Настоящий Закон устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда, управления документацией в государствах-участниках Содружества Независимых Государств (далее - государство), их взаимодействие в решении данных вопросов в соответствии с настоящим Законом, конституциями и иными законами этих государств.

Для целей настоящего Закона указанные ниже понятия имеют следующее значение:

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную и иную ценность для собственника архивных документов;

технотронный документ - документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий;

документальный памятник - уникальный или особо ценный архивный документ, отнесенный в установленном порядке к категории документальных памятников;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой;

архивный фонд государства - совокупность документов независимо от их вида, места создания и нахождения, формы собственности, созданных в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности на различных этапах развития государства и отражающих материальную и духовную жизнь народа;

архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение предприятия, учреждения или организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

государственный архив - государственное архивное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного или временного хранения и организации использования документов архивного фонда;

тайный архив - архив, о котором не заявлено публично;

документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, связанные с увольнением, перемещением работника, предоставлением отпуска, командированием, выплатой заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела;

архивное дело - деятельность по организации комплектования, хранения архивов и использования архивных документов;

постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) их хранение;

временное хранение архивных документов - хранение архивных документов органами государственного управления, прокуратурой, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного настоящим Законом;

депозитарное хранение архивных документов - хранение документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определенных договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

интеллектуальная собственность - продукт умственной деятельности человека, созданный в виде изобретений, произведений науки, литературы, искусства и других объектов умственного труда и закрепленный на бумажных или технотронных носителях информации;

собственник архивных документов - субъект, в полном объеме реализующий полномочия по владению, пользованию и распоряжению указанными архивными документами;

владелец архивных документов - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными архивными документами и реализующий полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом;

пользователь архивных документов - юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам за получением необходимой ему информации и использующее ее;

информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и другие массивы информации в информационных системах;

государственная архивная служба - орган государственного управления архивным делом, организующий формирование государственного архивного фонда, его хранение и использование;

управление документацией - процесс деятельности предприятий, учреждений и организаций, охватывающий документирование и организацию работы с документами.

Законодательство об архивном фонде и архивах состоит из конституции, настоящего Закона, иных законов и нормативно-правовых актов государства.

К исключительному ведению государства в лице его органа государственного управления относятся:

а) установление единых принципов организации архивного дела и управления документацией, комплектования, хранения и использования документов архивного фонда и контроль за их соблюдением;

б) комплектование, учет, хранение и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственного управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также на архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных органов власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

г) формирование и осуществление государственной политики в сфере управления документацией;

д) решение вопросов о вывозе документов архивного фонда за пределы государства.

Местные органы управления и самоуправления самостоятельно решают вопросы архивного дела и управления документацией, за исключением тех, которые перечислены в вышеназванных пунктах настоящей статьи.

Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, общественные объединения, политические партии, а также физические лица государства призваны обеспечивать накопление, сохранность и использование документов, имеющих историческую, научную и иную ценность для государства и общества в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Архивный фонд государства состоит из документов, собранных в процессе деятельности предприятий, учреждений, организаций, существовавших и существующих на его территории и за ее пределами, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К ним относятся документы:

- центральных и местных органов государственного управления, прокуратуры, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны и их учебных заведений, нотариата, загсов;

- предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики независимо от форм собственности;

- учреждений и организаций науки, культуры, образования, здравоохранения, кинематографии, телевидения, радио и печати;

- профессиональных союзов, общественных объединений, политических партий;

- учреждений религиозных организаций, сложившихся до отделения церкви от государства;

- предприятий, учреждений и организаций, находившихся и находящихся за пределами государства (посольств, постпредств, военных миссий и т.п.);

- представительств государства при международных организациях; архивов, национализированных государством; частных архивов;

- иные документы, поступившие в собственность государства на законном основании.

К архивному фонду относятся также архивные документы, являющиеся историко-культурным наследием народа, хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению на родину.

Источники формирования архивного фонда утверждаются один раз в пять лет и каждый год подлежат уточнению по представлению соответствующих учреждений государственной архивной службы.

По представлению государственной архивной службы в состав источников формирования архивного фонда включаются с согласия их собственников архивы негосударственной части архивного фонда.

Архивный фонд пополняется также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических лиц, в частной собственности физических лиц, а также поступивших из других государств.

Документы архивного фонда являются составной частью информационных ресурсов государства и охраняются законом наряду с другими информационными ресурсами.

В состав архивного фонда включаются законодательные акты, нормативно-правовые акты государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая документация, базы и банки данных, базы знаний, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.

Указанные виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных и иных традиционных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных, магнитных, оптических и иных видах носителей.

Архивный фонд формируется в порядке, установленном настоящим Законом, из документов государственных органов, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, документов общественных объединений, политических партий и физических лиц.

Включение документов в состав архивного фонда или исключение документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности экспертными комиссиями в составе архивистов и специалистов различных отраслей знаний. Порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждается правительством.

Споры, возникающие при решении вопросов об отнесении документов к архивному фонду или исключению из него, решаются в судебном порядке.

Архивные фонды и архивные документы, входящие в архивный фонд, являются интеллектуальной собственностью государства.

Государственную часть этой собственности в составе архивного фонда составляют архивные фонды и документы:

- всех видов государственных архивов;

- органов государственной власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;

- органов местного управления и самоуправления;

- предприятий, учреждений и организаций, отнесенных к государственной собственности;

- предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

- юридических и физических лиц, переданных на законном основании в собственность государства.

Архивные фонды и архивные документы государственной части архивного фонда составляют государственный архивный фонд, являющийся составной частью архивного фонда.

Негосударственную часть архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы:

- общественных объединений и организаций, политических партий; религиозных организаций с момента отделения церкви от государства;

- предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля негосударственной собственности;

- находящиеся в частной собственности физических лиц.

Порядок отнесения документов архивного фонда к документальным памятникам утверждается правительством по представлению республиканского органа по архивам и делопроизводству.

Документальные памятники подлежат обязательному страхованию.

Лица, хранящие документальные памятники, предоставляют государственным архивам возможность создавать страховые копии этих документов с правом дальнейшего их использования с разрешения собственника.

Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения обязаны вести документы по личному составу в целях обеспечения прав и личных интересов граждан.

Документы по личному составу подлежат государственному страхованию за счет соответствующих собственников этих документов.

Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия государства, оказавшихся за пределами его территории, поощряет и финансирует поиск, учет и возвращение их на родину.

Государственную политику в области архивного дела и управления документацией определяет глава государства или высший законодательный орган государства.

Государственное управление архивным фондом и документацией осуществляют глава государства, правительство, местные исполнительные и распорядительные органы власти через образуемые ими органы управления архивным делом.

Государство обеспечивает развитие и совершенствование архивного дела и управления документацией, создавая для этого наиболее благоприятные условия путем проведения соответствующей научно-технической, финансовой, налоговой и кредитной политики.

Государственную архивную службу составляют государственные архивы, научно-исследовательские организации, специальные лаборатории и органы государственного управления по архивам и делопроизводству.

Государственные архивы могут быть отнесены в установленном порядке к особо ценным объектам историко-культурного наследия государства и включаются в этом случае в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия и находятся на особом режиме охраны и использования в соответствии с действующим законодательством.

На органы управления архивной службой и ее учреждения возлагаются обязанности по хранению документов государственной части архивного фонда, обеспечению сохранности, централизованному учету, комплектованию документами государственного архивного фонда, их использованию, публикации в установленном порядке, а также по разработке и внедрению современных систем документирования управленческой деятельности, осуществлению контроля за состоянием и ведением делопроизводства в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, оказанию им методической помощи в организации этой работы, подготовке и повышении квалификации кадров.

Органы государственной архивной службы осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории государства всеми юридическими лицами независимо от форм собственности, их ведомственной подчиненности, а также физическими лицами независимо от их гражданства действующего законодательства по вопросам архивного дела и управления документацией.

Решения и указания органов управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц.

Государственный контроль за исполнением учреждениями государственной архивной службы, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности, всеми физическими лицами обязанностей по сохранности, учету и использованию документов архивного фонда осуществляется исполнительными и распорядительными органами.

Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства осуществляет государственная инспекция архивов и делопроизводства, созданная в составе центрального государственного органа по архивам и делопроизводству.

Ведомственный контроль за соблюдением установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда на подведомственных предприятиях, в учреждениях, организациях и объединениях осуществляется соответствующими министерствами, иными государственными органами, а также центральными органами общественных объединений.

До передачи документов архивного фонда в государственные архивы ответственность за их полноту и сохранность несут руководители предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений.

Систему архивных учреждений составляют:

- центральный государственный орган по архивам и делопроизводству;

- государственные (центральные) архивы;

- местные государственные архивы;

- архивы научных учреждений, государственных музеев и библиотек;

- архивы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций;

- архивы (структурные подразделения) предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, политических партий и физических лиц, основанных на негосударственных формах собственности;

- научно-исследовательские учреждения в области архивного дела и управления документацией.

Юридические и физические лица имеют право на создание архивов.

Не допускается создание тайных архивов из документов государственного архивного фонда, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории документальных памятников, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Основными видами архивов являются государственные и частные архивы.

Государственные архивы подразделяются на:

- государственные архивы, осуществляющие прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, а также частных архивов в порядке, установленном настоящим Законом;

- государственные архивы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций государственной формы собственности, осуществляющие прием и временное хранение документов своих ведомств.

Государственные архивы с постоянными сроками хранения документов создаются по решению правительства, местных исполнительных и распорядительных органов.

Государственные (центральные) архивы являются научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с архивными документами.

Государственные архивы с временными сроками хранения документов создаются по решению руководства государственных органов, предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности.

К категории частных архивов относятся:

- архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданных лицом, семьей или приобретенные ими на законных основаниях;

- архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;

- архивы общественных объединений, политических партий, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства;

- архивы предприятий, учреждений и организаций, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля частной собственности.

Научно-исследовательские учреждения в области архивного дела и управления документацией создаются собственниками документов архивного фонда в установленном законодательством порядке.

Документы архивного фонда могут находиться в государственной или частной собственности.

Архивные документы, не имеющие собственника или собственник которых неизвестен, поступают в собственность государства на основании решения суда, вынесенного по заявлению государственного архивного учреждения, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

Собственник владеет, пользуется и распоряжается документами архивного фонда с учетом ограничений, предусмотренных настоящим Законом.

Собственник документов архивного фонда не имеет право на их уничтожение.

Споры по осуществлению права собственника на документы архивного фонда разрешаются в судебном порядке.

Архивные фонды и архивные документы государственных архивов являются собственностью государства и не могут быть объектами купли-продажи и других сделок по их отчуждению.

Государственные архивы, государственные музеи и библиотеки являются распорядителями находящихся у них на хранении архивных документов.

Собственники частных архивов пользуются всеми правами по владению, пользованию и распоряжению архивными фондами и архивными документами, а также имеют право на их депозитарное, а в случае передачи в государственную собственность - постоянное хранение в государственных архивах, на создание их страховых копий, реставрацию и использование документов.

Собственники архивных документов, переданных на депозитарное хранение, имеют право изъять эти документы до истечения оговоренного договором срока, в одностороннем порядке расторгнуть договор с возмещением средств архивному учреждению за хранение указанных документов.

Поступившие на депозитарное хранение архивные документы, собственники которых своевременно не пролонгировали договор на их хранение и не востребовали указанные документы в течение 50 лет с момента их передачи в архивное учреждение, переходят в государственную собственность.

При передаче документов на хранение в государственный архив собственник компенсирует архиву издержки по их хранению. Размер оплаты за хранение и порядок пользования собственником документами определяются договором между государственным архивом и собственником документов.

При передаче юридическим или физическим лицом права собственности на архивные документы новому собственнику последний обязан подписать с государственным архивом охранное обязательство. Без этого условия сделка считается недействительной. Порядок выдачи охранных обязательств и контроль за их исполнением определяются центральным государственным органом по архивам и делопроизводству.

При несоблюдении требований охранного обязательства собственник документов может быть в установленном законом порядке полностью или частично лишен права собственности на архивные документы.

Собственники частных архивов обязаны по запросам органов государственной архивной службы представлять в соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и документах с целью их учета, а также сообщать этим органам сведения о смене владельца названных документов и об изменении места их хранения.