На виконання Порядку видачі Дозволів на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів, затвердженого наказом Державної Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 01.04.96 р. N 59, та з метою організації державного контролю за діяльністю з обліку прав власності на іменні цінні папери,

1. Затвердити Інструктивний лист щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Інструктивний лист) (додається).

2. Встановити, що реєстратор повинен подавати до системи Комісії, електронну копію Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, на дискеті 3,5", зміст якої повинен читатися в текстовому редакторі Microsoft Word (версія 6.0 та вище) або в стандартному текстовому редакторі Norton Commander.

3. Всім реєстраторам, що здійснюють діяльність по веденню реєстрів з залученням створених ними підпорядкованих підрозділів, до 30 квітня 1997 р. привести свою діяльність у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа.

4. Управлінню нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий) до 24.01.97 р. підготувати:

- письмове повідомлення для реєстраторів про необхідність приведення їх діяльності у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа;

- перелік реєстраторів для надсилання повідомлень.

5. Управлінню справами до 31.01.97 р. забезпечити розсилку письмових повідомлень всім територіальним відділенням Комісії та реєстраторам згідно з переліком, підготовленим Управлінням нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий), про необхідність приведення їх діяльності у відповідність до цього наказу та Інструктивного листа.

6. Управлінню інформатики (А.Третяков) та управлінню нагляду за організаційно оформленими ринками (В.Лісовий) до 01.02.97 р. забезпечити розробку та впровадження програмних засобів підготовки інформації в електронному вигляді (на дискеті 3,5") про підпорядкований підрозділ реєстратора.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на члена Комісії А.Головка.

Інструктивний лист щодо взяття на облік Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку підпорядкованих підрозділів реєстратора для здійснення ними діяльності щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - Інструктивний лист) розроблено відповідно до Закону України "Про підприємства в Україні", "Порядку видачі Дозволів на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Державної Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 01.04.96 р. N 59, "Положення про порядок ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 58.

1.1. Реєстратор, який одержав в Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі - Комісія) Дозвіл на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів (далі - Дозвіл), має право здійснювати вказану діяльність з залученням своїх відділень, філій або представництв (далі - підпорядковані підрозділи). Для цього реєстратор повинен створити зазначений підрозділ відповідно до чинного законодавства, розробити і затвердити порядок здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру та подати інформацію про такий підрозділ до Комісії для взяття його на облік.

1.2. Діяльністю щодо ведення реєстрів має право займатися тільки підпорядкований підрозділ реєстратора, взятий на облік в Комісії. Для підтвердження свого права на вказану діяльність такий підрозділ використовує Дозвіл, що одержав реєстратор в Комісії (або нотаріально посвідчену копію зазначеного Дозволу), та документ, що підтверджує взяття підрозділа на облік в Комісії.

При цьому, укладення договорів з емітентами щодо ведення їх реєстрів повинно здійснюватись від імені реєстратора, що отримав Дозвіл.

1.3. Відповідальність за діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів підпорядкованих підрозділів несе реєстратор, який створив ці підрозділи, та посадові особи реєстратора, а також, працівники зазначених підпорядкованих підрозділів.

Реєстратор та підпорядковані йому підрозділи у своїй діяльності щодо ведення реєстрів повинні дотримуватись вимог, що встановлені Комісією для здійснення цієї діяльності.

Реєстратор повинен забезпечити фінансово-господарську стійкість свого підпорядкованого підрозділа на рівні, який забезпечить можливість виконання функцій, покладених на підрозділ.

1.4. Вимоги до приміщень, захисту інформації, фізичного захисту приміщення підпорядкованого підрозділа такі самі як і до реєстратора.

Скарги осіб (їх уповноважених представників), що є власниками, номінальними утримувачами або заставодержателями цінних паперів, до реєстраторської діяльності по яких залучено підпорядкований підрозділ, з приводу незручного режиму роботи такого підрозділа, недоступності його приміщень для відвідування розглядаються органами Комісії та можуть бути підставою для заборони діяльності цього підрозділа.

1.5. У разі заборони діяльності підрозділа, реєстратор, що його створив, повинен забезпечити виконання функцій, що він поклав на такий підрозділ.

1.6. Реєстратор повинен розробити та затвердити Порядок здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, який за змістом має відповідати вимогам пункту 2.4. "Порядку видачі дозволу на здійснення діяльності щодо ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 59, або іншого документа, що розроблений Комісією та встановлює зазначені вимоги. Посадовими інструкціями повинна бути передбачена для кожного працівника або посадової особи (підпорядкованого підрозділа та реєстратора), що мають відношення до організації та здійснення діяльності по веденню реєстрів в межах наданих ним повноважень, відповідальність за порушення в діяльності згідно з чинним законодавством.

У разі, якщо підпорядкований підрозділ крім діяльності щодо ведення реєстрів здійснює інші види діяльності, ведення реєстру технологічно та організаційно має провадитись відокремлено від інших видів діяльності.

1.7. Всі повноваження підпорядкованим підрозділам щодо їх участі в діяльності по веденню реєстрів має право надавати виключно реєстратор, який їх створив. Підпорядкований підрозділ не має права нікому делегувати повноваження, надані йому реєстратором.

Реєстратор може надати підпорядкованому підрозділу повноваження щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента, стосовно ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб або інші повноваження. Факт надання підпорядкованому підрозділу кожного певного повноваження повинен бути відображений у Порядку здійснення цим підрозділом діяльності по веденню реєстру. Здійснення підпорядкованим підрозділом функцій, наявність повноважень щодо яких не відображено у вищезазначеному Порядку, є грубим порушенням та тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Вищезазначений Порядок повинен визначати взагалі або окремо по кожному емітенту процедури взаємодії підпорядкованого підрозділа з реєстратором та, у разі необхідності, суб'єктом, який консолідує реєстр, а також, визначення переліку зареєстрованих осіб, рахунки яких веде підрозділ.

Кожний фахівець, що має кваліфікаційне посвідчення на право ведення реєстру власників іменних цінних паперів встановленого зразка, що видається атестаційною комісією, створеною Комісією, має право використовувати його тільки у одного суб'єкта, що здійснює діяльність щодо ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, або в одному підрозділі, підпорядкованому будь-якому реєстратору.

У разі наявності у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо консолідації повних реєстрів окремого емітента, такий підрозділ повинен постійно мати не менше трьох штатних працівників, які безпосередньо займаються реєстраторською діяльністю та мають кваліфікаційні посвідчення на право здійснення вказаної діяльності.

У разі наявності у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстру осіб, стосовно цих зареєстрованих осіб такий підрозділ за своїм місцезнаходженням реалізує функції відповідно до п.2.3. "Положення про порядок ведення реєстру власників іменних цінних паперів", затвердженого наказом Комісії від 01.04.96 N 58. Додатково до цього, суб'єкти, що здійснюють консолідацію реєстрів, до яких входять вищезазначені зареєстровані особи, повинні вносити в консолідовану систему реєстру всі відомості або зміни щодо вказаних зареєстрованих осіб у термін не пізніше одного місяця від дати реєстрації інформації щодо вказаних осіб у підпорядкованому підрозділі, що веде їх особові рахунки. У випадках, якщо нормативними документами Комісії передбачено інші терміни виконання операцій, що потребують наявності зазначеної інформації, реєстратор повинен забезпечити дотримання термінів, що встановлені для виконання вказаних операцій.

Підпорядкований підрозділ, що має повноваження щодо ведення особових рахунків окремих зареєстрованих у системі реєстрів осіб, повинен постійно мати не менше одного штатного працівника, який безпосередньо займається реєстраторською діяльністю та має кваліфікаційне посвідчення. При цьому, якщо підрозділ обслуговує більше десяти тисяч особових рахунків зареєстрованих у реєстрах осіб, він повинен мати не менше трьох атестованих штатних працівників.

2.1. Взяття на облік в Комісії підпорядкованого підрозділа реєстратора відбувається за письмовим зверненням реєстратора, який виступає заявником.

2.2. Всі дії заявника в територіальному відділенні відповідної області та центральному апараті (далі - система Комісії) щодо взяття на облік підпорякованого йому підрозділа безпосередньо виконує фізична особа, яка є уповноваженою особою заявника, або декілька уповноважених осіб.

2.3. Для взяття на облік підпорядкованого підрозділа в системі Комісії заявник повинен скласти заяву за встановленою формою.

Заява про взяття на облік підпорядкованого підрозділа складається заявником у трьох примірниках українською мовою.

Розділи 1-3 заяви містять інформацію про підпорядкований підрозділ, що ставиться на облік.

Розділи 4-6 заяви містять інформацію про заявника-реєстратора.

В розділі 7 наведено текст заяви про взяття на облік підпорядкованого підрозділа в системі Комісії, інформацію про керівників реєстратора та підпорядкованого йому підрозділа та підтверджуються прийняті ними зобов'язання перед системою Комісії.

2.4. Окремі реквізити заяви про взяття на облік містять інформацію про дії системи Комісії щодо взяття на облік зазначеного підпорядкованого підрозділа реєстратора. Вказані розділи заповнюються працівниками системи Комісії.

2.5. Заповнення заяви про взяття на облік має такі особливості:

2.5.1. В реквізит "Реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа" заявник проставляє номер, за яким буде обліковуватись в Комісії зазначений підрозділ. Реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа складається з:

- номера Дозвола, що одержав реєстратор в Комісії;

- літери "Р", яка визначає, що дозвіл видано реєстратору;

- 3-значного порядкового номера, починаючи з 001, який присвоює реєстратор цьому підрозділу в системі своїх підпорядкованих підрозділів, які він залучив до ведення реєстрів. Реєстратор не має права ставити на облік в Комісії свій підрозділ, якщо Комісія не взяла на облік або ним не подані до Комісії документи для взяття на облік підпорядкованих підрозділів з порядковими номерами меншими за номер вказаного підрозділа.

(Наприклад: 32Р007 - реєстраційний номер підпорядкованого підрозділа реєстратора, що одержав дозвіл на ведення реєстрів 32Р. В системі реєстратора зазначений підрозділ має порядковий номер "007". Комісія буде вирішувати питання щодо взяття його на облік у разі, якщо вона взяла на облік всі підпорядковані підрозділи цього реєстратора з номерами 001-006, або вона ще вирішує питання щодо взяття їх на облік.)

2.5.2. В розділі 1 - "Підпорядкований підрозділ, що ставиться на облік" зазначаються:

- закреслюється один з показників, який відповідає типу підпорядкованого підрозділа відповідно до чинного законодавства;

- "Код за ЄДРПОУ" - код підрозділа у разі, якщо підрозділ має самостійний код ЄДРПОУ, що відрізняється від коду ЄДРПОУ реєстратора, якому він підпорядкований.

Якщо підрозділ має код ЄДРПОУ реєстратора, цей реквізит не заповнюється.

- "Повна назва" - повна назва підпорядкованого підрозділа, що ставиться на облік, визначена відповідно до положення про підрозділ, розробленого реєстратором. При цьому в повній назві обов'язково вказується назва реєстратора, що створив цей підрозділ.

2.5.3. В розділі 2 - "Місцезнаходження підрозділа" вказується адреса місцезнаходження підпорядкованого підрозділа згідно з документами про створення підрозділа. Саме за цією адресою підпорядкований підрозділ повинен здійснювати діяльність щодо ведення реєстрів в межах наданих йому повноважень.

2.5.4. В розділі 3 - "Наявність у підпорядкованого підрозділа повноважень щодо" заявник, у разі наявності у підрозділа зазначених повноважень, повинен закреслити відповідний показник. Крім того, наявність у підпорядкованого підрозділа зазначених повноважень повинна бути відображена у Порядку здійснення підпорядкованим підрозділом діяльності по веденню реєстру, що розробляється та затверджується реєстратором.

2.5.5. В розділах 4, 5, 6 заяви заявник - реєстратор наводить інформацію про себе. Всі показники цих розділів є обов'язковими для заповнення.