Відповідно до статей 36, 37, 38 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (далі - Закон) для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її ліквідації, злиття, приєднання або поділу голова комісії з припинення або уповноважена ним особа після закінчення процедури ліквідації, яка передбачена законом, але не раніше двох місяців з дати публікації повідомлення у спеціалізованому друкованому засобі масової інформації, повинен подати (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) державному реєстратору документи для проведення державної реєстрації припинення, у тому числі довідку відповідного органу державної податкової служби про відсутність заборгованості по податках, зборах (обов'язкових платежах). Вимоги щодо надання такої довідки містять і норми статей 47 та 49 Закону щодо припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця.

Форма довідки про відсутність заборгованості по податках, зборах (обов'язкових платежах) (форма N 22-ОПП) визначена додатком 16 до Порядку обліку платників податків, зборів (обов'язкових платежів), затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 19.02.98 N 80, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 16.03.98 за N 172/2612 (у редакції наказу Державної податкової адміністрації України від 17.11.98 N 552, із змінами (далі - Порядок обліку), а видача такої довідки здійснюється відповідно до розділу 8 Порядку обліку.

Слід зауважити, що органами державної податкової служби можуть бути видані інші документи, що стосуються розрахунків з бюджетом по податках (наприклад, довідка про податкову заборгованість (з нульовими показниками), довідка про сплату податку з доходів фізичних осіб платником податку - резидентом, який виїжджає за кордон, акти звірок по картках особових рахунків тощо). Однак такі документи видаються не для проведення державної реєстрації припинення суб'єкта господарювання згідно із Законом, а відповідно до інших нормативно-правових актів та за процедурами іншими, ніж визначені у розділі 8 Порядку обліку. Зокрема, як правило такі документи формуються та видаються без проведення перевірки щодо повноти сплати податків та достовірності податкових декларацій та проведення інших процедур, визначених Порядком обліку та нормативно-правовими актами Державної податкової адміністрації України, наприклад, виключення суб'єкта господарювання із податкових реєстрів, повернення ним документів до органу державної податкової служби тощо.