Відповідно до пп. 4.3.2 ст. 4 Закону України від 22.05.2003 р. N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб" (далі - Закон) сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 Закону, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку і не відображається в його річній податковій декларації.

Згідно з нормами пп. 4.2.15 ст. 4 Закону сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством терміни, розмір якої розраховується відповідно до п. 9.10 ст. 9 Закону, є об'єктом оподаткування і включається до складу загального місячного оподатковуваного доходу платника податку.

Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до складу загального оподатковуваного доходу фізичної особи (не підлягає оподаткуванню ПДФО), розраховується згідно з пп. 5.4.8 ст. 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", з урахуванням положень постанови КМУ від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" та інших нормативних документів з цих питань.

Порядок видачі коштів під звіт регулюється постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р. N 72 (із змінами і доповненнями, внесеними постановою НБУ N 62, згідно з п. 2.15 якої видача готівкових коштів під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів України.

Згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні видача готівкових коштів під звіт провадиться з кас підприємств за умови звітування у встановленому порядку відповідної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до чинного законодавства. У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти згідно з чинним законодавством.

Підставою для видачі працедавцем грошового авансу платнику податку на відрядження є наказ про службове відрядження, на основі якого оформляється посвідчення про відрядження, а підставою для видачі фізичній особі грошового авансу під звіт є письмове розпорядження керівника про отримання завдання підзвітною особою.