Державна податкова адміністрація України на виконання п. 6 наказу ДПА України від 30.03.2000 р. N 143 "Про результати вивчення організації роботи податкових органів України та стану мобілізації платежів до бюджетів усіх рівнів у січні - лютому 2000 року" роз'яснює Порядок обліку і реєстрації у податковій інспекції довідок ф. N 2 про доходи громадян, які вони одержують не за місцем основної роботи від підприємств, установ, організацій та фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності.

Вищезазначене пов'язано з тим, що з часу набрання чинності зазначеним Порядком сталися значні зміни в оснащенні податкових інспекцій комп'ютерною технікою, що дало змогу налагодити більш надійний облік довідок ф. N 2 та декларацій громадян шляхом їх реєстрації в банку даних у комп'ютерній мережі, створило сприятливі умови для обслуговування платників податків та скоротило недоцільні витрати робочого часу на облік довідок ф. N 2.

Проте, незважаючи на рівень комп'ютеризації, реєстрація одержуваних від підприємств, установ і організацій довідок ф. N 2 у журналі вхідної кореспонденції податкової інспекції із зазначенням на ній реєстраційного номера залишається обов'язковою. При цьому до журналу окремо заноситься (реєструється) кожна довідка ф. N 2.

Після реєстрації всі довідки ф. N 2 передаються до відділу (сектора) податкової інспекції, на який покладено обов'язки обліку відомостей ф. N 2.

За наявності комп'ютерної техніки дані кожної довідки заносяться до комп'ютера з присвоєнням базового номера, що знаходиться в АРМІ "Податки фізичних осіб", із заповненням усіх реквізитів довідки ф. N 2. При одержанні додаткових довідок ф. N 2, які надходять до ДПІ протягом року на одну і ту ж особу, вони накопичуються в комп'ютерній мережі у карточці обліку кожного громадянина за базовим номером, який йому було присвоєно при надходженні першої довідки ф. N 2.

Декларації громадян про одержані доходи, які надходять до ДПІ, після реєстрації у журналі вхідної кореспонденції ДПІ реєструються у Книзі обліку декларацій за порядковим номером з відображенням у ній відповідного базового номера довідки ф. N 2.

Так, наприклад, на громадянина Іванова І.І. протягом року надійшло 5 довідок ф. N 2, які зареєстровано за базовим номером 15. При подачі декларації громадянином Івановим І.І. про сукупний річний дохід вона реєструється у Книзі реєстрації декларацій з присвоєнням порядкового номера та занесенням до Книги базового номера громадянина Іванова І.І. (15).