Державна податкова адміністрація України розглянула лист Міністерства внутрішніх справ України від 25.07.2011 р. N 11237/Вн, що надійшов листом Міністерства фінансів України від 05.08.2011 р. N 31-07230-16-18/19721 щодо підтвердних документів, які повинні надавати фізичні особи - підприємці відрядженим працівникам при здійсненні з ними готівкових розрахунків, та повідомляє наступне.

Відповідно до пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 розділу IV Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року N 2755-IV, із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ та розділом III ПКУ.

Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 розділу III ПКУ при визначенні об'єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці першому цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року N 98 (далі - Постанова N 98). На виконання п. 12 Постанови N 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. N 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59 (далі - Інструкція).