Державна податкова адміністрація України розглянула лист про надання роз'яснення щодо застосування штрафних санкцій за надмірне витрачання коштів, виданих на відрядження або на виконання цивільно-правової дії, та за порушення термінів звітування згідно із підпунктами 9.10.1 та 9.10.3 Закону України від 22.05.2003 р. N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб" та повідомляє.

Надміру витраченими коштами, отриманими платником податку на відрядження або під звіт, слід вважати:

- перевищення норм добових витрат (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), встановлених Постановою КМ України від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон";

- суму наданих під звіт коштів, яка була фактично використана, але не підтверджується відповідними документами (касовими і товарними чеками, розрахунковими квитанціями, проїзними документами тощо). Порядок організації готівкових розрахунків затверджений постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. N 72 та Наказом Державного казначейства України від 26 грудня 2003 року N 242 "Про затвердження Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ".

Відповідно до підпункту 4.3.2 пункту 4.3 статті 4 Закону сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм пункту 9.10 статті 9 цього Закону, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку і не відображається в його річній податковій декларації.

Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до загального оподатковуваного доходу, тобто не підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб, розраховується згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі - Постанова N 663), Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за N 218/2658, та іншими нормативними документами з цих питань.

Стосовно сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не підтверджених (не оформлених) документально, тобто документами, що засвідчують вартість цих витрат (підпункт 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств", та не повернутих у встановлені законодавством строки, то згідно з підпунктом 4.2.15 пункту 4.2 статті 4 Закону такі суми, розраховані з урахуванням положень пункту 9.10 статті 9 цього Закону, є об'єктом оподаткування і включаються до складу загального місячного оподатковуваного доходу такого платника податку і оподатковуються податковим агентом у порядку, визначеному підпунктом 9.10.1 пункту 9.10 статті 9 Закону.

Згідно із Законом (підпункт 9.10.2. пункту 9.10 статті 9 Закону) звіт про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт, надається особі, яка надала такі кошти, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт. При цьому відповідно до підпунктів 9.10.3 та 9.10.1 пункту 9.10 статті 9 Закону штраф накладається лише (і) за фактом порушення граничного строку повернення надміру витрачених коштів та (і) за фактом неповернення суми надміру витрачених коштів, а не за наявність факту перевищення витрат над граничними нормами. Проте базою для нарахування цього штрафу в обох випадках буде наявна сума надміру витрачених коштів.

Штраф та сума податку, нараховані відповідно до підпунктів 9.10.3 та 9.10.1 пункту 9.10 статті 9 Закону, стягуються за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а за недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати нарахованої суми податку та/або штрафу (частина друга підпункту 9.10.1 пункту 9.10 статті Закону).

Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.