Управление организации и методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности Министерства аграрной политики Украины во исполнение поручения Президента Украины от 25 февраля 2003 года N 1-1/203 и приказа Министерства аграрной политики Украины от 4 июня 2003 года N 160 "О мерах по повышению качества управления государственным сектором экономики на 2003 год" разработало Методические рекомендации по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях.

Методические рекомендации просим довести до сведения районных Управлений сельского хозяйства и продовольствия и предоставить разъяснение относительно их применения специалистам сельскохозяйственных предприятий.

1.1. Методические рекомендации по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях (далее - Методические рекомендации) разработаны во исполнение поручения Президента Украины от 25 февраля 2003 года N 1-1/203 относительно повышения качества управления государственным сектором экономики, приказа Министерства аграрной политики Украины от 04.06.2003 г. N 160 "О мерах по повышению качества управления государственным сектором экономики на 2003 год" и в соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 года N 996-XIV (с изменениями и дополнениями), Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88, положениями (стандартами) бухгалтерского учета, утвержденными приказами Министерства финансов Украины, и другими нормативно-правовыми актами.

1.2. Методические рекомендации устанавливают порядок применения форм (типовых и специализированных) документов первичного учета, а также хранения первичных документов и учетных регистров предприятиями и организациями государственной и негосударственной (фермерские, частно-арендные, кооперативы и т. д.) формы собственности, которые занимаются производством сельскохозяйственной продукции, товаров, работ и услуг.

2.1. Первичные документы - это письменные свидетельства, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их осуществление. Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления каждой хозяйственной операции, если это невозможно, непосредственно после ее завершения.

2.2. Первичные документы применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности. Для этого они должны иметь следующие обязательные реквизиты: название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дата и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном выражении), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

2.3. Документы, созданные средствами электронно-вычислительной техники, применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности.

Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен по требованиям соответствующего стандарта и закодирован согласно утвержденной системе кодификации.

2.4. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования.

2.5. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. N 88, и настоящих Методических рекомендаций.

По требованию контрольных или судебных органов, а также работников предприятия предприятие обязано за свой счет сделать копии необходимых документов на бумажных носителях.

2.6. Документ может быть подписан лично или с применением штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения (кроме финансово-платежных документов).

2.7. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации.

2.8. В приказе об учетной политике предприятия определяется ответственное лицо (начальник компьютерного отдела или другого структурного подразделения предприятия), которое осуществляет контроль за определением паролей и их изменение, несет персональную ответственность за конфиденциальность информации.

3.1. Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины.

3.2. Специализированные формы первичного учета для сельскохозяйственных предприятий в настоящее время находятся на стадии разработки. Поэтому рекомендуется применять специализированные формы первичных документов, утвержденные приказами Министерства сельского хозяйства и продовольствия СССР (Госагропрома СССР) в период 1972-1990 годов (приложение N 1) (не приводится).

3.3. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных предприятием самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

3.4. Организация обеспечения бланками первичных документов осуществляется по трем основным направлениям:

- в централизованном порядке (по заказу министерств, ведомств, государственных комитетов, объединений и т. п.);

- через сеть оптовой и розничной торговли;

- путем непосредственного изготовления бланков по заказу предприятий в типографиях.

3.5. Специализированные бланки первичных документов в строгой отчетности в сельскохозяйственных предприятиях разрабатываются по условиям в соответствии с приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88.

3.6. Руководство сельскохозяйственного предприятия, учреждения обеспечивает своевременное и полное финансирование осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах и требования главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов или других учетных ведомостей и регистров, а также определяет перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

3.7. Ответственность за качество составления, достоверность и своевременность представления первичных документов в соответствии с необходимыми сроками для отражения в бухгалтерском учете несут лица, составившие и подписавшие эти документы (кассир, завфермой, завскладом и др.).

3.8. Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык.

3.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

4.1. В целях упорядочения движения и своевременного получения для осуществления записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, прием их в учет, передача в обработку и в архив (приложение N 1) (не приводится).

4.2. График документооборота оформляется в виде таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.