У зв'язку з надходженням чисельних запитів платників податків щодо ведення обліку в електронному вигляді та визнання органами державної податкової служби електронних первинних документів Державна податкова служба України надсилає Пам'ятку платника податків про ведення обліку господарських операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді до органів державної податкової служби.

Чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог:

Податкового кодексу України;

Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг";

Закону України "Про електронний цифровий підпис";

Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Державна податкова служба України зобов'язує регіональні органи державної податкової служби:

довести зазначену Пам'ятку до відома підпорядкованих органів державної податкової служби і платників податків;

організувати роботу з її урахуванням;

забезпечити її врахування при наданні податкових консультацій та проведенні контрольних заходів.

Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851) та "Про електронний цифровий підпис" встановлюють основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і регулюють відносини у сфері використання електронного цифрового підпису.

Статтею 5 Закону N 851 визначено, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Так, відповідно до статті 6 Закону N 851 електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Статтею 14 Закону N 851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за N 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Водночас, пунктом 3 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року N 1452, органи державної влади застосовують електронний цифровий підпис для вчинення правочинів за участі інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.

Тобто органи державної податкової служби України можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків лише за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів.

Пунктом 6 статті 9 Закону N 996 встановлено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.