Проведений Головним організаційно-розпорядчим управлінням Державної податкової адміністрації України аналіз термінів виконання документів вхідної кореспонденції свідчить, що стан виконавської дисципліни в головних управліннях (управліннях) центрального апарату не поліпшується. У 1998 році необхідно було виконати 10880 документів вхідної кореспонденції, що складає 120 відсотків проти відповідного періоду 1997 року. Терміни виконання порушено по 2690 документах, або 27 відсотках проти 17 відсотків у минулому році. Практично несвоєчасно виконується кожне третє доручення Кабінету Міністрів України, порушуються терміни розгляду кожного другого звернення народних депутатів України та кожного четвертого звернення платників податків.

Мають місце окремі недоліки в організації виконання наказів і розпоряджень ДПА України. У 1998 році видано 662 накази і 408 розпоряджень ДПА України, однак система контролю за їх виконанням головними управліннями (управліннями) центрального апарату і підвідомчими державними податковими адміністраціями відсутня.

Основною причиною несвоєчасного виконання документів є, перш за все, недостатній рівень організації роботи структурних підрозділів центрального апарату по контролю за виконанням документів, зниження вимогливості начальників головних управлінь (управлінь) до працівників центрального апарату і керівників підвідомчих державних податкових адміністрацій щодо якісного виконання документів у визначені терміни. Діюча система преміювання не забезпечує стимулювання роботи працівників до якісного і вчасного виконання документів.

З метою вдосконалення організації роботи структурних підрозділів центрального апарату по контролю за виконанням документів та підвищення відповідальності працівників за якісне і вчасне виконання рішень і доручень державних органів вищого рівня, наказів і розпоряджень ДПА України та інших документів

1. Затвердити Типове положення про систему контролю за виконанням документів у органах державної податкової служби України та зміни і доповнення до Положення про преміювання працівників Державної податкової адміністрації України, затвердженого Головою ДПА України 6 лютого 1997 року (додаються).

2. Заступникам Голови ДПА України, начальникам головних управлінь (управлінь):

забезпечити неухильне виконання усіма працівниками центрального апарату вимог Типового положення про систему контролю за виконанням документів у органах державної податкової служби України;

провести у тижневий термін навчання працівників структурних підрозділів по вивченню Типового положення про систему контролю за виконанням документів у органах державної податкової служби України;

3. Головам державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі:

забезпечити неухильне виконання вимог Типового положення про систему контролю за виконанням документів у органах державної податкової служби України структурними підрозділами ДПА та підвідомчими державними податковими інспекціями;

у місячний термін внести до Положення про преміювання працівників необхідні зміни в частині врахування стану виконавської дисципліни;

щоквартально аналізувати стан виконавської дисципліни у підвідомчих державних податкових інспекціях, вживати заходів щодо підвищення відповідальності посадових осіб за якісне і своєчасне виконання рішень та доручень державних органів вищого рівня, наказів ДПА України, інших документів;

інформацію про проведену роботу надати Головному організаційно-розпорядчому управлінню ДПА України до 1 березня 1999 року.

4. Відповідальність за організацію виконання цього наказу покласти на першого заступника Голови ДПА України Ярошенка Ф.О. та начальника Головного організаційно-розпорядчого управління Дойнікова О.В.

1.1. Типове положення про систему контролю за виконанням документів (далі Положення) в органах державної податкової служби України (далі - ОДПС) регламентує порядок здійснення контролю за виконанням документів в ОДПС і конкретизує основні положення розділу четвертого Типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом Державної податкової служби України від 01.07.98 N 315.

1.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання та підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

1.3. Контролю підлягають завдання, які встановлені такими документами:

законами України;

постановами Верховної Ради України;

дорученнями комітетів Верховної Ради України;

указами Президента України;

розпорядженнями Президента України;

дорученнями Президента України;

дорученнями Адміністрації Президента України;

постановами Кабінету Міністрів України;

розпорядженнями Кабінету Міністрів України;

дорученнями Кабінету Міністрів України;

запитами та зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

зверненнями центральних та місцевих органів виконавчої влади, установ, організацій;

зверненнями платників податків;

зверненнями державних податкових органів;

власними рішеннями: наказами, розпорядженнями, планами основних питань економічної і контрольної роботи, письмовими дорученнями керівників ОДПС; планами роботи структурних підрозділів.

1.4. В ОДПС України встановлюється двохрівневий контроль за виконанням завдань.

1.5. До 1-го рівня контролю відносяться завдання, які мають постійний або тривалий (більше 3-х місяців) термін виконання і визначені:

рішеннями та дорученнями державних органів вищого рівня;

наказами ОДПС.

Виконання таких завдань в обов'язковому порядку передбачається планами роботи структурних підрозділів ОДПС. Контроль за виконанням завдань здійснюється в процесі контролю виконання планів роботи.

1.6. До 2-го рівня контролю відносяться завдання із конкретними термінами виконання тривалістю до 3-х місяців і які визначені:

рішеннями та дорученнями державних органів вищого рівня;

запитами і зверненнями народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

зверненнями центральних та місцевих органів виконавчої влади, установ, організацій, платників податків, державних податкових органів;

наказами і розпорядженнями ОДПС;

письмовими дорученнями керівництва ОДПС.

Контроль за виконанням таких завдань здійснюється шляхом оформлення контрольних карток у відповідності до п.3.4.7 Типової інструкції з діловодства.

1.7. Відповідальність за виконання документа несуть керівники структурних підрозділів, які зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника тощо та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, головним відповідальним виконавцем документа є працівник, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення керівництва ОДПС і подає на розгляд керівництву підготовлений документ з візами усіх виконавців. Інші працівники, які зазначені у резолюції і беруть участь у виконанні документа, зобов'язані подати свої пропозиції головному (відповідальному) виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання терміну виконання. При цьому відповідальність за якісне і вчасне виконання документа однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в резолюції.

1.8. Терміни виконання документів встановлені актами законодавства, Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України, а для розпорядчих документів вони, як правило, вказуються у самих документах.

1.9. Термін виконання документа може бути змінений в установленому порядку, а також за вказівкою посадової особи, яка його встановила.

Підставою для продовження терміну виконання документа може бути обгрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочі дні до закінчення встановленого терміну.

1.10. Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені (для рішень і доручень державних органів вищого рівня та власних рішень ОДПС) або розглянуто (для звернень платників податків тощо) і кореспондентові дано відповідь по суті.

2.1. При підготовці наказів і розпоряджень необхідно враховувати наступне:

2.1.1. Накази підписуються керівником ОДПС, або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки, з найбільш важливих питань організаційно-адміністративних повноважень. Метою видання наказів є постановка перед посадовими особами, структурними підрозділами та підвідомчими державними податковими органами конкретних завдань по виконанню рішень та доручень державних органів вищого рівня тощо. (Мета видання наказу має відповідати на питання "що виконувати?").

2.1.2. Розпорядження підписуються керівником ОДПС та його заступниками з питань, як правило, функціональних повноважень у відповідності до розподілу функціональних обов'язків. Метою видання розпоряджень є визначення дій щодо виконання завдань, які поставлені керівником ОДПС. (Мета видання розпорядження має відповідати на питання "як виконувати?"). Розпорядження видаються, як правило, з оперативних питань, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола питань.

2.1.3. Текст наказів і розпоряджень складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині в стислій формі подаються цілі і завдання розпорядчих дій, причини видання документа.

У розпорядчій частині визначаються конкретні завдання, дії тощо, які підлягають виконанню, зазначаються виконавці та терміни виконання. У межах календарного року необхідно уникати повторень одних і тих же завдань, термін виконання яких не настав.

У наказах і розпорядженнях в обов'язковому порядку зазначається прізвище виконавця документа та номер його телефону у відповідності до п.2.3.21 Типової інструкції з діловодства.

Останнім пунктом наказів і розпоряджень зазначають посадову особу, на яку покладається відповідальність за організацію виконання документа. Зазначена посадова особа приймає рішення щодо зняття з контролю за виконанням завдань, визначених наказом, розпорядженням ОДПС.

2.1.4. Заступники керівника ОДПС, керівники структурних підрозділів зобов'язані не допускати видання наказів і розпоряджень, а також листування з питань, які можливо вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок телефонної розмови.

2.2. На автоматизований контроль виконання при наявності програмних засобів і ПЕОМ) доцільно ставити завдання, які визначені наказом ОДПС і за якими встановлено термін виконання у межах від 10 днів до 3-х місяців.

Контроль за виконанням завдань із терміном до 10 днів здійснюється у звичайному режимі.

2.3. Контроль за виконанням завдань, які визначені розпорядженнями ОДПС, здійснюють структурні підрозділи, які є їх авторами, або посадова особа, яка зазначена у розпорядженні.

2.4. Контроль за виконанням завдань, які визначені письмовими дорученнями керівництва ОДПС (протокол нарад, окремі доручення, плани, заходи тощо) здійснюють структурні підрозділи, які є їх авторами (ініціаторами).

3.1. Контрольні повноваження Голови ДПА України за виконанням завдань 1-го рівня контролю здійснюють заступники Голови ДПА України та головні управління (управління) центрального апарату у відповідності з розподілом функціональних обов'язків.

3.2. Контрольні повноваження Голови ДПА України за виконанням завдань 2-го рівня здійснює Головне організаційно-розпорядче управління (далі - контрольна служба).

3.3. Заступники Голови ДПА України

3.3.1. Забезпечують розгляд і приймають рішення по службових документах протягом не більше одного робочого дня.

3.3.2. Здійснюють безпосередній контроль за виконанням завдань 1-го рівня контролю підпорядкованими головними управліннями (управліннями) центрального апарату в процесі щомісячного аналізу і затвердження звітів про виконання планів роботи.

3.3.3. Щотижнево аналізують стан виконавської дисципліни в головних управліннях (управліннях), координацію діяльності яких вони здійснюють відповідно до розподілу функціональних обов'язків, та вживають заходів щодо підвищення відповідальності керівників структурних підрозділів за якісне і вчасне виконання рішень і доручень Президента, Верховної Ради і Кабінету Міністрів України, наказів і розпоряджень ДПА України та інших документів.

3.3.4. Забезпечують організацію і методичне керівництво роботою підпорядкованих головних управлінь (управлінь) центрального апарату щодо здійснення ними у відповідності до розподілу функціональних обов'язків безпосереднього контролю за виконанням завдань 1-го рівня контролю державними податковими адміністраціями.

3.4. Контрольна служба ДПА України

3.4.1. Здійснює постановку на автоматизований контроль за виконанням завдань внутрішніх організаційно-розпорядчих та інших документів 2-го рівня контролю.

3.4.2. Здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів вхідної кореспонденції, внутрішніх організаційно-розпорядчих, а також виконаних документів.

3.4.3. Перевіряє своєчасність доведення документів до виконавців.

3.4.4. Забезпечує підготовку та надання головним управлінням (управлінням) центрального апарату переліків нагадувань щодо термінів виконання завдань, поставлених на автоматизований контроль.

3.4.5. Забезпечує підготовку та надсилання підвідомчим державним податковим адміністраціям контрольних карток та переліків нагадувань щодо термінів виконання завдань, визначених наказами ДПА України і поставлених на автоматизований контроль за виконанням.

3.4.6. Вирішує в установленому порядку питання про продовження термінів виконання документів.

3.4.7. Знімає документи з автоматизованого контролю за виконанням.

3.4.8. Перевіряє безпосередньо в державних податкових адміністраціях порядок здійснення контролю за виконанням документів.

3.4.9. Щотижнево узагальнює результати контролю за виконанням документів.

3.4.10. Інформує по мірі необхідності керівництво ДПА України про порушення термінів виконання окремих документів..

3.4.11. Повідомляє про хід та підсумки виконання документів на щотижневих виробничих нарадах, засіданнях колегії ДПА України тощо.

3.4.12. Щоквартально аналізує плани роботи головних управлінь (управлінь) центрального апарату та звіти про хід їх виконання.

3.4.13. Надає пропозиції з питань преміювання та встановлення персональних надбавок до посадових окладів працівникам центрального апарату та керівникам облДПА з урахуванням стану виконавської дисципліни.

3.5. Загальний відділ ДПА України

3.5.1. Відбирає документи вхідної кореспонденції для термінового розгляду і виконання.

3.5.2. Ставить документи вхідної кореспонденції на контроль за виконанням.

3.5.3. Забезпечує своєчасне доведення до виконавців документів вхідної кореспонденції разом з контрольними картками. Документи з позначкою "терміново" та запити і звернення народних депутатів України доводить (у копії) з проектом резолюції керівництва ДПА України до виконавців у день їх отримання.

3.5.4. Забезпечує своєчасне доведення до виконавців наказів і розпоряджень ДПА України до виконавців.

3.5.5. Забезпечує щоденно передачу до контрольної служби за минулий день:

інформації (на дискетах або по локальній обчислювальній мережі) про реєстрацію вхідної кореспонденції;

контрольні картки по документах, які поставлені на контроль за виконанням;

копії документів вхідної кореспонденції: законів України; постанов Верховної Ради України; указів, розпоряджень та доручень Президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України; протокольних доручень Прем'єр-міністра України; доручень державних органів вищого рівня, про виконання яких необхідно їм доповідати; доручень Кабінету Міністрів України, у яких містяться зауваження щодо термінів або якості виконання документів;