Мінагрополітики України від 31.07.2002 N 219 "Про запровадження щорічної оцінки виконання державними службовцями Мінагрополітики України покладених на них обов'язків і завдань".

5. Контроль за виконанням наказу у покласти на першого заступника Міністра Демчака І.М.

Цей Загальний порядок визначає правові та організаційні засади проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка) під час щорічного підбиття підсумків, відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 та наказу Головного управління державної служби України від 31 жовтня 2003 року N 122 "Про затвердження Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань".

Метою проведення щорічної оцінки є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи.

Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленні організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

Всі державні службовці знайомляться із Загальним порядком проведення щорічної оцінки (додаток 1) і загальними критеріями та показниками якості роботи (додаток 2).

Щорічна оцінка проводиться в період між атестаціями у січні - лютому місяці за підсумками минулого року безпосереднім керівником (керівником структурного підрозділу), а у разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік - заступником керівника структурного підрозділу, а в разі відсутності такої посади - керівником вищого рівня.

Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

Щорічна оцінка виконання керівником структурного підрозділу міністерства покладених на нього обов'язків і завдань здійснюється керівництвом міністерства згідно з розподілом функціональних повноважень.

При проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності державного органу, структурного підрозділу, територіального органу) необхідно використовувати особисті плани роботи державних службовців, які формуються державним службовцем за дорученнями (резолюціями) безпосереднього керівника на початку року відповідно до планів роботи структурного підрозділу та доповнюються протягом року за дорученнями керівника в разі покладання на підрозділ нових завдань, а також надходження доручень органів вищого рівня.

Протягом року до особистого плану роботи в разі потреби можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими державний орган чи підрозділ спрямовує позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази або інші розпорядчі документи керівника державного органу, рішення колегії тощо).

Щорічна оцінка проводиться у відповідності до критеріїв та показників якості роботи державних службовців, які поділяються на загальні (характерні для усіх державних службовців) та спеціальні (залежать від особливостей роботи кожного структурного підрозділу). Зазначені критерії та показники пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами. Примірний перелік загальних критеріїв та показників якості роботи державного службовця визначено додатком 2.

Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року N 912 (із змінами і доповненнями) організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на кадрову службу міністерства. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів:

підготовчий період - до проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання державним службовцем завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах роботи, а також наданих окремих доручень у звітний період, встановлюється дата проведення співбесіди;

оцінювання - здійснюється державним службовцем через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланка щорічної оцінки (додаток 3). При цьому розділи 1, 2 Форми заповнюються державним службовцем, який має передати її безпосередньому керівнику.

Захід має забезпечити активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. Державний службовець має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в удосконаленні професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану роботи, визначеного на початку звітного періоду, окремих доручень, завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань, змін до плану тощо.

Оцінка безпосереднього керівника має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах з відзначенням позитивних показників роботи державного службовця, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

За результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка (розділ 3 Форми).

Підсумкова оцінка може бути:

низька - державний службовець повинен поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результату його роботи;

задовільна - державний службовець досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, і повинен спрямовувати свою діяльність на ті складові, які змушують керівника часом вносити корективи в результати роботи;

добра - державний службовець досяг результатів володіння навичками й уміннями, унеможливив необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень;

висока - державний службовець перевищив очікувані результати, виявив ґрунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

Заповнену Форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник у тижневий термін передає державному службовцю для ознайомлення.

Співбесіда безпосереднього керівника з державним службовцем проводиться з метою обговорення результатів оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації та складання особистих планів роботи на наступний рік з огляду на пріоритети діяльності структурного підрозділу або міністерства. Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і мати рекомендаційний та роз'яснювальний характер з урахуванням самооцінки державного службовця. При проведенні співбесіди необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів з відповідним обґрунтуванням.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки (розділ 4 Форми) на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені та складений особистий план роботи на наступний рік, зразок якого наведено в додатку 4.

Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції (розділ 5 Форми), а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди.

Заключний етап. Кадрова служба міністерства перевіряє повноту заповнення Форми бланка щорічної оцінки і долучає її до особової справи державного службовця. Кадровою службою проводиться аналіз та узагальнення результатів щорічної оцінки з метою врахування при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, установлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У разі незгоди з оцінкою безпосереднього керівника, державний службовець у десятиденний термін може звернутися із заявою до керівника вищого рівня, висловивши зауваження та обґрунтувавши їх. Рішення керівника вищого рівня є ухвальним.