Згідно із підпунктом 4.3.2 пункту 4.3 статті 4 Закону України від 22.05.03 р. N 889 "Про податок з доходів фізичних осіб" (далі - Закон) до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включається сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм пункту 9.10 статті 9 цього Закону, а згідно із підпунктом 4.2.15 пункту 4.2 статті 4 Закону до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження, або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої розраховується згідно з пунктом 9.10 статті 9 цього Закону.

Суми витрат платника податку на відрядження, що не включаються до загального місячного або річного оподатковуваного доходу, тобто не підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб, розраховуються згідно з підпунктом 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" (пп. 9.10.1 "а" п. 9.10 ст. 9 Закону, із врахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 633 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", та Інструкції "Про службові відрядження в межах України та за кордон" (далі - Інструкція), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31.03.98 р. за N 218/2658, а також інших нормативних документів з цих питань.

Відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" до валових витрат платника податку - підприємства, установи, організації включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку, або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, зокрема, на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз).